Законът за търговския регистър предвижда два начина за подаване на заявления до търговския регистър за вписване на обстоятелства, заличаване на търговски субекти или обявяване на актове. Единият е заявлението да бъде подадено на хартиен носител, а другият – да се подаде по електронен път (чрез интернет). Друг начин или способ за подаване на заявление не е уреден, т.е. ясно се изключва възможността да се подаде заявление например по факс или по пощата.
1. Подаване на заявления на хартиен носител
Заявления на хартиен носител могат да се подават във всяко едно от 28-те териториални звена на Агенцията по вписванията (АВ), намиращи се по седалищата на окръжните съдилища, независимо от седалището на съответния търговец.
Много важно е да се подчертае, че когато се подава заявление на хартиен носител, заявителят трябва да е попълнил надлежно правилния образец на заявление, предвиден в Наредба № 1 от 14.02.2007 г.за водене, съхраняване и достъп до търговския регистър (Наредба № 1). В чл. 13, ал. 1 от Закона за търговския регистър (ЗТР) изрично се изисква наличието на съответния образец на заявление при заявяване на обстоятелства за вписване, съответно обявяване. Освен от лицата, които имат качеството заявител, заявлението може да бъде донесено в териториалното звено на АВ от приносител, но в този случай е необходимо да е налице нотариална заверка на подписа на заявителя (заявителите).
Когато заявлението е представено в териториалното звено лично от заявителя, служител на АВ приема заявлението и сравнява данните за заявителя от съответната група на заявлението с тези от документа за самоличност на заявителя. Когато заявлението е представено от приносител, се извършва проверка по отношение на това, дали самоличността на заявителя е удостоверена нотариално върху заявлението. При констатиране на отрицателен резултат от проверката на самоличността на заявителя или липсата на нотариална заверка на подписа на заявителя служителят не приема представените документи.
След като провери самоличността на заявителя, служителят сканира заявлението и приложените към него документи и въвежда съответните полета в заявлението в структуриран вид. В случаите, в които с подаденото заявление се иска промяна на вече вписано обстоятелство или обявен акт, служителят установява чрез информационната система дали посоченият от заявителя единен идентификационен код (ЕИК) отговаря на фирмата на търговеца към момента на подаване на заявлението. При несъответствие между ЕИК на търговеца и фирмата му информационната система издава уведомление към служителя, който предупреждава заявителя за допуснатата грешка в посочените в заявлението цифри.
Служителят извършва проверка въз основа на ЕГН/ЛНЧ на заявителя, посочен в заявлението, дали в съответната държавна служба, отговаряща за личната регистрация на физически лица, съответства физическо лице с провереното по лична карта име. Когато заявителят няма ЕГН/ЛНЧ, такава проверка не се извършва. Проверката може да бъде извършена ръчно в Единната система за гражданска регистрация и административно обслужване на населението (ЕСГРАОН) или автоматизирано, в зависимост от осигурената техническа възможност.
Служителят съпоставя хартиените документи с техния електронен образ (включително заявлението и приложените документи). Заявлението се запазва както като изображение в електронна форма, така и като хартиен документ. Служителят заверява заявлението и всеки един от приложените документи, като полага подпис и печат на подаденото хартиено копие, а техните електронни образи подписва с универсален електронен подпис. Електронните образи се оформят като отделни документи, които отговарят на описаните в поле “Приложения”, като служителят прави връзка между сканираното изображение и наименованието на документа от заявлението. Краят на операцията се потвърждава с електронния подпис на служителя. Ако има несъвпадение на ЕИК и фирма, което не е отстранено от заявителя преди подаване на заявлението, тази информация се предава на длъжностното лице по регистрация впоследствие. Създава се първоначален запис за регистрация, който се записва в базата от данни в регистър “Входящ дневник” и информационната система издава автоматично входящ номер, в който е отбелязан моментът (година, дата, час, минута, секунда) на въвеждането на документите в информационната система.
След извършване на сканиране, обработка на документите и издаване на входящ номер служителят издава документ за входящ номер. Документът се разпечатва по предварително зададен образец. Ако лицето няма възможност или не иска да дочака края на тези операции (сканиране, обработка на документите и издаване на входящ номер), то не получава документа, но не е нарушено задължението за издаването му.
Както вече бе отбелязано, въведеното заявление се разпределя от информационната система по реда на постъпването му в регистър “Входящ дневник” на принципа на случайния подбор към длъжностното лице по регистрацията (ДЛР). Разглеждането му се извършва по реда на регистърното производство.
2. Подаване на заявления в електронна форма
АВ осигурява възможност за подаване на заявления за вписване, заличаване или обявяване по електронен път, като електронни изявления (чрез интернет). Електронно изявление е словесно изявление, представено в цифрова форма чрез общоприет стандарт за преобразуване, разчитане и визуално представяне на информацията. В изпълнение на тези действия АВ издава актове и извършва действия по административно обслужване по електронен път.
Заявителят влиза в системата, използвайки специално място за вход в системата за предоставяне на електронни услуги.
Той получава достъп до образците на заявления, като при избора на всяко от тях той трябва да указва дали ще заявява първоначално вписване на обстоятелства или промени във вписани обстоятелства по партидата на определен субект на регистрация. Когато заявителят заявява промени в обстоятелства, той попълва в заявлението ЕИК на съответния субект на регистрация и информационната система попълва заявлението с актуалните данни от съответната партида. Заявлението се попълва от заявителя в диалогов режим в електронна форма през уеб-интерфейс по удобен за заявителя начин. Осигурена е помощна информация за попълване на заявлението. Образецът на заявление в електронна форма, за разлика от образеца на хартиен носител, дава възможност за вмъкване на полета, когато те са няколко еднотипни, например съдружници, управители. В този случай отпада необходимостта от прилагане на допълнителен образец от същия вид за допълване на данни в полетата от заявлението, когато не е достатъчно мястото. В процеса на попълването се следи за спазване на изискванията за формата, в който се подават заявлението и приложените документи, и се издават необходимите съобщения за допуснати грешки.
Ако при прегледа на създадения документ заявителят установи, че данните се различават от желаното, той може да се върне към електронната форма и да промени данните в заявлението. След като се увери в съдържанието на попълненото заявление и приложените документи, заявителят потвърждава искането си, като подписва комплекта от документи с универсален електронен подпис. В този момент заявлението постъпва в информационната система.
Автоматично информационната система проверява: валидността на форматите и на електронния подпис на заявителя и дали заявлението изхожда от лицето, което е титуляр на този универсален електронен подпис. За да провери самоличността на заявителя, се извършва допълнителна проверка в ЕСГРАОН. Информационната система регистрира постъпването на заявлението (електронния документ) в нея, като издава входящ номер и определя точното време на постъпването му (дата, час, минута, секунда). След генерирането на входящ номер в потребителския интерфейс на заявителя се появява потвърждение, че заявлението е прието, в което е отразен входящият номер на постъпване на заявлението. Потвърждението се изпраща и на адреса на електронната поща на заявителя, с изключение на случаите, в които той е отбелязал по време на попълването, че не желае да получава изявления от АВ по електронен път. Съгласно Наредба № 1 полето “Адрес на електронна поща” се попълва само ако заявителят желае да получава изявления от страна на АВ по електронен път. В образеца на заявление заявителят не декларира нежеланието си да получава изявления от АВ по електронен път. Със самия факт на непопълване на това поле се приема, че лицето не желае да ползва дадената му възможност да получава изявления по електронен път.
Така подаденото заявление се разпределя по реда на постъпването му на принципа на случайния подбор към ДЛР за разглеждане и евентуално вписване, заличаване или обявяване.
Важно е в този случай да се подчертае, че заявителят следва да може да съхрани при себе си целия подаден пакет от документи. За тази цел се осигурява достъп на заявителя до записаното във “Входящ регистър” заявление, като в потвърждението заедно с входящия номер му се изпраща и линк, от който да се изтегли заявлението.
Ако заявлението не отговаря на формалните изисквания за подаване по електронен път или електронният подпис не е валиден, информационната система издава съобщение в потребителския интерфейс на заявителя.
Деяна АНДРЕЕВА, началник отдел “Административно-правно обслужване” в Агенцията по вписванията
Б.Р. Публикуваният материал е част от приложния коментар на книгата “Новата правна уредба на търговския регистър” на ИК “Труд и право”. Тя съдържа актуални нормативни актове, подробен коментар и експертно разработени процедури за подаване на всички възможни заявления до търговския регистър с конкретни примери и посочване на особеностите както на хартиен носител, така и в електронна форма. Авторите – Деяна Андреева, Николай Янев и Милена Милева – са преки участници в подготовката на новата нормативна уредба на регистърното производство.
Книгата може да се поръча и чрез интернет страницата на издателството на адрес: www.trudipravo.bg
