Време е за нов график за отпуските през 2012 година

Разяснение

Настъпи време за подготовка на нов график – този път за ползване на платените годишни отпуски през следващата 2012 г.
Графикът за отпуските на работниците и служителите трябва да бъде изготвен и утвърден не по-късно от 31.12.2011 г., съгласно разпоредбата на чл. 173, ал. 1¹ от Кодекса на труда (КТ), а за държавните служители (също до тази дата) – съгласно чл. 57, ал. 2 от Закона за държавния служител (ЗДСл)².
По същество графикът за отпуските е задължителен, годишен, планов документ на предприятието или администрацията, който се съставя, с цел да се планира и по този начин – гарантира изпълнението на правото и задължението за ползване на основния платен годишен отпуск.
Изложеното в следващите редове засяга предимно работниците, наети по трудов договор, но като цяло написаното се отнася и за държавните служители.

Макар и с една дума („изготвяне“), текстът давя яснота, че без предварителна подготовка не може директно да има утвърждаване на графика от работодателя. За предприятия с по-голяма численост на персонала, както и за администрациите с голям брой работници/служители, наети по трудов договор или в правоотношение, уредено от ЗДСл, продължителният период на подготовката на графика обективно е задължителен.
Ето защо, е добре подготовката му да започне още през ноември на текущата година. По наше мнение и с оглед изпълнението на закона, най-правилно е работодателят (органът по назначаването или упълномощен от него служител) да издаде заповед, чрез която да определи:

• екип от длъжностни лица, които да изготвят графика;
• принципите, въз основа на които да се състави графикът за отпуските (например „от долу на горе“, по структурни звена, така че по време на ползването на отпуските структурните звена и предприятието като цяло, да могат да осъществяват функциите си макар и при намален персонален състав и други);
• периода от време в рамките на годината, в който да се концентрира ползването на отпуска;
• начина на съотнасяне на ползването на отпуските – на части и изцяло (чл. 172 КТ);
• други въпроси, които са от съществено значение за подготовката на графика и изпълнението му – като например възможности за изменение на определени в графика дати/периоди при определени условия.

Основният текст в Кодекса на труда, който урежда изискванията за подготовка на графика, е чл. 173. Наред с това обаче, в Наредбата за работното време, почивките и отпуските бяха създадени няколко допълнителни разпоредби (чл. 37а-37д; чл. 38а; чл. 43а), чрез които тези изисквания са доразвити в организационно-технически план и по този начин е създадена система от норми, свързани с подготовката и съдържанието на графика.

Графикът е поименен и освен трите имена на работника или служителя съдържа и данни за:

• заеманата длъжност и организационното (структурното) звено, в което той работи;
• продължителността на основния и допълнителния платен годишен отпуск в работни дни;
• началната и крайната дата на ползването на отпуска;
• календарната година, за която се полага отпускът;
• други данни, свързани с ползването на платения годишен отпуск (чл. 37а, ал. 3 НРВПО).

Преди да го утвърди, работодателят е длъжен да покани всички работници и служители да заявят своите предпочитания за времето, през което наведнъж или на части желаят да ползват платения си годишен отпуск до края на календарната година, за която се полага, както и за предходни календарни години. Това действие предхожда утвърждаването и фактически е част от подготовката на графика. Чрез него се отчитат желанията/предпочитанията на работниците и служителите, които обаче не е задължително да бъдат удовлетворени, така както са заявени. Графикът се изготвя така, че да осигури нормалното протичане на производствения процес. Това е неговият приоритет. Едва след това той цели да даде възможност на всички работници и служители да ползват полагащия им се отпуск до края на календарната година, за която се полага.
Нещо повече – ако въпреки поканата от страна на работодателя даден работник или служител не заяви предпочитанията си за ползване на отпуска, работодателят има право да го включи в графика и без да е отчел неговите предпочитания, както и да определи времето на ползване на платения му годишен отпуск.
Както вече посочихме, графикът е поименен. В него на отделен ред се включват всички работници и служители, които ще ползват платен годишен отпуск през календарната година, за която той е изготвен.

Наредбата допуска в графика:

• да не се включват работници или служители, които са наети за изпълнение на сезонни работи и дейности;
• да се включва платеният годишен отпуск, ползването на който е отложено;
• да се включи неизползваният до 01.01.2010 г. платен годишен отпуск за предходни календарни години. Дали такъв отпуск ще се включи или няма да се включи в графика, зависи както от предпочитанията на работника, така и от волята на работодателя, с оглед нормалното протичане на производствения процес. Както е известно, за тези отпуски двегодишната давност не се отнася.

След като утвърди графика за ползване на отпуските, работодателят трябва да:

• информира всички работници и служители за това, че графикът е утвърден;
• да държи на подходящо място в предприятието екземпляр от него.

(Ако има техническа възможност би могло графикът бъде изпратен на всеки работник/служител по електронна поща.)
Графикът може да бъде изменян и допълван в предвидените от закона случаи. Ако има постъпили на работа работници и служители след утвърждаването му, работодателят го допълва с техните имена и планирани периоди на ползване на съответните дни отпуск.
Графикът е документ, чрез който не само се организира и планира ползването на отпуска, но и чрез който се гарантира ползването му, т.е. реализира се конституционното право на отпуск. Чрез него се обезпечава активното и отговорно отношение както на работника или служителя, така и на работодателя, към реализацията на правото на отпуск, включително и задължението за ползването му от работника/служителя.
Графикът предполага водене на постоянен персонален отчет за натрупаните и ползвани отпуски от всички работници и служители.³ В този смисъл е правилно, когато се изготвя графикът, на тях да им се предоставя информация за това колко дни отпуск и от кои години имат, за да могат по-добре да организират и изразят предпочитанията си.

Макар че в Наредбата за работното време, почивките и отпуските няма утвърден образец на график, Ви предлагаме един примерен образец, който се надяваме, че ще Ви бъде полезен.

Чавдар ХРИСТОВ, юрист
___________
1 Чл. 173, ал. 1 КТ: До 31 декември на предходната календарна година работодателят утвърждава график за ползването от работниците и служителите на платения годишен отпуск за следващата календарна година след консултации с представителите на синдикалните организации и представителите на работниците и служителите по чл. 7, ал. 2. Графикът се изготвя така, че да се даде възможност на всички работници и служители да ползват платения си годишен отпуск до края на календарната година, за която се полага. Данните, които се съдържат в графика, и редът за неговото изменение, се уреждат с наредба на Министерския съвет. 
2  Чл. 57 ЗДСл: (1) Платеният годишен отпуск се ползва наведнъж или на части през календарната година, за която се полага, в съответствие с утвърден от органа по назначаването график.
(2) До 31 декември на предходната календарна година органът по назначаването утвърждава график за ползването от държавните служители на платения годишен отпуск за следващата календарна година след консултации с представителите на синдикалните организации, ако има такива. Графикът се изготвя така, че да се даде възможност на всички държавни служители да ползват платения си годишен отпуск до края на календарната година, за която се полага. Данните, които се съдържат в графика, и редът за неговото изменение се уреждат с акт на Министерския съвет.
3 Чл. 43а НРВПО: Работодателите водят документация за платения годишен отпуск на работниците и служителите, която съдържа информация за ползване, прекъсване и отлагане на ползването, както и за изплатените възнаграждения по чл. 177 КТ и за изплатените обезщетения по чл. 224 КТ.