Задължени ли са работодателите да продължат да съхраняват неполучени трудови книжки и завинаги ли ще се пазят данните в регистъра на заетостта

Списание „Труд и право“, 2025 г., бр. 1

На страниците на списание „Труд и право“ вече сме се спирали на темата за сроковете за съхранение и унищожаване на документи с трудовоправно значение.[1] Поради това ни се струва излишно, тук да преповтаряме вече дискутирани теми, или да се обосновава значимостта на обработването на лични данни от страна на работодателите. Разбира се, че всеки работодател е длъжен да осигури технически и организационни мерки за защита на обработваните от него данни за работниците и служителите, за да отговори на изискванията на Общия регламент за защита на данните (ОРЗД/GDPR)[2] и на Закона за защита на личните данни.

Причината да се върнем отново към темата е предстоящото влизане в сила на правната уредба на регистъра на заетостта и (единния) електронен трудов запис, или – както тези изменения придобиха гражданственост – въвеждането на „електронната трудова книжка“. С Постановление № 267 на МС от 29.07.2024 г. за приемане на Наредба за вписване в регистъра на заетостта (в сила от 01.06.2025 г. за трудовите правоотношения и от 01.06.2026 г. за служебните правоотношения по Закона за държавния служител) бяха направени и промени в Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж, като в последната останаха действащи само разпоредбите, регламентиращи трудовия стаж. Раздел I “Трудова книжка” е отменен, считано от 01.06.2025 г.

Поставя се въпросът: след отмяната на чл. 8 НТКТС (сега: Наредба за трудовия стаж), има ли нормативноустановен срок, в който работодателите са длъжни да пазят непотърсени трудови книжки и други документи, удостоверяващи трудов и осигурителен стаж?[3] И още: информацията, която отсега нататък ще се вписва в регистъра на заетостта, завинаги ли ще е достъпна там?

На тези въпроси ще се опитаме да дадем отговори в следващите редове.

1. Какво следва да направят работодателите с трудовите книжки, които се намират при тях?

Както е известно, досега основното правило беше, че трудовата книжка се съхранява от работника или служителя, на когото е издадена. В много предприятия е възприета практиката трудовата книжка да се съхранява в личното трудово досие на работника или служителя, на база изрично волеизявление (декларация) от лицето.

Следователно към днешна дата трудовата книжка на хартиен носител може да е у самия работник или служител или да се съхранява в предприятието. И в двата случая е необходимо тя да бъде „приключена“ съгласно новоприетите правила. Според § 24, ал. 1 от ПЗР на Закона за изменение и допълнение на Кодекса на труда в срок до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение в периода от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г. работодателите оформят трудовите книжки на работниците и служителите, като в трудовата книжка с цифри и думи се записва продължителността на трудовия стаж, положен от работника или служителя при него към 1 юни 2025 г., подписва се от главния счетоводител и от работодателя, като се подпечатва с печата му, ако разполага с такъв. След оформянето й трудовата книжка се връща незабавно на работника или служителя.[4]

Следователно работодателите ще имат едногодишен срок, в който ще могат да оформят трудовите книжки на работниците и служителите, чиито трудови правоотношения са действащи, и той ще тече от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г. Дори оформянето на трудовите книжки на работниците и служителите да се предприеме в края на законоустановения срок, напр. през месец май 2026 г., в тях ще се отразява само стажът към 1 юни 2025 г., а не и придобитият през следващите месеци.

Важно е да се отбележи още, че всеки работник или служител, притежаващ хартиена трудова (или служебна) книжка следва да я съхранява и след окончателното преминаване към електронен трудов запис, тъй като тя запазва своето качество на официален удостоверителен документ.

Какво ще стане обаче, ако работникът или служителят не потърси и не получи така оформената си трудова книжка, например защото е в „самоотлъчка“ – работодателят не може да установи връзка с него на известните му адреси, кореспонденцията се връща като непотърсена и пр.? Ще бъде ли длъжен в този случай работодателят да съхранява трудовата книжка при липса на изрича нормативна уредба (след влизане в сила на отмяната на чл. 8 НТКТС)? Считам, че отговорът на този въпрос е положителен най-малко поради следните съображения:

· Както беше посочено, трудовите книжки запазват значението си на официален удостоверителен документ за вписаните в тях обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя (§ 22 ПЗР на ЗИД на КТ – ДВ, бр. 85 от 2023 г., в сила от 01.06.2025 г.). Работодателите не могат просто да унищожат непотърсени трудови книжки, които се намират у тях, защото така ще застрашат упражняването на трудови и осигурителни права на работника или служителя.

· Не са отменени и остават в сила правилата за съхраняване на ведомости за заплати и трудовоправни документи на прекратени осигурители без правоприемник (чл. 5, ал. 10 КСО). Съгласно § 1 от ДР на Инструкция № 5 от 30.06.2005 г. за приемане и съхраняване на ведомости за заплати и трудовоправни документи на прекратени осигурители без правоприемник „трудовоправни документи“ са:

а) документите по чл. 5, ал. 7, т. 1 КСО – трудови договори, допълнителни споразумения, заповеди за назначаване, допълнителни споразумения/заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск общо над 30 работни дни в една календарна година, заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения;

б) неполучените от осигурените лица трудови книжки, издадени удостоверения за трудов/осигурителен стаж и осигурителен доход и други съхранени от осигурителите документи, въз основа на които може да се установи осигурителен стаж и/или осигурителен доход, и/или категория труд.

За да може да изпълни задължението си да предаде на НОИ тези документи, ако се прекратява без правоприемник, работодателят (осигурител) очевидно трябва да ги е запазил.

· При все че обосноваването на горните изводи по тълкувателен път изглежда напълно логично, отмяната на чл. 8, ал. 1 НТКТС (сега: Наредба за трудовия стаж) ми се струва недостатъчно добре обмислена. За да обосноват съхраняването на хартиена трудова книжка (което само по себе си е форма на обработване на личните данни, съдържащи се в нея)[5], за работодателите би било значително по-сигурно основанието за обработване да е изпълнение на нормативноустановено задължение. Към момента такова изрично задължение липсва. Според чл. 5, ал. 7, т. 1 КСО осигурителят е длъжен да съхранява за срок 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят, ведомости за заплати, трудови договори, допълнителни споразумения, заповеди за назначаване, допълнителни споразумения/заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск общо над 30 работни дни в една календарна година, заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения; документите се съхраняват по реда, определен в Закона за Националния архивен фонд. В тази разпоредба липсва изрично задължение за съхранение в 50-годишен срок на непотърсени трудови книжки. Те се споменават едва в ал. 10 („ …документите по ал. 7, т. 1, както и неполучените от осигурените лица трудови книжки“). Всичко това е от естество да породи известна правна несигурност и е желателно да се помисли за създаването на по-ясна правна уредба.

2. Колко дълго ще съхраняват държаните органи данните в регистъра на заетостта?

Друг любопитен правен въпрос с важно бъдещо практическо значение е колко дълго ще се съхранява информацията, събрана в единния електронен трудов запис на работника или служителя. Кодексът на труда декларативно заявява, че „обработването на лични данни в регистъра на заетостта се осъществява в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО (Общ регламент относно защитата на данните) (OB, L 119/1 от 4 май 2016 г.) и Закона за защита на личните данни“ (чл. 347, ал. 6 КТ, в сила от 1.06.2025 г.). Очевидно и без тази разпоредба с акт на вътрешното законодателство (какъвто е Кодексът на труда) не може да се изключи приложението на европейски регламент, което я прави в голяма степен ненужна. По-същественият проблем обаче е в друго: тъкмо цитираният регламент установява принципа на ограничаване на съхранението и не допуска безсрочно съхраняване на данни. Когато отпадне необходимостта от обработването им за целите, с които то се извършва, данните по принцип следва да бъдат унищожени или заличени.[6]

Новоприетата уредба в Кодекса на труда не предвижда нищо в това отношение. От цитираните по-горе разпоредби на Кодекса за социално осигуряване и от други норми със сходно съдържание, пръснати из различни нормативни актове (като чл. 12 ЗСч), може да се обоснове изводът, че документи с пенсионноосигурително значение по принцип се съхраняват за срок от 50 години. Същевременно такова заключение не би било съвсем коректно, защото целите, с които се обработват данните в регистъра на заетостта, може да не са постигнати в така определения срок. По-конкретно, ако едно лице встъпи за първи път в трудово правоотношение на 16-годишна възраст, когато придобива трудова дееспособност, за това обстоятелство несъмнено следва да се подаде електронен трудов запис. Петдесет години по-късно същото лице ще е на 66-годишна възраст и може да не е придобило или упражнило право на пенсия, което впрочем не се погасява по давност. Това лице може да подаде заявление за отпускане на пенсия и след още десет години. Следователно информацията в подадения електронен трудов запис не може да бъде заличена след изтичането на 50 години от подаването му. Вероятно затова законодателят е предпочел да „замълчи“ по темата в какъв срок ще се съхраняват данните в регистъра на заетостта и да се ограничи до препращането към ОРЗД. Същевременно този въпрос все някога ще се постави на дневен ред и е добре от рано да се мисли за изясняването му и то по инициатива на българския законодател, а не под „външен“ натиск от страна на институциите на ЕС.

Доц. д-р Андрей АЛЕКСАНДРОВ,
Институт за държавата и правото при Българската академия на науките
Югозападен университет „Неофит Рилски“ – Благоевград
______
[1] Вж. по-подробно Александров, А. Срокове за съхранение и унищожаване на документи от личните трудови досиета. – Труд и право, 2022, № 12, 5–16.
[2] Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/ЕО
[3] Редакция на чл. 8 НТКТС, действала от 2009 г. до 2025 г.:
Чл. 8 (1) Неполучените от работниците или служителите трудови книжки, дневниците и екземпляр от издадените удостоверения се съхраняват при работодателя в продължение на 50 години. В същия срок се съхраняват и неполучените трудови книжки, дневниците и удостоверенията в инспекциите по труда за трудови книжки, издадени от тях.
(2) При закриване на предприятието, без да е посочен правоприемник, всички съхранявани от него разплащателни ведомости, трудови договори (заповеди за назначаване), заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни, заповеди за прекратяване на трудови правоотношения, трудови книжки и други документи, установяващи осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в предприятието, се предават на териториалните поделения на Националния осигурителен институт. Удостоверенията за трудов стаж се издават от териториалните поделения на Националния осигурителен институт въз основа на съхраняваните от тях разплащателни ведомости и други документи на прекратени осигурители без правоприемник.
[4] Според ал. 2 на същата разпоредба, когато след 1 юни 2025 г. трудовата книжка е изгубена или унищожена, съответната дирекция „Инспекция по труда“ издава нова и вписва данни за трудовия стаж, придобит преди 1 юни 2025 г., въз основа на писмено заявление-декларация на работника или служителя, към което се прилагат удостоверения от работодателите, при които е работил, и други оригинални документи, съдържащи тези данни.
[5] Според чл. 4, т. 2 ОРЗД „обработване” означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване.
[6] Вж. чл. 5, т. 1, б. „д“ от ОРЗД: Личните данни са … съхранявани във форма, която да позволява идентифицирането на субекта на данните за период, не по-дълъг от необходимото за целите, за които се обработват личните данни; личните данни могат да се съхраняват за по-дълги срокове, доколкото ще бъдат обработвани единствено за целите на архивирането в обществен интерес, за научни или исторически изследвания или за статистически цели съгласно член 89, параграф 1, при условие че бъдат приложени подходящите технически и организационни мерки, предвидени в настоящия регламент с цел да бъдат гарантирани правата и свободите на субекта на данните („ограничение на съхранението“).

_______________