Какво трябва да знаем при изготвяне на графика за ползване на платения годишен отпуск през 2015 година

Разяснение

С промените в Кодекса на труда през 2010 и 2011 г. се въведоха нови правила при ползването на платения годишен отпуск. Промени се направиха и в Наредбата за работното време, почивките и отпуските. Целта на законодателя бе да се въведат законови гаранции, че платеният годишен отпуск ще се ползва съобразно неговото предназначение, а именно да се възстанови изразходваната работна сила от работниците и служителите. Поради това се предвиди ползването на платения годишен отпуск да става през календарната година, за която се полага, в съответствие с утвърден от работодателя график.
Въведе се давностен срок, след изтичането на който правото на ползване се погасява. За да бъде гарантирано в по-голяма степен правото на платен годишен отпуск, от една страна, и от друга – за да бъде ограничено правото на ползване във времето, законодателят, в чл. 176а от Кодекса на труда, предвиди двегодишна погасителна давност. Погасителната давност има за цел да създаде стабилност чрез предоставянето на възможност да се упражнят права във времеви граници.
От извършването на законодателните промени изминаха повече от 4 години. Създаде се богата практика при прилагането на нормативната уредба. Поради това, изготвянето на графика за ползване на платения годишен отпуск не би следвало да създава особени затруднения за работодателите. Независимо от това, не е излишно да се припомнят по-важните правила, свързани с изготвянето на графика за следващата 2015 г.
Нормативната уредба на въпроса се съдържа в Кодекса на труда (КТ) – чл. 173 и сл., и в Наредбата на работното време, почивките и отпуските (НРВПО) – чл. 37а и сл.

Срок за изготвяне и утвърждаване на графика
Съгласно чл. 173, ал. 1 КТ работодателят утвърждава графика за ползването от работниците и служителите на платения годишен отпуск за следващата календарна година.
Графикът за ползване на отпуските за 2015 г. следва да бъде утвърден най-късно до 31 декември на настоящата 2014 г.
Задължение да утвърди график за ползването на платения годишен отпуск има всеки работодател, независимо от сферата на дейност, формата на собственост и броя на работещите при него работници и служители.
На практика, за да бъде съставен графикът, е необходимо да се предприемат съответните действия, така че да се определи в рамките на календарната година конкретен период (периоди), през който всеки работник и служител наведнъж или на части ще ползва платения си годишен отпуск. Съставянето и утвърждаването на графика изисква време.
За да спази срока за утвърждаване на графика е необходимо работодателят да започне по-рано подготовката за изготвянето му. Практиката показва, че обикновено подготовката започва в началото или в средата на декември, за да бъде спазена изискваната от закона процедура.

Изисквания на закона относно процедурата
Провеждането на консултации с представителите на синдикалните организации и с представителите на работниците и служителите по чл. 7, ал. 2 КТ е изискване на закона, което работодателят трябва да съобрази и да спази преди да утвърди графика. Ако няма синдикална организация в предприятието, работодателят провежда консултациите с представителите на работниците и служителите.
Целта на провеждането на консултациите е графикът да бъде изготвен така, че да се даде възможност на всички работници и служители да ползват платения си годишен отпуск в годината, за която се отнася. Чрез участието на представители на работещите в предприятието в процеса на съставянето на графика, се цели да бъдат взети предвид, от една страна – предпочитанията на работниците и служителите, и от друга – спецификата на работния процес и организацията на работа, т.е. графикът да бъде съставен по възможно най-оптимален начин.
Удостоверяването на изискването за провеждане на консултациите обикновено се извършва чрез протокол, съставен и подписан от страните, участвали в консултациите.

Задължения на работодателя
Работодателят е длъжен да покани всички работници и служители да заявят своите предпочитания за времето, през което наведнъж или на части желаят да ползват платения си годишен отпуск до края на календарната година, за която се полага, както и за предходни календарни години.
Обикновено в практиката работодателите изготвят индивидуална покана до всеки работник и служител или заповед, която има съдържанието на покана, и с чието съдържание се запознават всички работници и служители. Удостоверяването на връчването на поканата или заповедта е изключително важно. В поканата/заповедта се определя подходящ срок, до който работниците и служителите следва да заявят своите предпочитания.
Работодателят е длъжен да информира всички работници и служители за утвърдения график и да държи на тяхно разположение на подходящо място в предприятието екземпляр от графика.
Законът не определя начина на информиране на работниците и служителите. Поради това преценката, как да ги информира, принадлежи на работодателя. Използват се различни форми на оповестяване, че графикът е утвърден и че работниците и служителите имат достъп до него по всяко време на място, определено от работодателя. Обикновено това е служба/отдел/звено при работодателя, което отговаря за управлението на човешките ресурси/персонала. Възможно е екземпляр от утвърдения график или част от него (в която са включени работниците и служителите от определена структурна единица) да бъде поставен на информационно табло.

Задължения на работника или служителя
Действащата нормативна уредба изисква платеният годишен отпуск да се ползва от работника или служителя през календарната година, за която се полага, в съответствие с утвърдения от работодателя график.
Затова работникът или служителят има интерес чрез своите представители да участва в изготвянето на графика.
Работникът или служителят заявява предпочитанието си за времето, през което наведнъж или на части желае да ползва платения си годишен отпуск. Ако е бил поканен от работодателя да заяви своето предпочитание, но не направи това, той следва да ползва платения си годишен отпуск по начина, по който работодателят е предвидил ползването на отпуска в графика.

Съдържание на графика
Данните, които следва да се съдържат в графика, са регламентирани в НРВПО.

Графикът следва да съдържа данни за:

• трите имена на работника или служителя, заеманата длъжност и организационното (структурното) звено, в което работи;
• продължителността на основния и допълнителния платен годишен отпуск в работни дни;
• началната и крайната дата на ползването на отпуска;
• календарната година, за която се полага отпускът;
• други данни, свързани с ползването на отпуска.

В Кодекса на труда и в НРВПО не е предвидена задължителна форма (образец) на графика. При изготвянето му работодателят трябва да се съобрази със задължителните изисквания за съдържанието му. Освен тях, с оглед на спецификата на дейността на работодателя и конкретните условия в предприятието, могат да се предвидят и други данни, свързани с ползването на платения годишен отпуск.
В НРВПО има изисквания и по отношение на работниците и служителите, които се включват в графика. По правило в графика следва да бъдат включени всички работници и служители.

Изключенията от това правило са:

• работници и служители, които не са на работа към момента на изготвянето на графика; (Това са работници и служители, които към момента на съставянето му ползват разрешен отпуск, или поради други причини не са на работа. В тези случаи поради отсъствието им от работа работодателят не може да ги покани да заявят как ще ползват отпуска си. Разбира се, възможно е някои работници и служители, въпреки отсъствието си от работа, да са заявили предпочитанието си. Няма пречка те да бъдат включени в графика.);
• сезонните работници – поради спецификата на сезонните работи и дейности, в графика може да не се включват работници и служители, които са наети за изпълнението им. (Причината да се предвиди това изключение е, че обикновено сезонните работници се наемат за кратък период от време и необходимостта да извършват усилена сезонна работа именно в този период, не позволява да се ползва отпуск. За неползвания отпуск те имат право на обезщетение при прекратяване на трудовото правоотношение. Няма пречка обаче, при желание на работниците и служителите или на работодателя, или когато това се налага от други обстоятелства, сезонните работници да бъдат включени в графика за ползване на отпуските.)

Специфики при определяне на размера на отпуска, който се включва в графика
В Кодекса на труда са определени видовете платен годишен отпуск и минималните им размери в работни дни:

• основен (чл. 155, ал. 4 – не по-малко от 20 работни дни, чл. 305, ал. 4 – не по-малко от 26 работни дни за работници и служители, ненавършили 18 години, чл. 319 КТ – не по-малко от 26 работни дни за работници и служители с трайно намалена работоспособност 50 и над 50 на сто);
• удължен (чл. 155, ал. 5 КТ – в размери съгласно НРВПО);
• допълнителен (чл. 156 КТ – за ненормиран работен ден и за работа при специфични условия – не по-малко от 5 работни дни).

В чл. 156а КТ е предвидена възможност между страните по трудовото правоотношение или в колективен трудов договор да се уговарят по-големи размери на платения годишен отпуск.
За всеки работник или служител трябва да се направи преценка на какъв вид отпуск има право и в какъв размер (колко работни дни). В графика се включва целият размер на полагаемия се основен или удължен и допълнителен (за ненормиран работен ден и за работа при специфични условия) платен годишен отпуск.

Отпуски, които се включват в графика
В графика се включва платеният годишен отпуск, който се полага на работника или служителя за съответната календарна година.
Следователно в графика за 2015 г. се включва целият размер на полагаемия се платен годишен отпуск за 2015 г.

Отпуски, полагаеми се за предходни календарни години, които също се включват в графика
1. В графика се включва и частта от платения годишен отпуск, придобита за предходната календарна година от работниците или служителите, които постъпват за първи път на работа и част от 8-месечния трудов стаж (необходим за да възникне правото на ползване на платен годишен отпуск) е придобита в календарната година на постъпването, а другата част – през следващата календарна година – чл. 37б, ал. 1 във връзка с чл. 22, ал. 1, изр. 3 НРВПО.
В графика за 2015 г. се включва отпускът за 2014 г. на работник или служител, който е постъпил за първи път на работа през 2014 г., но не е придобил 8 месеца трудов стаж в годината на постъпването си. Размерът на отпуска за 2014 г. се определя пропорционално на трудовия стаж от датата на постъпването до края на годината. За календарната 2015 г. този работник или служител има право на платен годишен отпуск в пълен размер, и този размер се включва в графика за 2015 г. на общо основание. Когато в графика се посочва началната дата на ползване на отпуска, следва да се съобрази момента, в който работникът или служителят придобива 8-те месеца трудов стаж. Не може да се посочи начална дата преди този момент.
2. В графика се включват и отпуски, ползването на които е отложено – чл. 37б, ал. 4 НРВПО.
За да се приложи правилно разпоредбата на чл. 37б, ал. 4 НРВПО е необходимо да се познават и разпоредбите относно реда за отлагане на ползването и погасяване на правото на ползване по давност.

Ред за отлагане на ползването на платения годишен отпуск
Отлагането на ползването на платения годишен отпуск става по реда на чл. 176 КТ. В чл. 176, ал. 1-3 КТ е предвидено отлагане на ползването на до 10 работни дни платен годишен отпуск по производствени причини от работодателя и/или при уважителни причини по писмено искане на работника или служителя. В чл. 176, ал. 4 КТ е предвидено отлагане на ползването изцяло или отчасти на платения годишен отпуск поради ползването на друг законоустановен отпуск.

Погасяване на правото на ползване на платения годишен отпуск по давност
Давностният срок за ползване на отложения платен годишен отпуск е две години. За отложения отпуск по реда на чл. 176, ал. 1-3 КТ давностният срок започва да тече от края на годината, за която се полага отпускът (чл. 176а, ал. 1 КТ), докато за отложения отпуск по чл. 176, ал. 4 КТ давностният срок започва да тече от края на годината, в която е отпаднала причината за неползване на отпуска (чл. 176а, ал. 2 КТ).
С изтичане на давностния срок по чл. 176а, ал. 1 КТ се погасява ползването и на други дни полагаем се платен годишен отпуск, които не са отложени по предвидения ред, но не са ползвани, независимо от причините за това.
В графика за 2015 г. могат да се включат неползвани дни отпуск от 2014 г., отложени по чл. 176, ал. 1 и 2 КТ – от работодателя по производствени причини или от работника или служителя при уважителни причини. В тези случаи размерът на отложения отпуск не може да бъде повече от 10 работни дни (чл. 176, ал. 3 КТ).
Има случаи, в които е останал неползван платен годишен отпуск в размер, по-голям от 10 работни дни. Съгласно чл. 176а, ал. 1 КТ когато платеният годишен отпуск или част от него не е ползван до изтичане на две години от края на годината, за която се полага, независимо от причините за това, правото на ползването му се погасява по давност. От това следва, че правото на ползване на неползваните дни платен годишен отпуск, т.е. както на отложените по реда на чл. 176, ал. 1 и 2 КТ, така и на други неползвани дни платен годишен отпуск, се погасява с изтичането на двегодишния давностен срок. Предвид разпоредбата на чл. 176а, ал. 1 КТ, независимо от причините, поради които са останали неползвани дни над 10-те, те могат да се ползват с разрешение на работодателя. Следователно през 2015 г. могат да се ползват не само отложените на основание чл. 176, ал. 1 и 2 КТ 10 работни дни от 2014 г., но и други дни неползван платен годишен отпуск от 2014 г., тъй като правото на ползването им не е погасено по давност. Поради същата причина през 2015 г. могат да се ползват неползвани дни и от 2013 г., които не били ползвани и през 2014 г., независимо от причините за неползването. В този смисъл са и публикуваните отговори на интернет-страницата на МТСП, в рубриката „Въпроси и отговори“.

Важно: Следва да се има предвид, че през 2015 г. не може да се ползва отпуск, полагащ се за 2012 г. Ако има неползвани дни отпуск, полагащи се за 2012 г., на 01.01.2015 г. изтича давността им съгласно чл. 176а, ал. 1 КТ, независимо от причините, поради които не са ползвани. Правото на ползване на неползвани дни отпуск за 2012 г. е погасено по давност.

В графика за 2015 г. може да се включва платен годишен отпуск или част от него, отложен на основание чл. 176, ал. 4 КТ (поради ползване на отпуск за временна неработоспособност, бременност и раждане и отглеждане на малко дете и др.). Ако отпускът е бил отложен изцяло или отчасти на основание чл. 176, ал. 4 КТ, двегодишният давностен срок тече не от края на годината, за която се полага отпускът, а от края на годината, в която е отпаднала причината за неползването му. Това е краят на годината, в която работникът или служителят се е завърнал на работа (чл. 176а, ал. 2 КТ, във връзка с чл. 38а НРВПО).
Има случаи, в които платеният годишен отпуск е отложен поради ползване на продължителни разрешени по съответния ред други видове отпуски. Например работничка или служителка не е ползвала платен годишен отпуск за няколко последователни години, тъй като е ползвала отпуск за бременност и раждане и отглеждане за първото си дете и непосредствено след това – за второ дете. Поради това, на основание чл. 176, ал. 4 КТ, платеният годишен отпуск за 2011, 2012 и 2013 г. е отложен изцяло. Работничката или служителката се връща на работа през юли 2014 г. Съгласно чл. 176а, ал. 2 КТ, във връзка с чл. 38а НРВПО давностният срок за ползването на отложените отпуски изтича на 31.12.2016 г. Следователно в графика за 2015 г. може да се включи отложеният платен годишен отпуск за посочените години.
3. В графика за 2015 г. може да се включва и неизползваният до 1 януари 2010 г. платен годишен отпуск за предходни календарни години. Следователно в графика може да се включи неизползван отпуск от 2009, 2008 г. и назад във времето, тъй като неизползваният до 01.01.2010 г. отпуск не се погасява по давност.
За да се избегнат спорове между страните по трудовото правоотношение относно размера на платения годишен отпуск и ползването му, следва стриктно да се спазва законовото изискване в графика да се посочи не само продължителността на отпуска (в работни дни), но и календарната година, за която се полага. В писменото разрешение (заповедта) на работодателя за ползване на платен годишен отпуск следва да се посочи броят на разрешените работни дни, съответно календарната година, за която се полагат.

Важно: Ако в графика за 2015 г., освен платеният годишен отпуск за 2015 г., се включи платен годишен отпуск от предходни години, следва да се има предвид, че в КТ и в НРВПО няма разпоредба, определяща поредност на ползването.

Следователно, ако в графика за 2015 г., освен платеният годишен отпуск на работник или служител за 2015 г., е включен платен годишен отпуск за предходни години, то те ще се ползват по начина, по който се заложени в графика.

Важно: Размерът на платения годишен отпуск е определен в работни дни.
Платеният годишен отпуск се ползва в работни дни по календар.

Затова при изготвянето на графика за 2015 г. следва да се има предвид Решение на Министерския съвет № 748 от 05.11.2014 г. за разместване на почивни дни през 2015 г. (обн. ДВ, бр. 94 от 14.11.2014 г.). Съгласно това решение 2 януари (петък), 2 март (понеделник), 21 септември (понеделник) и 31 декември (четвъртък) са обявени за почивни дни, а 24 януари (събота), 21 март (събота), 12 септември (събота) и 12 декември (събота) – за работни дни.

Важно: Работодателят допълва графика за 2015 г. след утвърждаването му, когато:

• има работници и служители, които не са били на работа към датата на утвърждаването му;
• има работници и служители, които ще постъпят на работа през 2015 г., т.е. след утвърждаването му.

Нито в КТ, нито в НРВПО е регламентиран срок, до който след завръщането или постъпването на работа графикът следва да бъде допълнен. Това обаче, трябва да стане своевременно, за да се осигури ползването на полагаемия се платен годишен отпуск до края на 2015 г.

Последици от неизпълнение на задълженията на страните по трудовото правоотношение
За работодателя
Неизпълнението на задължението на работодателя да утвърди график за ползването на платения годишен отпуск представлява нарушение на трудовото законодателство. Графикът е вътрешен акт на работодателя и е един от документите, които той следва да предостави на контролните органи при извършване на проверка за спазване на законодателството.
Работодателят носи административнонаказателна отговорност при неизпълнение на това свое задължение. Контролните органи имат право да му наложат имуществена санкция или глоба в размер от 1500 до 15 000 лв.

За работника или служителя
Ако работникът или служителят не заяви предпочитанието си кога и как да ползва полагаемия му се платен годишен отпуск, работодателят има право да го включи в графика, като определи времето на ползване по своя преценка.

Значение на утвърдения график за ползване на отпуска и последици от неспазване на графика
Задължение на работника или служителя е да ползва отпуска в съответствие с утвърдения график, а на работодателя – да разреши ползването, когато отпускът е поискан за периода посочен в графика, освен ако ползването му е отложено по реда на чл. 176 КТ. Платеният годишен отпуск се разрешава въз основа на писмено искане на работника или служителя до работодателя (чл. 22, ал. 2 КТ). Платеният годишен отпуск се ползва след писмено разрешение на работодателя (чл. 173, ал. 6 КТ).

От неизпълнението на тези задължения произтичат важни последици и за двете страни:

• за работника/служителя – дори без неговото писмено искане или съгласие работодателят има право да му предостави едностранно платения годишен отпуск, в случай че до определената в графика начална дата за ползване на отпуска, не е поискано ползването му; правото на работодателя е да предостави едностранно отпуска веднага, от същия ден, от който е било предвидено ползването по график, тъй като непоискването, т.е. бездействието от страна на работника или служителя, не е причина за отлагане ползването на отпуска;
• за работодателя – ако той не разреши ползването на отпуск, поискан в съответствие с утвърдения график, работникът или служителят има право едностранно да определи времето на ползването на отпуска, като следва да уведоми работодателя за това писмено поне 2 седмици предварително.

Хипотези на ползване на отпуска „извън графика“
1. Работодателят е длъжен да разреши ползването на отпуска, когато той е поискан за периода, посочен в графика (чл. 173, ал. 8 КТ). Следователно, ако работникът или служителят поиска да ползва платен годишен отпуск „извън графика“, работодателят не е длъжен, но ако прецени, може да разреши ползването. В този смисъл са и публикуваните отговори на интернет-страницата на МТСП, в рубриката „Въпроси и отговори“.
2. Ако в периода, посочен в графика, работникът или служителят се намира в друг отпуск, платеният годишен отпуск се ползва по друго време в рамките на същата календарна година (чл. 173, ал. 3 КТ). Няма значение видът на „другия отпуск“. В тази хипотеза ползването на платения годишен отпуск не е започнало.
3. При прекъсване ползването на платения годишен отпуск:

• ако бъде разрешен друг вид платен или неплатен отпуск на работника или служителя ползването се прекъсва (чл. 175, ал. 1 КТ). В тази хипотеза ползването на платения годишен отпуск е започнало. Работникът или служителят може да направи искане за прекъсване на ползването, въз основа на което работодателят разрешава прекъсването. Неползваният остатък се ползва допълнително, по съгласие между страните, веднага след другия отпуск или по-късно;
• страните могат да постигнат взаимно съгласие, изразено писмено, за прекъсване на ползването на отпуска (чл. 175, ал. 2 КТ). Неползваният остатък се ползва допълнително, по съгласие между страните.

4. При престой повече от 5 работни дни работодателят има право да предостави платения годишен отпуск на работника или служителя и без негово писмено искане или съгласие (чл. 173, ал. 7, т. 1 КТ). В тази хипотеза на едностранно предоставяне на отпуска от работодателя работникът или служителят ползва платен годишен отпуск извън периода, посочен в графика.

В заключение – познаването на нормативната уредба относно платения годишен отпуск, включително законовите изисквания при съставянето на графика за неговото ползване, имат важно значение и за работодателите, и за работниците и служителите. Спазването и точното прилагане на нормативната уредба е в интерес и на двете страни по трудовото правоотношение.

Лариса ТОДОРОВА, държавен експерт в МТСП