В края на септември 2018 г., в „Държавен вестник”, бр. 80 от 28.09.2018 г., беше обнародвана Наредба за изменение и допълнение на Наредба № Н-18 от 13.12.2006 г. за регистриране и отчитане на продажби в търговските обекти чрез фискални устройства.
Промените в наредбата са свързани с отчитането на продажбите (сторно операциите) в търговските обекти, с въвеждането на изисквания към софтуерите за управлението им, към производителите/разпространителите и ползвателите на такъв софтуер, както и към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин. Целта е да се елиминират възможностите за манипулиране на фискалните устройства, които са в експлоатация в момента, като се въвежда изискване за предаване на информация за всеки фискален/системен бон за извършена продажба на стоки/услуги в търговските обекти, в рамките на до пет минути към сървърите на Националната агенция за приходите (НАП).
Това, от една страна, ще гарантира лоялна конкуренция между участниците на пазара, а от друга – ще предостави възможност за осъществяване на граждански контрол – чрез отпечатания на фискалния/системния бон двумерен код (QR код). Чрез сканирането на кода клиентите ще могат да проверяват коректното отчитане на направените от тях покупки в търговските обекти.
С измененията на наредбата се въвеждат промени и в реда за издаване и отнемане на разрешения за техническо обслужване и ремонт на фискални устройства (ФУ) и интегрирани автоматизирана система за управление на търговската дейност ИАСУТД.
При използване на софтуер за управление на продажби в търговски обекти, същият трябва да бъде свързан с фискалното устройство, с което се регистрират и отчитат оборотите в обекта.
Производителите или разпространителите (вносители) на софтуер за управление на продажби трябва да декларират пред НАП, че той отговаря на новите изисквания на Наредба Н-18 (посочени в Приложение № 29 на Наредба Н-18). Търговците, които използват такъв софтуер, от своя страна, трябва да подадат информация в приходната агенция за него.
Въвеждат се и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин. Данните, които трябва да бъдат подадени, са посочени в Приложение
№ 33 на Наредба Н-18.
В следващите редове публикуваме въпроси, свързани с практическото прилагане на някои от новите изисквания, заложени в наредбата, и отговорите, които НАП предоставя.
ВЪПРОС: Защо отново трябва да си сменям касовия апарат?
ОТГОВОР: Въведените през септември на 2017 и през 2018 г. изменения и допълнения на наредбата регламентираха изисквания за нови функционални възможности на фискалните устройства. Целта на тези промени е да се елиминират възможностите за манипулиране на устройствата при използването им, като очакванията са да се препятства неотчитането на извършваните продажби на стоки или услуги.
ВЪПРОС: Какво трябва да направя?
ОТОГОВОР: Първото нещо, което трябва да се направи, е да се информирате за това дали с използваното от Вас фискално устройство може да бъде доработено, или ще се наложи неговата замяна. Това може да стане от три източника:
- сервизната организация, с която имате сключен договор за техническо обслужване и ремонт;
- производителя или вносителя на съответния модел фискално устройство;
- от интернет-страницата на НАП.
На второ място, трябва да проверите в какви срокове сервизната организация или производителят/вносителят може да достави или преработи софтуера на фискалното Ви устройство.
ВЪПРОС: Какви са сроковете?
ОТГОВОР: Сроковете за подмяна на ЕСФП и ИАСУТД са следните:
- Март 2019 г. – изтича срокът за всички, които са регистрирани по ЗДДС, с изключение на лицата, използващи ЕСФП и ИАСУТД.
- Юни 2019 г. – изтича срокът за нерегистрираните по ЗДДС лица и лицата, използващи ЕСФП.
- Декември 2019 г. – изтича срокът за лицата, които за отчитане на продажбите използват интегрирани автоматизирани системи за управление на търговската дейност.
ВЪПРОС: Защо да бързам, срокът ми изтича след месеци?
ОТГОВОР: Наблюденията на органите по приходите показват, че задължените лица обикновено предприемат действия за привеждане на дейността си в съответствие с нормативните изисквания непосредствено преди изтичане на относимия за тях срок. Изчакването на последния момент създава затруднения както за самите лица, така и за другите участници, ангажирани със съответния процес по изпълнение изискванията на наредбата, напр. сервизните организации, производители/вносители на фискални устройства, Предвид очаквания значителен брой фискални устройства, които трябва да бъдат сменени или модифицирани, е препоръчително да не се изчакват крайните срокове.
ВЪПРОС: Какво ще стане, ако работя с фискално устройство, което не отговаря на новите изисквания?
ОТГОВОР: Неспазването на заложените в Наредба Н-18 от 2006 г. срокове неминуемо ще доведе до запечатване на търговски обекти и налагане на глоби и/или имуществени санкции, което никога не е било цел на Национална агенция за приходите. В тази връзка НАП създава необходимата организация за безпроблемното и своевременно реализиране на промяната.
ВЪПРОС: Използва се софтуер, който дигитализира някои от следните фирмени операции като доставка, продажба, връщане, изплащане и прехвърляне на стока от един склад в друг склад. Целта му е впоследствие да се генерират различни необходими документи към тях, като например стокова разписка, приемо-предавателен протокол, фактура за продажба.
ОТГОВОР: Такъв тип софтуер задължително ли трябва да е свързан с касов апарат, при условие че няма такава разработена функционалност към него?
Описаната от Вас функционалност на софтуера попада в обхвата на определенията за „софтуер за управление на продажбите“ съгласно § 1, т. 84 от Допълнителните разпоредби (ДР) на Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) и „управление на продажбите“ съгласно § 1, т. 19 от ДР на Наредба Н-18 от 2006 г. В случай че този софтуер се използва в търговски обекти, в които съгласно чл. 3, ал. 1 от Наредба Н-18 от 2006 г. е налице задължение за издаване на фискален бон, т.е. извършват се например плащания в брой, с дебитна или кредитна карта и др., то той трябва да бъде свързан с фискално/и устройство/а (ФУ). Фактът, че към момента няма разработена функционалност за връзка към ФУ, не може да бъде причина за изключване на софтуера от изискванията на Наредба Н-18 от 2006 г. и такава функционалност трябва да бъде разработена.
ВЪПРОС: Възможно ли е да се използва до етап генериране и разпечатване на фактура, от касовия апарат се разпечатва касов бон и се прикрепя към генерираната фактура?
ОТГОВОР: Доколкото Вашият софтуер отговаря на определението за софтуер за управление на продажбите, той следва задължително да бъде свързан и да управлява въведените в експлоатация фискални устройства (ФУ) в обекта.
Не се допуска продажбите да се отразяват в софтуер за управление на продажби, включително да се издават фактури, а издаването на фискален бон (ФБ) да бъде отделено.
ВЪПРОС: Даден електронен магазин трябва ли да е свързан с касов апарат?
ОТГОВОР: По смисъла на определението за търговски обект, съдържащо се в § 1, т. 41 от ДР на ЗДДС, електронният магазин е търговски обект, от който се извършват продажби. Когато лицето, извършващо продажби чрез електронен магазин, използва за дейността си софтуер за управление на продажбите и за извършваните продажби е налице задължение за издаване на ФБ съгласно чл. 3, ал. 1 от Наредба Н-18 от 2006 г., софтуерът трябва да отговаря на изискванията на наредбата, респективно, той трябва да бъде свързан с ФУ.
ВЪПРОС: Трябва ли електронен магазин да има някакъв специфичен експорт, който НАП да може да генерира при нужда? Ако е необходимо, откъде трябва да се генерира и какви са изискванията за неговия формат?
ОТГОВОР: Специфични изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин, се съдържат в глава седма „г“ на Наредба Н-18 от 2006 г. Съгласно чл. 52н те „са длъжни да съхраняват в сроковете по чл. 38, ал. 1 ДОПК създаваната чрез софтуера на електронния магазин информация (текуща база данни и архивни копия на базата данни) и при поискване от органите по приходите да осигурят достъп до нея с възможност за експорт и копиране на данни.“ Няма дефинирана конкретна структура, в която да се експортират данните от базата данни на електронния магазин.
По отношение на софтуера за управление на продажбите, когато такъв се използва от лицето, извършващо продажби чрез електронен магазин, са приложими всички изисквания, съдържащи се в Приложение № 29 на Наредба Н-18 от 2006 г.
ВЪПРОС: Не става ясно как се процедира при подмяна на ФУ от една каса на друга, в обект с повече от една каса, и формирания от софтуера за управление на продажбите УНП.
Според т. 9 от Приложение № 29, третата част от УНП, 0000001 в примера от наредбата е 7-разряден пореден номер на продажбата, формиран поотделно за всеки индивидуален номер на ФУ. Тоест, в описаната от мен хипотеза, ако ФУ бъде преместен от една каса на друга, то новата каса ще трябва да си нулира поредния номер на продажбата и да почне отново от номер 0000001; така обаче, ако касиерът в двата случая е един и същ, ще има дублиране на номерацията на боновете, издавани от едната (в момента) и от другата (в минал период) каса.
ОТГОВОР: Ако под „каса“ се разбира работно място в даден търговски обект, то преместването на фискално устройство от едно работно място на друго не е свързано с нулиране на номерацията на УНП и не изисква такова. Софтуерът, който управлява фискалните устройства, би трябвало да се „обърне“ към съответното ФУ в примера и да генерира следващ уникален номер на продажба, т.е. последният УНП на предишното работно място плюс „1“.
ВЪПРОС: Документите „Сторно” и „Кредитно известие” трябва ли да имат УНП за самия документ, или само да цитират УНП на оригиналния документ, който коригират?
ОТГОВОР: Посочените документи следва да съдържат УНП на продажбата, във връзка с която се издават, т. е. „УНП на оригиналния документ“.
