В Кодекса на труда (КТ) и в Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж (НТКТС) се съдържат разпоредби, които регламентират предназначението, съдържанието, представянето, издаването, съхранението, вписването и други въпроси, свързани с трудовата книжка.
Трудовата книжка е изключително важен документ, тъй като тя представлява своеобразна „трудова биография“ на работника или служителя. Трудовата книжка е основният удостоверителен документ за факти и обстоятелства, свързани с трудовата му дейност. В нея се съдържат данни за „трудовия път“ на работника или служителя. Въз основа на нея се ползват различни права и в много случаи се изисква нейното представяне пред съответните компетентни органи.
Предвид горното, ако е необходимо да бъдат удостоверявани обстоятелства от трудовата книжка, работникът или служителят може да я представи пред съответния орган, пред когото те трябва да бъдат удостоверявани, или съответно би могъл да представи нотариално заверен препис от нея. Отчитайки важността на трудовата книжка, законодателят е уредил нормативно и процедура за възстановяване на изгубена или унищожена трудова книжка.
Задължение на работника или служителя е да съхранява трудовата си книжка и да я предоставя на работодателя за извършване на съответните вписвания.
Основното правило е, че вписванията в трудовата книжка се извършват от работодателя. Затова законът възлага задължения на работодателя да извършва вписвания в трудовата книжка. Уредена е и отговорността на работодателя за вреди, претърпени от работника или служителя поради незаконно задържане на трудовата книжка след прекратяване на трудовото правоотношение.
Настоящият коментар има за цел да предостави информация за най-важните права и задължения на страните, свързани с представянето, издаването, съхранението и вписването в трудовата книжка.
1. Съдържание на трудовата книжка – данни, подлежащи на вписване
Данните за работника или служителя, които се вписват в трудовата книжка, са:
1. име, дата и място на раждането;
2. адрес;
3. номер на личната карта или друг документ за самоличност и единен граждански номер;
4. образование, професия, специалност;
5. заемана длъжност и организационно звено, в което работи (отдел, цех, служба);
6. уговореното трудово възнаграждение;
7. дата на постъпване на работа;
8. дата и основание за прекратяване на трудовото правоотношение (член, алинея, точка и буква от КТ);
9. продължителност на времето, което се признава за трудов стаж, както и на времето, което не се признава за трудов стаж;
10. изплатени обезщетения при прекратяване на трудовото правоотношение;
11. запорни съобщения, предвидени в чл. 512, ал. 4 от Гражданския процесуален кодекс (чл. 349, ал. 1 КТ).
Освен посочените данни, в трудовата книжка се вписват и шифровият номер на професията, квалификационното равнище и продължителността на работното време, когато е уговорено непълно работно време или надомна работа.
2. Задължения на работника или служителя за съхранение и предоставяне на трудовата книжка
Трудовата книжка се съхранява от работника или служителя и при постъпване на работа той е длъжен да я представи на работодателя. Законът е вменил това задължение на работника или служителя, тъй като в трудовата книжка трябва да бъдат вписани обстоятелствата, свързани с постъпването на работа – наименование на работодателя, заемана длъжност и организационно звено, основно трудово възнаграждение, дата на постъпване.
Когато работникът или служителят постъпва на работа за първи път, той няма задължение да представи на работодателя трудова книжка. В този случай работодателят има задължение за издаване на трудова книжка, чиято стойност е за негова сметка.
Работникът или служителят е длъжен да представя на работодателя трудовата си книжка при поискване, за да бъдат вписани в нея променени или нови обстоятелства.
В чл. 6, ал. 2 НТКТС изрично е предвидено задължението на работника или служителя при прекратяване на трудовото правоотношение да представи на работодателя трудовата си книжка.
3. Задължения на работодателя за извършване на вписвания в трудовата книжка и за издаване на дневник
Вписванията в трудовата книжка се осъществяват от работодателя или от упълномощено от него длъжностно лице.
Вписванията в трудовата книжка се правят въз основа на оригинални документи или на заверени по установения ред преписи от тях. След вписването на необходимите данни трудовата книжка се подписва и подпечатва.
Работодателят извършва вписвания в трудовата книжка в следните случаи:
1. при постъпване на работа;
2. при промяна на данните, подлежащи на вписване;
3. при изменение на трудовото правоотношение;
4. при прекратяване на трудовото правоотношение;
5. при признаване на уволнението за незаконно;
6. при установяване на трудов стаж със съдебно решение;
7. в други случаи, когато това е необходимо.
Вписване при постъпване на работа
В чл. 63, ал. 4 КТ е предвидено, че постъпването на работника или служителя на работа се удостоверява писмено. Обикновено удостоверяването се извършва със съответния запис в самия трудов договор. Това е моментът, от който започва изпълнението на задълженията по трудовия договор. Датата на постъпване на работа задължително се вписва в трудовата книжка на работника или служителя. В нея се вписват още и длъжността и уговореното трудово възнаграждение.
Вписване при промяна на даннии при изменение на трудовото правоотношение
Работодателят е длъжен да поиска в 5-дневен срок трудовата книжка, за да впише настъпилите изменения в трудовото правоотношение и промени на данните по чл. 349, ал. 1 КТ. Срокът е в календарни дни. Промяната на работодателя в хипотезите на чл. 123, ал. 1 КТ, т.нар. „правоприемство“ на трудовото правоотношение не води до неговото прекратяване, но това обстоятелство се вписва в трудовата книжка на работника или служителя.
Вписване при прекратяване на трудовото правоотношение
При прекратяване на трудовото правоотношение работодателят е длъжен да впише в трудовата книжка датата и основанието за прекратяването, продължителността на времето, което се признава за трудов стаж, както и на времето, което не се признава за трудов стаж, и изплатените обезщетения.
Продължителността на трудовия стаж, придобит от работника или служителя при работодателя към датата на прекратяване на трудовото правоотношение, се записва с цифри и думи и се подписва от главния счетоводител и от работодателя, като се подпечатва с печата му.
Вписване при признаване на уволнението за незаконно
Когато уволнението на работника или служителя бъде признато за незаконно от работодателя или от съда или бъде поправено основанието за прекратяване на трудовото правоотношение, настъпилата промяна се вписва в трудовата книжка на работника или служителя.
Вписването в трудовата книжка се извършва от работодателя, с когото е било прекратено трудовото правоотношение. При отказ на работодателя вписването се извършва от инспекцията по труда.
Вписване при установяване на трудов стаж със съдебно решение
Работодателят е длъжен да впише в трудовата книжка и продължителността на трудов стаж, когато такъв е установен със съдебно решение. При отказ на работодателя или когато е невъзможно вписването да бъде извършено, инспекцията по труда вписва продължителността на трудовия стаж въз основа на влязлото в сила съдебно решение.
Други случаи, когато се извършват вписвания в трудовата книжка
В случай на неправилно или неточно вписване в трудовата книжка поправките се извършват от работодателя, направил първоначалното вписване, и се заверяват с неговия подпис и печат.
Вписвания в трудовата книжка могат да се извършват и от инспекцията от труда в предвидените в закона случаи.
Задължение на работодателя за издаване на дневник
Когато работникът или служителят постъпва за първи път на работа, работодателят е длъжен в срок от 5 дни да го снабди с трудова книжка. В чл. 63, ал. 4 КТ е предвидено, че постъпването на работника или служителя на работа се удостоверява писмено. Това е моментът, от който започва изпълнението на задълженията по трудовия договор.
Постъпването за първи път на работа се удостоверява от работника или служителя с писмена декларация на основание чл. 348, ал. 2, изречение второ КТ, че не е постъпвал на работа. Трудовата книжка се издава по утвърден образец, като стойността на издадената за първи път трудова книжка е за сметка на работодателя.
Съгласно чл. 1, ал. 5 НТКТС всеки работодател трябва да води прономерован, прошнурован и заверен с неговия подпис и печат дневник за издадените от него трудови книжки.
При прекратяване на трудовото правоотношение работникът или служителят е длъжен да представи трудовата книжка на работодателя, който да отрази необходимите данни и да я върне незабавно срещу подпис на работника или служителя. Датата на предаване на трудовата книжка от работодателя на работника или служителя се отбелязва в дневника за издаване на трудови книжки.
Други задължения на работодателя
Когато трудовата книжка не бъде получена от работника или служителя, работодателят му съобщава с писмо с обратна разписка да се яви, за да я получи лично. Тя може да бъде изпратена по пощата или предадена на определено от него лице само ако за това има писмено съгласие.
Работодателят е длъжен в продължение на 50 години да съхранява неполучените от работниците или служителите трудови книжки, дневниците за издаване на трудови книжки и екземпляр от издадените удостоверения (чл. 8, ал. 1 НТКТС).
Всички съхранявани от работодателя трудови книжки и други документи (разплащателни ведомости, трудови договори или заповеди за назначаване, заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни, заповеди за прекратяване на трудови правоотношения и други документи, установяващи осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в предприятието) се предават на териториалните поделения на Националния осигурителен институт, когато при закриване на предприятието не е посочен правоприемник.
Възстановяване на изгубена трудова книжка
Когато трудовата книжка е изгубена или унищожена, нова се издава от инспекцията по труда, като процедурата е регламентирана в чл. 350, ал. 2 и 3 КТ и чл. 7 НТКТС.
Когато трудовата книжка бъде изгубена по вина на работодателя, по искане на работника или служителя се издава нова трудова книжка от съответната инспекция по труда. В този случай работодателят представя на инспекцията по труда необходимите данни от предишните работодатели.
Когато трудовата книжка бъде изгубена от работника или служителя, инспекцията по труда му издава нова трудова книжка въз основа на представени от него достоверни данни.
Инспекцията по труда издава нова трудова книжка въз основа на писмена молба-декларация на работника или служителя, в която се посочва, че трудовата книжка е изгубена, кой я е изгубил и данни за работодателите, при които е работил.
Когато трудовата книжка бъде изгубена или унищожена от работника или служителя, в новата трудова книжка инспекцията по труда по местоживеене на лицето вписва данни за трудовия стаж въз основа на представените от него удостоверения по образец съгласно Приложение № 2 или други оригинални документи, съдържащи тези данни.
Отговорност на работодателя при незаконно задържане на трудовата книжка
Съгласно чл. 226, ал. 2 КТ работодателят и виновните длъжностни лица отговарят солидарно към работника или служителя за вредите, които той е претърпял поради незаконно задържане на трудовата му книжка, след като трудовото правоотношение е било прекратено. Обезщетението е в размер на брутното трудово възнаграждение на работника или служителя от деня на прекратяването на трудовото му правоотношение до предаване на трудовата книжка. Отговорността се реализира по съдебен ред, като срокът за предявяване на иска е 3-годишен.
Лариса ТОДОРОВА, държавен експерт в МТСП
