Списание „Собственост и право“, 2026 г., кн. 9
Първа част от поредица, посветена на електронните проверки, документирането им и защитата на личните данни в нотариалната дейност
1. Увод
Електронните справки в официални информационни фондове вече са трайна част от нотариалната практика. Сред тях особено място заема проверката в Националния регистър на българските лични документи (НРБЛД). На пръв поглед тя изглежда като чисто техническа операция – въвеждане на данни и получаване на резултат. От правна гледна точка обаче възникват няколко самостоятелни въпроса: кога справката е задължителна, какъв е нейният предмет, как се доказва извършването ѝ и необходимо ли е резултатът да бъде разпечатан и приложен към нотариалното дело.
Тези въпроси не следва да се смесват с отделния проблем за копирането на документа за самоличност. Представянето на документа, електронната проверка, разпечатването на резултата и създаването на копие са свързани, но юридически различни действия. Настоящата статия разглежда само първите три от тях. В следваща част ще бъде анализирано копирането и съхраняването на лични документи, включително съотношението с правилата за защита на личните данни и със Закона за мерките срещу изпирането на пари.
2. Установяване на самоличността и електронна проверка
Установяването на самоличността е основен елемент на нотариалното производство, но законът не го обвързва с един-единствен способ. Член 578, ал. 5 от Гражданския процесуален кодекс (ГПК) изрично разграничава лицата, които са лично познати на нотариуса, от непознатите му лица. Самоличността на непознатите лица се установява с документ за самоличност, а когато такъв липсва – чрез двама свидетели с установена самоличност.
От тази уредба следва, че самоличността може да бъде установена по три различни начина: чрез непосредственото лично познаване на нотариуса; чрез представен документ за самоличност; или, при липса на документ, чрез свидетели. Общият правен резултат е един и същ – нотариусът достига до сигурен извод относно идентичността на явилото се лице.
Следователно документът за самоличност не е задължителен елемент на всяко установяване на самоличност. Още по-малко електронната справка в НРБЛД може да бъде определена като универсален и необходим елемент на тази дейност. Тя не замества личното познаване, не замества свидетелите и не съставлява самото установяване на самоличността.
Електронната справка има по-тесен предмет. Чрез нея се проверяват данните и статусът на представения български личен документ в официалния информационен фонд. Поради това естествената ѝ систематична връзка е с хипотезата, при която самоличността на непознатото на нотариуса лице се установява именно чрез документ за самоличност.
Когато лицето е лично познато на нотариуса, самоличността е установена по силата на непосредственото познаване, а не посредством документ. Когато документ липсва и самоличността се установява чрез двама свидетели, също няма представен личен документ на идентифицираното лице, който да бъде проверен в НРБЛД. Тези хипотези показват, че електронната проверка не е част от фактическия състав на установяването на самоличността, а допълнително служебно действие, свързано с използването на документ като способ за идентификация.
Това разграничение е съществено и за определяне на приложното поле на чл. 25, ал. 3 от Закона за нотариусите и нотариалната дейност (ЗННД). Разпоредбата следва да се тълкува съвместно с чл. 578, ал. 5 ГПК, а не изолирано от общата уредба на нотариалното производство. Задължението за справка не може да превърне документа за самоличност в задължителен способ там, където ГПК изрично допуска самоличността да бъде установена без такъв документ.
3. Приложно поле на чл. 25, ал. 3 от Закона за нотариусите и нотариалната дейност
Общото право на нотариуса на достъп до официални информационни фондове произтича от чл. 19, ал. 2 ЗННД. То трябва да бъде разграничавано от задължението за извършване на конкретна справка. По отношение на нотариалните удостоверявания във връзка с права върху имот законодателят е предвидил такова задължение в чл. 25, ал. 3 ЗННД.
Съгласно разпоредбата при всички нотариални удостоверявания във връзка с учредяване, промяна или прекратяване на права върху имот нотариусът извършва справка в съответните бази данни и фондове. Изразът „при всички нотариални удостоверявания“ не следва да се откъсва нито от предметното ограничение на нормата, нито от правилата на ГПК относно начина, по който се установява самоличността.
Член 25, ал. 3 ЗННД определя вида нотариални производства, при които се активира служебният проверочен механизъм. Член 578, ал. 5 ГПК, от своя страна, определя кога за установяване на самоличността се използва документ. Двете разпоредби уреждат различни аспекти на една обща дейност и следва да се прилагат съгласувано.
При такова систематично тълкуване справката в НРБЛД е необходима, когато са налице едновременно две предпоставки: конкретното удостоверяване попада в предметния обхват на чл. 25, ал. 3 ЗННД и самоличността на непознатото на нотариуса лице се установява чрез представен български личен документ. Именно тогава съществува документ, чиито данни, принадлежност и статус могат да бъдат проверени в регистъра.
Ако лицето е лично познато на нотариуса, самоличността му не се установява с документ по смисъла на чл. 578, ал. 5 ГПК. Ако документ липсва и законът допуска идентификация чрез свидетели, отново липсва документ на това лице, който да бъде предмет на проверка в НРБЛД. Да се изисква електронна проверка и в тези случаи би означавало справката да бъде откъсната от собствения ѝ предмет – проверката на български личен документ – и фактически да се въведе задължение за представяне на документ, което ГПК не съдържа.
Този извод не обезсилва чл. 25, ал. 3 ЗННД. Нормата запазва своето действие за всички попадащи в предметния ѝ обхват удостоверявания, когато идентификацията се извършва чрез документ. Тя не създава нов, четвърти способ за установяване на самоличността, а добавя служебна проверка към вече използвания документален способ.
По отношение на пълномощни, декларации и други подготвителни документи е необходима и отделна преценка дали съществува пряка правна връзка с учредяване, промяна или прекратяване на права върху имот. Не е достатъчна абстрактната възможност документът някога да бъде използван в имуществено отношение. В противен случай специалното задължение би придобило практически неограничено приложение.
Следователно преди извършване на справка трябва да бъдат поставени два последователни въпроса: попада ли нотариалното удостоверяване в приложното поле на чл. 25, ал. 3 ЗННД и установява ли се самоличността на съответното лице чрез представен документ по чл. 578, ал. 5 ГПК. Само при положителен отговор и на двата въпроса възниква необходимостта от проверка, респ. правото за проверка на този документ в НРБЛД.
4. Наредбата и електронният характер на проверката
Наредбата за достъпа на нотариусите до Националния автоматизиран информационен фонд за българските лични документи урежда условията и реда за достъп до НРБЛД. Съгласно чл. 1, ал. 2 достъпът се осъществява единствено по електронен път чрез Системата за връзка.
Това означава, че нормативно уреденото действие е електронното отправяне на заявката, получаването на информацията и нейното съобразяване от нотариуса. Хартиеното възпроизвеждане на резултата не е част от самия достъп и не е условие той да бъде действително извършен.
Особено значение има чл. 3 от Наредбата, според който информацията, придобита от справката, се използва само във връзка с изпълнението на задълженията по чл. 25, ал. 3 ЗННД. Нормата въвежда ясно целево ограничение: системата не е общ инструмент за проверки, а средство за изпълнение на конкретно законово задължение.
Вътрешните правила по чл. 4 от Наредбата могат да конкретизират организацията на достъпа, идентификацията на потребителите, техническата сигурност и начина на контрол. Те обаче следва да се тълкуват в рамките на закона и Наредбата. Не могат самостоятелно да разширят приложното поле на чл. 25, ал. 3 ЗННД или да превърнат факултативно техническо действие в общо материално задължение.
5. Журналирането като доказателство за извършената справка
Наредбата предвижда самостоятелен механизъм за електронно документиране. Съгласно чл. 9 всяка справка се журналира в сървъра на Нотариалната камара за срок най-малко две години.
Журналирането създава системна следа за факта на достъпа, неговото време и индивидуално идентифицирания потребител. Тази следа възниква независимо от това дали нотариусът е разпечатал визуализирания резултат. Следователно доказването на извършената проверка не е оставено единствено на документ, който самият потребител може или не може да създаде.
Отделен е въпросът за основанието на достъпа. Електронният журнал показва, че справка е била извършена, а документацията в служебния архив позволява да се установи по кое нотариално производство и по какъв повод е направена. Тези два източника се допълват: системата доказва факта, а нотариалните книжа – основанието.
6. Задължителна ли е хартиената разпечатка
Член 25, ал. 3 ЗННД изисква проверката да бъде извършена, но не предвижда резултатът да бъде разпечатан, подписан и приложен към нотариалното дело. Наредбата също не установява общо задължение за хартиено възпроизвеждане.
Още по-категоричен е чл. 6, ал. 1 от Правилата за работа със Системата за връзка, според който справката може да бъде разпечатана по преценка на оправомощеното лице. Употребената формулировка установява възможност, а не задължение. Ако разпечатка е направена, за нея се прилага предвиденият срок за съхранение, но от правилото за съхранение не следва задължение за първоначалното ѝ създаване.
Разпечатката има производен характер. Тя възпроизвежда част от информацията, която вече е получена електронно и за чийто достъп е създадена системна следа. Тя не е самата справка, не създава електронния журнал и не доказва сама по себе си защо достъпът е бил извършен.
Разбира се, нотариусът може да разпечата резултата по организационни съображения – за улесняване на работата, визуално съпоставяне на данните или временно приобщаване към работните книжа. Такова действие може да бъде полезно, но практическата полезност не е равнозначна на нормативна задължителност.
7. Практиката на Върховния касационен съд
В Решение № 25 от 30.03.2021 г. по гр. д. № 3265/2020 г. ВКС определя проверката по чл. 25, ал. 2 и ал. 3 ЗННД като „несъщинско нотариално действие, наречено проверка“. Съдът приема, че няма значение по кой от възможните технически начини нотариусът е извършил справката, а прилагането ѝ по делото на хартиен носител не е задължително. Дали в нотариалното дело се съдържа хартиена справка, е без правно значение, ако проверката действително е извършена.
Същият подход е потвърден в Решение № 306 от 26.05.2026 г. по гр. д. № 1178/2026 г. на ВКС. Съдът приема, че законът предвижда задължение за извършване на проверка, но не определя конкретен начин и процедура за нейното хартиено документиране. Поради липса на изрично задължение резултатът да бъде приложен към делото на хартиен носител, отсъствието на разпечатка не може само по себе си да обоснове дисциплинарна отговорност.
Двете решения очертават последователен принцип: правно релевантно е дали справката е извършена, а не дали нейният резултат е възпроизведен на хартия. Хартиеният носител може да съществува, но не е елемент от фактическия състав на електронната проверка.
8. Предварителното извършване на справката и връзката с конкретното производство
В практиката справката невинаги се извършва непосредствено в момента на полагане на подписите или на изповядване на сделката. Възможно е тя да бъде направена предварително, при подготовката на проекта и проверката на представените документи. Само по себе си това не променя електронния характер на действието и не поражда задължение резултатът да бъде разпечатан.
Предварителното извършване обаче поставя въпроса за връзката между конкретната справка и конкретното нотариално производство. Тази връзка не следва да се търси единствено в датата, изписана върху евентуална разпечатка. Разпечатката може да е създадена дни преди удостоверяването, докато електронният журнал точно отразява момента на достъпа. Основанието за достъпа се установява чрез съпоставяне на журнала с документите по подготвяното и впоследствие извършено нотариално действие.
Затова времевото разминаване между датата на справката и датата на нотариалното удостоверяване не е непременно индикация за липса на връзка между тях. Решаващо е дали към момента на достъпа е съществувало конкретно служебно основание и дали от архивираните книжа може да бъде проследено за кое производство е направена проверката.
Този извод има и практическо значение при контрола. Не е достатъчно да се установи, че липсва лист хартия с дата, съвпадаща с датата на удостоверяването. Следва да се провери системната следа и да се съпостави с нотариалните книжа. Само така може да се направи обоснован извод дали задължението за проверка е изпълнено.
9. Контролът и границите на дисциплинарната преценка
Когато се проверява изпълнението на чл. 25, ал. 3 ЗННД, предмет на преценката трябва да бъде именно законовото задължение: дали в относимия случай е извършена справка в официалния информационен фонд и дали резултатът е бил съобразен при нотариалното действие.
Липсата на незадължителен хартиен носител не може да подмени този анализ. Ако системният журнал удостоверява извършена проверка, отсъствието на разпечатка не превръща изпълненото електронно действие в неизпълнено. Обратно, наличието на разпечатка само по себе си не доказва, че тя се отнася именно до конкретното производство, ако липсва проследима връзка с него.
Тук следва да се разграничи и нормативното задължение от вътрешната организационна практика. Вътрешните правила могат да създават ред за работа със системата и за последващ контрол, но не могат да изменят съдържанието на задължението, установено със закон. Когато самите правила използват формулировката, че справката „може“ да бъде разпечатана, не е допустимо факултативното действие да бъде третирано като безусловно задължително.
Поради това дисциплинарната преценка трябва да бъде основана на конкретна нарушена правна норма. Необходимо е да се посочи не само какъв документ липсва в делото, а и защо неговото създаване е било задължително според приложимия нормативен акт. Без такава връзка между фактическата констатация и правното задължение не може да бъде направен сигурен извод за нарушение.
Това не означава, че нотариусът е освободен от задължението да организира дейността си така, че основанието на справката да може да бъде проследено. Напротив, електронният журнал и служебният архив трябва да позволяват последващо съпоставяне. Но изискването за проследимост не е тъждествено със задължение всяка проверка да бъде материализирана на хартия.
10. Практически разграничения при отделни нотариални удостоверявания
Обхватът на чл. 25, ал. 3 ЗННД не може да бъде определян само според наименованието на документа. Решаващи са неговото съдържание, непосредственото предназначение и ролята му в конкретното правоотношение. Едно пълномощно може да съдържа изрични права за разпореждане с определен недвижим имот и тогава връзката с бъдещата сделка е ясна. Друго пълномощно може да е общо, да се отнася до административно представителство или до действия без вещноправен ефект. Самото обозначение „пълномощно“ не е достатъчно, за да се приеме еднакъв режим.
Сходна е и преценката при декларациите. Декларация, която законът изисква като част от конкретна сделка с имот, има пряка функция в нотариалното производство. Документ, който само косвено се отнася до имуществено положение или който може да бъде използван в различни бъдещи производства, не попада автоматично в същия обхват. Това налага индивидуална преценка, а не механично правило за проверка при всяко удостоверяване на подпис или съдържание.
Необходимо е да се отчита и качеството на лицето. Страна по сделката, упълномощител, представител, свидетел и преводач имат различна функция. Фактът, че нотариусът установява самоличността на всички явили се лица, не означава, че спрямо всяко от тях възниква едно и също задължение за електронна справка. Приложимостта следва от закона и от ролята на лицето в конкретното удостоверяване, а не само от физическото му присъствие в кантората.
Практическият подход може да бъде формулиран в три последователни въпроса. Първо, какво нотариално действие се иска? Второ, има ли то пряка правна връзка с учредяване, промяна или прекратяване на права върху имот? Трето, по отношение на кои участници справката е необходима за изпълнение на това задължение? Едва след този анализ следва да се премине към начина на извършване и документиране на проверката.
Тази последователност ограничава както риска от пропуск на задължителна справка, така и риска от неоправдан достъп до официалния регистър. Тя съответства на целевото ограничение на Наредбата и на общия принцип, че служебният достъп до лични данни трябва да бъде свързан с конкретно нормативно основание.
11. Заключение
Систематичното съотношение между чл. 578, ал. 5 ГПК и чл. 25, ал. 3 ЗННД не позволява електронната справка да бъде превърната в универсален способ за идентификация. ГПК определя кога документът е необходим за установяване на самоличността, а ЗННД урежда допълнителната служебна проверка на този документ в определен кръг нотариални производства.
Проверката в НРБЛД е електронно служебно действие, различно както от самото установяване на самоличността, така и от последващото разпечатване на резултата. Тя е свързана с документалния способ за идентификация на непознатото на нотариуса лице и е задължителна, когато едновременно са налице предпоставките на чл. 25, ал. 3 ЗННД и самоличността се установява чрез представен български личен документ.
Когато са налице законовите предпоставки за проверка на представения документ, нормативният модел осигурява проследимост чрез журналиране на всяка справка и чрез съхраняване на информацията за нейното основание в служебния архив. Поради това липсата на хартиена разпечатка не е равнозначна на липса на проверка.
Самите правила предвиждат, че справката може да бъде разпечатана, а практиката на ВКС потвърждава, че хартиеният носител не е общо задължителен. Следователно при последващ контрол трябва да се изследва преди всичко дали е била извършена законово изискуемата електронна справка и дали може да бъде установено основанието за достъпа, а не да се извежда нарушение единствено от отсъствието на незадължителна разпечатка.
Остава отделният въпрос дали и в кои случаи може да бъде създавано и съхранявано копие от документа за самоличност. Той ще бъде разгледан във втората част на поредицата през призмата на вътрешните правила, практиката на Комисията за защита на личните данни, принципите на минимизиране и ограничение на целите и специалния режим по Закона за мерките срещу изпирането на пари (ЗМИП).
Мариела ПАВЛОВА, нотариус
