Регистър на заетостта и единен електронен трудов запис

Списание „Труд и право“, 2025 г., бр. 4

Дигитализирането на трудовоправната документация става все по-актуална тема в последните години и това съвсем не е изненадващо предвид бурния напредък на технологиите. Първата стъпка беше направена още през 2017 г., когато в Кодекса на труда беше предвидена възможността част от документите в трудовите досиета на работниците и служителите да се водят електронно. Впоследствие беше приета и Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя, която конкретизира видовете електронни документи, които могат да са част от трудово досие. Предметният обхват на уредбата беше формулиран толкова широко, че практически извън него остана само трудовата книжка. Това отново разгорещи дългогодишните дебати относно предимствата от дигитализирането и на този документ.

С промените в Кодекса на труда, обнародвани в Държавен вестник, бр. 85 от 10 октомври 2023 г., най-после се откри пътят към въвеждането на „електронната трудова книжка“ – едно понятие, което бързо придоби гражданственост, въпреки че законът не го използва. Коректният юридически термин е „(единен) електронен трудов запис“ и с него ще си служим в следващите редове. На практика вече убедено може да се каже, че всички документи с трудовоправно значение могат да се изготвят, съхраняват и обработват в електронна форма, а за някои това става и задължително – подаването на електронни трудови записи не е въпрос на избор, а правно задължение за работодателите.

Удачно е още тук да се направи и една последна бележка: измененията във връзка с регистър на заетостта и единния електронен трудов запис влизат в сила от 01.06.2025 г. за трудовите правоотношения и от 01.06.2026 г. за служебните правоотношения по Закона за държавния служител. Дотогава все още е в сила действащата уредба на трудовата книжка (съответно служебната книжка). Коректността изисква да се направи предварителната уговорка, че тепърва могат да се наложат и допълнителни промени – било на ниво закон или подзаконова нормативна уредба, било чрез административната практика по прилагане на новите правила.

КРАТКА ПРЕДИСТОРИЯ: ЗА ДЪЛГИЯ ПЪТ КЪМ „ДИГИТАЛИЗИРАНЕТО“ НА ТРУДОВОПРАВНАТА ДОКУМЕНТАЦИЯ

Предимствата на електронните пред „традиционните“ документи на хартиен носител са очевидни: те се създават, обработват и изпращат по-бързо, опасността от загубването им е по-малка, изискват по-малък ресурс за съхранение. Правният ред все по-често им придава значението на писмен документ, ако покриват съответните изисквания и обективират изявление. Дигитализацията отчетливо си проправя път и в трудовото право:
– Както беше посочено, в разпоредбата на чл. 128б, ал. 3 КТ (обн. в ДВ, бр. 105 от 2016 г., в сила от 01.01.2017 г.) за първи път беше предвидено, че част от документите в трудовото досие на работника или служителя могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Предвидена беше законова делегация за Министерския съвет да детайлизира правилата с наредба. Макар и със забавяне, Правителството изпълни законовата делегация с Постановление № 71 от 10.05.2018 г. за приемане на Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя.
– С изменения от март 2023 г. се въведе възможност заповедите за командироване на работниците или служителите да се създават не само на хартиен носител, но и като електронен документ. Както в Наредбата за командировките в страната, така и в Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина, беше предвидено, че електронната командировъчна заповед се издава в съответствие с изискванията на Регламент (ЕС) 910/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 23 юли 2014 г. относно електронната идентификация и удостоверителните услуги при електронни трансакции на вътрешния пазар и за отмяна на Директива 1999/93/ЕО (ОВ, L 257/73, 28 август 2014 г.) и на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ).[1]
– През юли 2024 г., с промяната в Наредба № РД-07-2 от 16 декември 2009 г. за условията и реда за провеждането на периодично обучение и инструктаж на работниците и служителите по правилата за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд беше регламентирано провеждането на начален инструктаж, инструктаж на работното място, ежедневен и извънреден инструктажи чрез средствата на информационните и комуникационните технологии и чрез създаване на електронни документи, подписани с електронен подпис от работодателя и от работника или служителя. Електронните документи за проведен инструктаж се създават съгласно изискванията на Регламент (ЕС) 910/2014 и на ЗЕДЕУУ.

Удачно е, преди да бъдат разгледани измененията в трудовото законодателство, свързани със създаването на регистър по заетостта и електронни трудови записи, съвсем накратко да се припомни „заварената“ уредба на електронните трудови документи, за да се очертае и принципната разлика между двата режима.

Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя не задължава работодателите да създават и съхраняват документи относно трудовите правоотношения на своите работници и служители по електронен път. Това е възможност, която зависи изцяло от тяхната преценка, финансови и организационни възможности. Обратно, след 01.06.2025 г. хартиената трудова книжка задължително се заменя с единен електронен трудов запис и това не зависи от преценката на никоя от страните по трудовото правоотношение.

ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ, КОИТО МОГАТ ДА БЪДАТ ЧАСТ ОТ ТРУДОВОТО ДОСИЕ НА РАБОТНИКА ИЛИ СЛУЖИТЕЛЯ

А) Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя на практика допусна всякакви документи с трудовоправно значение да бъдат подписвани електронно, като най-общо принципът е, че страните трябва да са съгласни с това, а разходите за техническо обезпечаване са за сметка на работодателя.

С Наредбата се уреждат видът на електронните документи, които могат да са част от трудово досие на работника и служителя; изискванията за създаването и изпращането на електронни документи между работника или служителя и работодателя, както и удостоверяването на тяхното връчване; изискванията за съхраняването на електронните документи, които са част от трудовото досие на работника или служителя.

Когато работодателят се е възползвал от възможността да създава и съхранява електронни документи в трудовото досие, той е длъжен да уведоми работника или служителя затова. Редът и начинът за уведомяване се определят с Правилника за вътрешния трудов ред.

За размяна на електронни документи между страните по трудовото правоотношение задължително се изисква изрично съгласие на работника или служителя. По реда на чл. 4 от Наредбата в трудовия договор или в друга писмена форма работникът или служителят може да даде изрично съгласие да бъде адресат на електронни изявления от страна на работодателя относно факти и обстоятелства, свързани с трудовото правоотношение. Изричното съгласие на работника или служителя може да се даде:
– преди сключване на трудовия договор, с отделен писмен документ;
– едновременно със сключване на трудовия договор – с отделен писмен документ или в самия трудов договор, както и
– впоследствие – след като трудовият договор вече е сключен.

Също така работникът или служителят има право по всяко време да оттегли съгласието си да бъде адресат на електронни изявления. Същите права има и работодателят.

В глава втора от Наредбата е регламентиран видът на електронните документи, които могат да бъдат част от трудовото досие на работника или служителя. Те са изброени примерно и са разделени в четири категории:
– едностранни документи, създадени от работодателя: такива са например длъжностната характеристика, заповеди, удостоверения, уверения, справки, служебни бележки, декларации и други, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение
– едностранни документи, създадени от работника и служителя: молби, заявления, декларации, уведомления, съгласия, отчети, искания и други документи, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.
– документи, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото правоотношение: трудов договор, споразумение по чл. 107 от КТ, допълнително споразумение за изменение на съществуващ трудов договор, договор за придобиване на квалификация, договор за повишаване на квалификацията и за преквалификация и други документи, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение;
– документи, издадени от трети лица, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение: напр. медицински свидетелства, болнични листове, дипломи, свидетелства, удостоверения, сертификати и пр.

По искане на работника или служителя работодателят е длъжен в срок от 14 дни да му издаде и предостави в електронен вид документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение, както и електронните документи, съхранявани в трудовото му досие. Документите се предоставят по реда на чл. 4, ал. 4 чрез услуга за електронна препоръчана поща. Съгласно чл. 5, ал. 2 от Наредбата, по искане на работника или служителя работодателят е длъжен в срок от 14 дни да му издаде на хартиен носител преписи от електронните документи, които са част от трудовото му досие.

Редът за създаване и изпращане на електронните документи е уреден в глава трета от Наредбата. Когато работодателят изисква от работника или служителя да се използва квалифициран електронен подпис, той е длъжен да осигури механизъм на подписване за своя сметка (чл. 7, ал. 3 от Наредбата). Съгласно изискването на чл. 7, ал. 4 от Наредбата документите, създавани от работодателя, задължително се подписват с квалифициран електронен подпис.

Редът за съхранение на електронните документи е регламентиран в глава четвърта от Наредбата. Определени са специфични изисквания към информационната система на работодателя, чрез които се гарантира целостта и проследимостта на постъпване на информацията в нея.[2] Всяко действие в системата се удостоверява с квалифициран електронен времеви печат.

Разпоредбата на чл. 10 от Наредбата предвижда, че когато се използва информационна система за създаването и/или съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя, работодателят осигурява механизъм за двуфакторна идентификация при достъп до системата. („Двуфакторна идентификация“ е система за осигуряване на достъп до информационна система, осигуряваща потвърждаване на идентичността на потребителя чрез второ устройство или през едно устройство, но през втори канал от този на осъществяването на достъп. „Механизъм за двуфакторна идентификация“ е съвкупност от софтуер и хардуер, осигуряваща двуфакторна идентификация (§ 1, т. 7 и т. 8 от ДР на Наредбата).

Някои работодатели изразяват недоволство към създадената уредба, която според тях поставяла прекалено високи изисквания спрямо мерките за информационна сигурност. Подобни оплаквания са в голямата си част неоснователни. Работодателите, които ги споделят, обикновено не си дават сметка за характера на съдържащата се в разглежданите документи информация и по-точно за големите обеми лични данни на работници и служители в тях. Ако електронната система няма достатъчно добра защита, това би създало повишен риск от неоторизиран достъп, съответно нарушаване на правата на служителите в качеството им на субекти на лични данни. Така например данните за здравословното състояние са обект на специални гаранции при тяхното обработване заради въздействието им в личната сфера. Работодателят може да понесе и сериозни санкции от националния надзорен орган (Комисията за защита на личните данни) за липсата на осигурени подходящи технически мерки за защита на данните. Изграждането на електронна система за документооборот без съмнение оптимизира процесите, но няма как в нея да не се инвестират средства. (В отговор на МТСП от 21.04.2021 г. във връзка с чл. 12 НВИССЕДТДРС по поставен въпрос дали при работа от разстояние работодателят може да задължи служителите да се явят в офиса, само за да подпишат молбите за отпуск на хартия, администрацията на министерството възпроизвежда изискванията на цитираната разпоредба и заключава: „Считаме, че ако системата не отговаря на нормативните изисквания на НВИССЕДТДРС, следва писменото искане на работника или служителя за ползване на платен годишен отпуск и съответното писмено разрешение от работодателя да се подават и съхраняват на хартиен носител.“)

НОВИЯТ РЕГИСТЪР НА ЗАЕТОСТТА

На фона на все по-„дигитализиращата се“ трудовоправна документация, продължиха и дискусиите за необходимостта от трансформирането на трудовата книжка в електронен документ. Ако трябва накратко да се изложат аргументите относно предимствата на електронния документ пред трудовата книжка на хартиен носител, през годините те са повтаряни неведнъж:

• намаляване на негативните последици за работещите, които съществуват при загуба и унищожаване на трудовата книжка, липса на печати и подписи, и пр.;
• повишаване нивото на контрол при спазване на трудовото законодателство и увеличаване броя на предоставяните електронни услуги и намаляване на дела на трудово-осигурителни измами;
• намаляване на административната тежест за работодателите;
• структуриране и обединяване на информацията в национален обхват, което позволява допълнителен анализ, който да се ползва като инструмент при формиране и провеждане на политики на пазара на труда;
• възможност за последващ обмен и интегриране на данни с информационните регистри на други институции.

Съгласно новия текст на чл. 347, ал. 1 КТ (в сила от 01.06.2025 г.) Националната агенция за приходите поддържа регистър на заетостта, който съдържа единните електронни трудови записи на работниците и служителите. Единният електронен трудов запис е електронен документ, който съдържа данни и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя, и е официален удостоверителен документ (чл. 347а, ал. 1 КТ). Очевидно е сходството с все още действащата към момента редакция на чл. 347 КТ, която гласи, че трудовата книжка е официален удостоверителен документ за вписаните в нея обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя.

Казано накратко:
– Въвеждането на регистър по заетостта, който ще се води електронно, замества сега съществуващата база данни, поддържана от НАП.
– Единният електронен трудов запис е това, което замества съществуващата към момента трудова книжка.
– Електронен трудов запис е документът, заместващ сега подаваните уведомления по Наредба № 5 от 29.12.2002 г. за съдържанието и реда за изпращане на уведомлението по чл. 62, ал. 5 от Кодекса на труда.

Трудовата книжка (единният електронен трудов запис) отразява „трудовата биография“ на работника или служителя и на базата на вписванията, направени в документа, могат да се доказват и използват редица трудови и осигурителни права. Работодателят например следва да съобрази предходните трудови правоотношения, по които служителят е бил страна, когато определя размера на допълнителното трудово възнаграждение за придобит трудов стаж и професионален опит по чл. 12 НСОРЗ. С представяне на трудова книжка пред работодателя се удостоверява оставането без работа след датата на уволнението като предпоставка за изплащане на обезщетение по чл. 222, ал. 1 КТ. С представяне на трудовата книжка пред съда се удостоверява оставането без работа след уволнение, което се оспорва като незаконно и се иска присъждане на обезщетение по чл. 344, ал. 1, т. 3 във връзка с чл. 225 КТ. Пак с трудовата си книжка работникът или служителят доказва пред осигурителния орган предпоставките за ползване на права по краткосрочното и дългосрочното обществено осигуряване и т.н. Поради важното удостоверително значение на трудовата книжка по отношение на трудовия, респ. осигурителния стаж и доход, за нея беше предвиден най-дългият възможен срок за съхранение при трудовоправните документи – 50 г. (чл. 8, ал. 1 НТКТС /отм., бр. 65 от 2024 г., в сила от 1.06.2025 г./). В такъв срок се съхраняват документите с пенсионноосигурително значение (като ведомостите за заплати – чл. 12, ал. 1, т. 1 ЗСч.).

Изобщо, трудно може да се постави под съмнение необходимостта от съществуване на документ, удостоверяващ вписаните в него обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя – било то на хартиен (трудовата книжка) или електронен носител (единен електронен трудов запис). Въпросът е в това какви предизвикателства съпътстват прехода от хартиен към електронен документ.

А) Някои по-важни срокове във връзка с влизането в сила на новите правила

Създаването и поддържането на всеки електронен регистър е свързано с отговорите на два основни въпроса:
– за правното му регулиране и
– за техническото му обезпечаване.

Както беше посочено, промените в Кодекса на труда влизат в сила от 01.06.2025 г., а съответните изменения в Закона за държавния служител – една година по-късно.

Според § 27 от Преходните и заключителни разпоредби на ЗИД на КТ в срок до 1 юни 2024 г. Министерският съвет приема наредбата по чл. 62, ал. 5 от Кодекса на труда. Наредбата за вписване в регистъра на заетостта беше приета малко след предвидения срок – с ПМС № 267 от 29.07.2024 г. (обн. ДВ, бр. 65 от 02.08.2024 г., в сила от 01.06.2025 г. за трудовите правоотношения и от 01.06.2026 г. за служебните правоотношения по Закона за държавния служител). С това за момента е завършена и правната регулация на регистъра по заетостта.

Добре е да се обърне внимание, че съвсем не е изключено практиката да покаже необходимостта от допълнителни изменения или детайлизиране на подзаконовата нормативна уредба, преди или след като промените влязат в сила. Приетата Наредба за вписване в регистъра на заетостта не съдържа нищо изненадващо и до голяма степен „преповтаря“ промените в Кодекса на труда. Очевиден е бил стремежът на изпълнителната власт да се придържа в максимална степен към познатите образци и процедури. (Дори чисто визуално приложенията към Наредбата изглеждат точно като тези към Наредба № 5 от 29.12.2002 г. за съдържанието и реда за изпращане на уведомлението по чл. 62, ал. 5 от Кодекса на труда.) Този подход може да се оцени като разумен, но за съжаление е трудно да разсее основните опасения на работодателите и да отговори на най-често поставяните от тях въпроси във връзка с „дигитализирането“ на трудовата книжка. Не изглежда никак убедително твърдението, че промените щели да облекчат административната тежест – тъкмо напротив, те предвиждат увеличаването ѝ чрез подаване на електронни трудови записи за значително по-голям брой обстоятелства.

Що се отнася до широко тиражираното през последните месеци твърдение, че работодателите нямало да бъдат натоварвани допълнително с подаване на електронни трудови записи за заварени трудови правоотношения, доколкото изпълнителният директор на Националната агенция за приходите следва да изгради регистъра на заетостта по чл. 347 от Кодекса на труда и да попълни първоначалните данни в него на база на регистъра на трудовите договори и при необходимост – на база на други източници, то все още изглежда доста съмнително.

Наредбата не съдържа специална регламентация за заварени случаи, в частност какво следва да се предприеме по отношение на обстоятелства във връзка със съществуващи трудови правоотношения, които вече подлежат на вписване в регистъра по заетостта, но за които липсват данни в регистъра на трудовите договори. Ако се изходи от прокламирания в чл. 347, ал. 2, т. 1 КТ принцип на гарантиране на актуалност и точност на съхраняваните данни, се налага изводът, че тази липсваща информация очевидно ще трябва да бъде запълнена. А по логически път може да се отговори и на въпроса кой ще я запълни – работодателите и съответните длъжностни лица в предприятията, натоварени с администрирането и управлението на човешките ресурси. Трудно може да се прогнозира в кой бъдещ момент този въпрос ще се постави на дневен ред.

Б) Принципи

Създаването и поддържането на регистъра на заетостта се извършва въз основа на следните принципи:
1. гарантиране на актуалност и точност на съхраняваните данни;
2. осигуряване на подходяща среда за обмен на данни;
3. гарантиране на регламентиран достъп до данните в регистъра на заетостта;
4. осигуряване на информационна сигурност.

Обработването на лични данни в регистъра на заетостта се осъществява в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО (Общ регламент относно защитата на данните) (OB, L 119/1 от 4 май 2016 г.) и Закона за защита на личните данни. Разбира се, и да не съществуваше изрична разпоредба в този смисъл, националният законодател няма как да пренебрегне регулацията на европейски регламент.

В) Какво удостоверява единният електронен трудов запис?

Разпоредбата на новия чл. 347а КТ урежда единният електронен трудов запис. Както беше посочено, той е електронен документ, който съдържа данни и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя, и е официален удостоверителен документ.

„Официален удостоверителен документ“ означава, че законодателят е делегирал на всеки работодател, независимо дали той е публичен орган или частноправен субект, правомощието да извършва удостоверителни действия. На базата на удостоверените в трудовата книжка (единния електронен трудов запис) обстоятелства работникът или служителят ползва трудови и осигурителни права; с този документ той доказва предпоставките за възникване на правото и/или неговия обем (например за колко месеца има право да получава парично обезщетение за безработица в зависимост от предходния си осигурителен стаж с осигуряване за този риск).

Електронният трудов запис ще съдържа следните реквизити:

• имената на работника или служителя;
• личния идентификатор на работника или служителя (Заб.: В § 1 от Допълнителните разпоредби на КТ се създава т. 23: „Личен идентификатор“ е единен граждански номер, личен номер, личен номер на чужденец, служебен номер или друг идентификатор на физическо лице, определен в закон.“);
• идентификатора и името на работодателя;
• основанието на трудовия договор (Заб.: напр. дали е основен или допълнителен);
• датата на сключване на трудовия договор и началото на неговото изпълнение;
• срока на договора, когато е уговорен такъв;
• датата на сключване на допълнителни споразумения;[3]
• датата и основанието за прекратяване на трудовото правоотношение;
• размера на основното трудово възнаграждение (Заб.: В трудовия договор следва да се договаря и размерът на допълнителните трудови възнаграждения с постоянен характер, но те няма да бъдат вписвани в регистъра по заетостта.);
• кода на заеманата длъжност по Националната класификация на професиите и длъжностите;
• кода на основната икономическа дейност, в която лицето е заето, съгласно Класификацията на икономическите дейности, утвърдена от Националния статистически институт;
• кода на населеното място на местоработата на работника или служителя по Единния класификатор на административно-териториалните и териториални единици;
• продължителността на работното време;
• продължителността на времето, което се признава за трудов стаж, както и на времето, което не се признава за трудов стаж (Заб.: Тази информация ще замени правоъгълния печат и вписването на данните за придобития при съответния работодател трудов стаж. Този запис ще се прави при прекратяване на трудовото правоотношение.);
• изплатено обезщетение при прекратяване на трудовото правоотношение на основание чл. 222, ал. 2 и 3 КТ;
• запорни съобщения, предвидени в чл. 512, ал. 5 от Гражданския процесуален кодекс;
• уговорения платен годишен отпуск;
• дните използван платен годишен отпуск, полагащ се за годината на прекратяването на правоотношението.

Данни за продължителността на трудовия стаж, установен със съдебно решение, се вписват в регистъра на заетостта от работодателя, а при отказ или когато това е невъзможно – от инспекцията по труда. Когато уволнението на работника или служителя е признато за незаконно или бъде поправено основанието за прекратяване на трудовото правоотношение, вписването се извършва от работодателя, прекратил трудовото правоотношение, а при отказ или когато това е невъзможно – от инспекцията по труда (чл. 350а, ал. 1 – 2 КТ).

Сравнението между реквизитите на съществуващата към момента трудова книжка на хартиен носител и на единния електронен трудов запис показва, че на вписване ще подлежат повече обстоятелства, напр. уговорения и реално използвания в годината на прекратяване на трудовото правоотношение платен годишен отпуск. Това решение може да бъде приветствано, най-малкото защото прави по-лесно доказването на тези обстоятелства при евентуален спор. Съществувалото до момента „оправдание“, че малките размери на хартиената трудова книжка не позволяват вписването на повече данни в нея, вече е неотносимо при дигитализирането на документа.

Наред с това, наличието на по-детайлна информация е и предпоставка за по-добро спазване на трудовото законодателство. В дадения пример с вписването на дните използван платен годишен отпуск, полагащ се за годината на прекратяването на правоотношението, ще стане доста по-реалистично спазването на чл. 33, ал. 2 НРВПО. Разпоредбата гласи, че когато след ползване на платения годишен отпуск в пълен размер трудовото правоотношение се прекрати в същата календарна година, работникът и служителят не дължат обезщетение на предприятието за частта от отпуската, за която не са отработили съответното време. До края на същата календарна година работникът и служителят нямат право да ползват платен годишен отпуск освен ако за новата работа се предвижда отпуск в по-голям размер.

Практиката показва, че досега второто изречение на разпоредбата рядко се е спазвало, доколкото новият работодател не е имал откъде да получи информация за броя използвани дни платен годишен отпуск от работника или служителя при предходния му работодател. (Дори предходният работодател да е издал удостоверителен документ за ползвания при него платен годишен отпуск, липсва всякаква гаранция, че работникът или служителят ще предостави този документ на новия си работодател.) Сега тази информация ще може да се извлече от единния електронен трудов запис.

Г) Как се подават електронните трудови записи?

Електронните трудови записи да се подават по определен ред – по електронен път, чрез използване на квалифициран електронен подпис чрез портала за електронни услуги на НАП или на електронен носител с придружително писмо, съгласно приложение № 4 към наредбата. За работодателите, които не ползват електронни услуги, се запазва възможността да подават данни и чрез придружително писмо.

В разпоредбите на чл. 10 и чл. 11 от Наредбата са регламентирани сроковете за подаване на електронен трудов запис от работодателя и органа по назначаване. Конкретизирани са видът на данните и сроковете, в които те следва да се подават при възникване, изменение или прекратяване на трудовото или служебното правоотношение. Регламентирани са и сроковете за подаване на данни при промяна на работодателя или органа по назначаване.

Изцяло е запазена досегашната логика при определянето на сроковете за подаване на информацията към регистъра.

• 3-дневен срок от сключване на трудовия договор или възникване на служебното правоотношение, съответно от изменение на трудовото или служебно правоотношение;
• 7-дневен срок от прекратяването на трудовото или служебно правоотношение;
• 10-дневен срок от промяна на работодателя по смисъла на чл. 123 или 123а КТ или органа по назначаване.

Както беше посочено, разликата с досегашната уредба е, че електронен трудов запис се подава в повече хипотези от познатите до момента.[4] От тази гледна точка едва ли може да бъде тезата за „облекчаване на административната тежест“, заложена в доклада на министъра на труда и социалната политика, с който е предложено приемането на Наредбата.

С приложение № 1 и № 2 към Наредбата е определен форматът, по който се подават данните. Към приложенията са изготвени подробни указания за попълването им.

В чл. 12 от Наредбата е регламентирано задължението на НАП да удостовери получаването на единния електронен трудов запис, като издаде протокол съгласно приложение № 5, който съдържа данни за вписаните и за невписаните електронни трудови записи, и причината за невписването им. В тридневен срок от получаване на протокола работодателят или органът по назначаване следва да отстрани причината за невписването и да подаде отново електронен трудов запис. По този начин работодателите или органите по назначаване ще могат да отстранят допуснати от тях грешки при подаваните записи, което ще позволи да изпълняват законовите си задължения и ще осигури достоверността на данните в регистъра на заетостта.

В съответствие с чл. 63, ал. 1 от КТ в разпоредбата на чл. 12, ал. 3 от Наредбата е предвидено задължение на работодателя да предостави на работника или служителя преди постъпването му на работа копие от протокола с вписани данни за началото на изпълнение на трудовия договор.

Д) Достъп до данните в Регистъра на заетостта

Като че ли най-дискусионен и с най-голямо практическо значение се оказа въпросът кой ще има достъп до данните в регистъра.
– Работниците и служителите като „титуляри“ на данните, които подлежат на вписване в регистъра, разбира се, имат право на пълен достъп до отразената информация.
– Родителите, настойниците и попечителите на работници и служители, ненавършили 18 години, имат право на достъп до съответния им единен електронен трудов запис до навършване на 18 години. По принцип това е малко дискусионно решение, доколкото трудовата дееспособност настъпва на 16 години (чл. 301, ал. 1 КТ) и от този момент встъпилото в трудово правоотношение лице има всички права и задължения на работник или служител. Все пак законодателят отчита житейската незрялост на тази ранна възраст и предвижда участието и на родител/попечител. Така например според чл. 6 от Наредба № 6 от 24.07.2006 г. за условията и реда за даване на разрешения за работа на лица, ненавършили 18 години работодателят е длъжен да уведомява лицата, ненавършили 18 години, и техните родители или попечители за: (1) възможните рискове в работата; (2) мерките, предприети за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд. Очевидно и тук е следвана същата логика за поддържане на информираност на родителите и попечителите относно трудовата дейност на непълнолетните им деца.
– Правото на достъп включва и информация до историята на достъпите (с изключение на случаите на достъп от органите на досъдебното производство по реда на Наказателно-процесуалния кодекс и на Държавна агенция „Национална сигурност“). Така работникът или служителят винаги може да научи кой се е запознавал с професионалната му история и имал ли е легитимен интерес да прави това.

Може би най-деликатният въпрос, свързан с достъпа до данните в единния електронен трудов запис от гледна точна на работника или служителя, е каква информация може да извлече от него работодателят му. Правилата, въведени в чл. 347а, ал. 4 КТ, като че ли държат сметка за балансирането на интересите на двете страни по трудовото правоотношение. Работодателите следва да имат право на информация за наети от тях работници и служители, въведена от предходни работодатели, защото това е важно за удостоверяването на професионалния опит на наеманите лица, за изчисляване на допълнителното трудово възнаграждение за придобит трудов стаж и професионален опит и т.н. Изключение е въведено по отношение на размера на трудовите възнаграждения и обезщетения, които работникът или служителят е получавал при предходни работодатели. Целта е да се избегнат опити за злоупотреби от страна на работодателя, т.е. предлагане на по-ниско възнаграждение на базата на придобита информация за възнаграждения, които работникът или служителят е получавал до момента.

Работодателите имат право на информация и за изплатените обезщетения по чл. 222, ал. 2 и 3 КТ. Смисълът на допуснатото изключение относно тези обезщетения е, че при тях са предвидени специални правила и ограничения при изплащането. Обезщетението по чл. 222, ал. 2 КТ (при прекратяване на трудовото правоотношение поради болест) се дължи, ако работникът или служителят има най-малко 5 години трудов стаж и през последните 5 години трудов стаж не е получил обезщетение на същото основание. Обезщетението по чл. 222, ал. 3 КТ (т.нар. благодарствено обезщетение при прекратяване на трудовото правоотношение след придобито право на пенсия за осигурителен стаж и възраст) се изплаща еднократно. Затова е необходимо работодателите да могат да проверят дали съответният работник или служител вече е получавал такива обезщетения при предходен работодател. Разбира се, информацията не включва размера на изплатените обезщетения, инак би се обезсмислила забраната да се разкриват данни за предходно получаваните трудови възнаграждения.

Единният електронен трудов запис може да се използва и за удостоверяване на наличието на трудов стаж, когато такъв се изисква в конкурс за заемане на длъжност, след получаване на съгласие от кандидата (чл. 347а, ал. 5 КТ). Предвидено е условията и редът за предоставянето на достъпа да се детайлизират в подзаконовия нормативен акт, но Наредбата за вписване в регистъра на заетостта не съдържа някакви особено детайлни правила. Тя посочва, че Националната агенция за приходите осигурява достъп на работодателя и органа по назначаването за данни за трудовия и/или служебния стаж, когато лицето участва в конкурс за заемане на длъжност и има съгласие от кандидата.

Може би беше удачно възможността кандидатът за работа да предостави на потенциалния си бъдещ работодател достъп до единния си електронен трудов запис да се допусне и при възникване на трудовото правоотношение от сключване на трудов договор, а не само от конкурс. Трудовият договор е най-често срещаното основание за встъпване в трудово правоотношение, със значително по-широка приложимост от конкурса. Същевременно и при него съществува опасността кандидатът за работа да подведе бъдещия си работодател относно професионалния си опит. Разбира се, няма пречка в хода на преговорите преди сключването на договора кандидатът да представи разпечатка от единния си електронен трудов запис, но няма и гаранции, че тя няма да бъде манипулирана. Значително по-сигурно би било работодателят да получи възможност да направи справката сам, но при сега приетата уредба такава възможност не се допуска.[5]

Националният статистически институт също има право да получава данни от регистъра на заетостта за целите на публикуването на статистическа информация относно заетостта. Според чл. 5 от Наредбата за вписване в регистъра на заетостта НАП предоставя на НСИ данни от регистъра ежемесечно. Редът за предоставяне на информацията, структурата и форматът на данните се уреждат със споразумение между председателя на Националния статистически институт и изпълнителния директор на Националната агенция за приходите. НСИ използва получената информация само за статистически цели, като при разпространение посочва източника на информацията. Обменът на информация се осъществява при спазване на необходимите мерки за мрежова и информационна сигурност.

В чл. 15 от Наредбата е регламентирано задължението на НАП да осигурява достъп на правоимащите лица, работодателите и органите по назначаване до единния електронен трудов запис. Регламентират се и редът за заявяване на достъпа и начина, по който НАП предоставя данни на лицата. С посочената разпоредба се осигурява изпълнението на изискванията на чл. 347а, ал. 3, 4 и 5 КТ, както и на чл. 110, ал. 3, 4 и 5 от ЗДСл. Достъпът се заявява:
– в териториалните структури на Националната агенция за приходите въз основа на искане по образец, утвърден от изпълнителния директор на Националната агенция за приходите;
– чрез портала за електронни услуги на Националната агенция за приходите с квалифициран електронен подпис или персонален идентификационен код.

Данните се предоставят от Националната агенция за приходите на правоимащите лица:
– на хартиен носител в териториалните структури на Националната агенция за приходите в седемдневен срок;
– на посочен от лицето електронен адрес в седемдневен срок;
– чрез портала за електронни услуги на Националната агенция за приходите.

Е) Отговорност за вредите, които работникът или служителят е претърпял поради невписване на прекратяването на трудовия договор по реда на чл. 62, ал. 3, след като трудовото правоотношение е било прекратено

С важно практическо значение са промените в разпоредбата на чл. 226 КТ, които вероятно ще решат многобройните практически проблеми, свързани с отговорността на работодателя при незаконно задържане на трудовата книжка след прекратяване на трудовото правоотношение (а според новата уредба – при невписване на прекратяването на трудовия договор).

Сравнение между стария и новия текст на чл. 226, ал. 2 и 3 (след измененията, обн. в ДВ, бр. 85/10.10.2023 г., в сила от 1 юни 2025 г.):

Според чл. 350, ал. 1 КТ (Отм. – ДВ, бр. 85 от 2023 г., в сила от 1.06.2025 г.) при прекратяване на трудовото правоотношение работодателят е длъжен да впише в трудовата книжка данните, свързани с прекратяването, и да я предаде незабавно на работника или служителя. Ако не го стори, той и виновните длъжностни лица отговарят солидарно пред работника или служителя за претърпените вреди.

Какво означава „незабавно“ по смисъла на чл. 350, ал. 1 КТ? През 2019 г. беше прието Тълкувателно решение на ОСГК на ВКС (ТР № 1/2019 г.), в което съдът се произнесе по въпросите: (1) От кой момент възниква и става изискуемо задължението по чл. 350, ал. 1 КТ на работодателя да предаде незабавно на работника или служителя надлежно оформената трудова книжка след прекратяване на трудовото правоотношение, от кой момент работодателят изпада в забава за изпълнението му, кога и как той се освобождава от последиците на тази забава? (2) Кога е налице незаконно задържане на трудовата книжка по смисъла на чл. 226, ал. 2 КТ и кога възниква правото на работника или служителя да получи, съответно – задължението на работодателя да заплати обезщетението по чл. 226, ал. 2 и ал. 3, изр. 2 КТ? Най-общо, ВКС постанови, че „ … ако работникът или служителят предаде трудовата си книжка на работодателя след деня на прекратяване на трудовото правоотношение, задълженията на работодателя да я оформи и предаде ще станат изискуеми в деня, в който тя му е предадена. Ако по някаква причина работодателят не изпълни в същия ден задълженията си, той изпада в забава.“

Законът, както подчертава неколкократно и ВКС в цитираното Тълкувателно решение, задължава работодателят да действа „незабавно“, т.е. веднага, бързо, без отлагане. Няма значение дали забавата на работодателя да изпълни задължението си се дължи на обективни или субективни причини, организационни затруднения, вина на конкретни длъжностни лица – последицата винаги е възникване на право на обезщетение. Излишно е тук да се коментира дали и доколко законът предлага справедливо решение спрямо работодателите, особено когато те са с по-сложна структура, пространствено отдалечени звена и пр. Често е неизпълнимо оформянето на трудовата книжка в същия или дори на следващия ден, ако тя трябва да бъде изпратена на друго място и/или вписванията да бъдат извършени от съответните длъжностни лица, които може да отсъстват по уважителни причини (командировка, заболяване, отпуск и т.н.).

Впрочем, това несъвършенство на закона създава и нагласи у някои недобросъвестни работници и служители към опити за злоупотреба с право. Практиката познава случаи на умишлено създаване на пречки пред работодателя да върне трудовата книжка след оформянето ѝ, с цел последващо претендиране на обезщетение.

С новата уредба, предвиждаща вписванията да се правят дистанционно, работодателят ще носи отговорност при виновно бездействие, а не при обективна невъзможност да изпълни задължението си. Ще се пресекат и опити на някои работници и служители да бавят получаването на трудовата си книжка чрез „укриване“ от бившия работодател, доколкото извършването на записа няма да налага присъствена среща между страните.

Ж) „Приключване“ на трудовите и служебните книжки на хартиен носител

Съгласно § 24, ал. 1 от ПЗР на Закона за изменение и допълнение на Кодекса на труда в срок до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение в периода от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г. работодателите оформят трудовите книжки на работниците и служителите, като в трудовата книжка с цифри и думи се записва продължителността на трудовия стаж, положен от работника или служителя при него към 1 юни 2025 г., подписва се от главния счетоводител и от работодателя, като се подпечатва с печата му, ако разполага с такъв. След оформянето й трудовата книжка се връща незабавно на работника или служителя. Според ал. 2 на същата разпоредба когато след 1 юни 2025 г. трудовата книжка е изгубена или унищожена, съответната дирекция „Инспекция по труда“ издава нова и вписва данни за трудовия стаж, придобит преди 1 юни 2025 г., въз основа на писмено заявление-декларация на работника или служителя, към което се прилагат удостоверения от работодателите, при които е работил, и други оригинални документи, съдържащи тези данни.

Според § 25 от ПЗР на Закона за изменение и допълнение на Кодекса на труда в срок до 31 декември 2026 г. или при прекратяване на служебното правоотношение в периода от 1 юни 2026 г. до 31 декември 2026 г. органите по назначаване оформят служебната книжка на държавните служители, като в служебната книжка с цифри и думи се записва продължителността на служебния стаж, положен от държавния служител към 1 юни 2026 г. След оформянето й служебната книжка се връща незабавно на държавния служител.

Следователно работодателите, съответно органите по назначаване, ще имат достатъчен срок, в който ще могат да оформят трудовите книжки на работниците и служителите, чиито трудови правоотношения са действащи.

Следва да се обърне внимание, че дори оформянето на трудовите книжки на работниците и служителите да се предприеме в края на законоустановения срок, напр. през месец май 2026 г., в тях се отразява само стажът към 1 юни 2025 г., а не и придобитият през следващите месеци.

Важно е да се отбележи още, че всеки работник или служител, притежаващ хартиена трудова (или служебна) книжка следва да я запази и след окончателното преминаване към електронен трудов запис, тъй като тя запазва своето качество на официален удостоверителен документ.

З) Промени в Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж

С ПМС № 267 от 29 юли 2024 г. са приети и промени в Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж, включително в нейното заглавие. Така в съответствие с промените в Кодекса на труда в посочената наредба ще се съдържа уредба само на въпросите, свързани с трудовия стаж.

С новата ал. 3 в чл. 12 от Наредбата за трудовия стаж, се регламентира, че след 1 юни 2025 г., когато влизат в сила промените в КТ, трудов стаж по Кодекса на труда ще може да се установява и с данните, вписани в единния електронен трудов запис на работника или служителя.[6]

И) За финал – няколко бележки относно качеството на съвременното българско трудово законодателство, които не могат да бъдат „премълчавани“

Като всяка новосъздадена регламентация, и тази реформа на трудовото законодателство не премина без пропуски и грешки. Така например промяната в разпоредбата на чл. 63, ал. 1 КТ не е особено логична, при положение че всеки работник или служител има право на достъп до своя единен електронен трудов запис. Той винаги може и сам да провери дали работодателят е изпълнил задължението си да уведоми компетентните държавни органи за възникналото трудово правоотношение. В крайна сметка една от декларираните цели на приетите промени е облекчаването на административната тежест за работодателите, а всъщност им се възлага връчването на копие от документ, до който работникът или служителят така или иначе има достъп. Аналогични промени са предвидени в задълженията на предприятието, което осигурява временна работа, по чл. 107с КТ.

Сравнение между стария и новия текст на чл. 63, ал. 1 КТ
(след измененията, обн. ДВ, бр. 85 от 10.10.2023 г., в сила от 01.01.2025 г.):

Заглавието на чл. 305а КТ е неточно формулирано, защото не кореспондира със съдържанието на разпоредбата. Тя е озаглавена „Вписване на данни в единния електронен трудов запис от инспекцията по труда“, а още в ал. 1 е предвидено, че данни за продължителността на трудовия стаж, установен със съдебно решение, се вписват в регистъра на заетостта от работодателя, а само при отказ или когато това е невъзможно – от инспекцията по труда.

Механичната замяна на „трудова книжка“ с „(единен) електронен трудов запис“ е довела до някои законодателни абсурди като нормата на чл. 354, ал. 1, т. 5 КТ, според която за трудов стаж се признава и времето, през което не е съществувало трудово правоотношение, в следните случаи: … работникът или служителят е останал без работа поради незаконно задържане на единния електронен трудов запис. Очевидно електронният трудов запис може да е направен или да не е направен, но няма как да е „незаконно задържан“.

Могат да се направят и други критични бележки към уредбата, но същественото е друго: че е направена „революционната“ стъпка за въвеждане на електронната трудова книжка и това следва да бъде приветствано. При това следва да се отчита, че се предвижда създаването на една значителна по обем електронна база данни, съдържаща информация за голям брой физически лица. Ето защо е важно чрез подходящи регулаторни и технически мерки да се гарантира информационната сигурност на този регистър и да се предотврати евентуален нерегламентиран достъп до информацията в него.

Доц. д-р Андрей АЛЕКСАНДРОВ, Институт за държавата и правото при Българската академия на науките, Югозападен университет „Неофит Рилски“ – Благоевград
________
[1] Според цитирания Регламент “електронен документ” означава всяко съдържание, съхранявано в електронна форма, по-специално текстови или звуков, визуален или аудио-визуален запис. ЗЕДЕУУ препраща към Регламента по отношение на дефиницията за електронен документ и допълва, че писмената форма се смята за спазена, ако е съставен електронен документ, съдържащ електронно изявление.
[2] Съгласно чл. 12 изградената информационна система трябва да предоставя възможност за:
1. отчитане и удостоверяване на времето за настъпването на факти с правно значение с точност до година, дата, час, минута и секунда с квалифицирано удостоверение за време;
2. създаване на историческа справка за всички движения, свързани с въвеждане на документи в трудовото досие, както и извършваните операции;
3. установяване на лицата и електронните адреси, от които са извършени операциите по т. 2;
4. проследяване на историята на отпечатани и предоставени преписи от електронните документи в трудовото досие на хартиен носител;
5. връзка с всички поделения на работодателя за регистриране на подадените при тях документи;
6. получаването и изпращането на документи чрез услуга за електронна препоръчана поща, подписани с електронен подпис;
7. изготвяне и обмен в електронен формат на справки, сведения или документи.
[3] Електронен трудов запис се подава при изменение на трудовото правоотношение относно:
а) основанието на трудовия договор;
б) срока на договора, когато е уговорен такъв;
в) размера на основното трудово възнаграждение;
г) кода на заеманата длъжност по Националната класификация на професиите и длъжностите;
д) кода на основната икономическа дейност, в която лицето е заето, съгласно Класификацията на икономическите дейности, утвърдена от Националния статистически институт;
е) мястото на работа;
ж) продължителността на работното време;
з) уговорения платен годишен отпуск;
Електронен трудов запис се подава при изменение на служебното правоотношение относно:
а) основанието на акта за назначаване;
б) срока на акта за назначаване, когато е определен такъв;
в) размера на основната месечна заплата;
г) кода на заеманата длъжност съгласно Класификатора на длъжностите в администрацията по чл. 2, ал. 2 от Закона за държавния служител или съгласно Класификатора на дипломатическите длъжности по чл. 42 от Закона за дипломатическата служба;
д) кода на основната икономическа дейност, в която държавният служител е зает, съгласно Класификацията на икономическите дейности, утвърдена от Националния статистически институт;
е) мястото на работа;
ж) продължителността на работното време;
з) ранга на държавния служител, съответно дипломатическия ранг;
Електронен трудов запис се подава и в случаите на командироване по реда на чл. 121а, ал. 1, т. 1 КТ.
[4] За сравнение, чл. 3 от Наредба № 5 от 29.12.2002 г. за съдържанието и реда за изпращане на уведомлението по чл. 62, ал. 5 от Кодекса на труда предвижда, че уведомление съгласно приложение № 1 се изпраща:
1. в тридневен срок от:
а) сключване на трудовия договор;
б) изменение на трудовия договор, с което се променя длъжността и/или срокът на договора, както и в случаите по чл. 121а, ал. 1, т. 1 КТ;
в) издаване на постановлението по реда на чл. 405а от Кодекса на труда;
г) промяна на работното място на лицето в друго населено място, с която се променя кодът по ЕКАТТЕ на населените места, освен в случаите на командироване в страната или командироване в чужбина по реда на Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина;
2. в седемдневен срок от прекратяване на трудовия договор.
[5] Много служители се вълнуват от темата дали след 01.06.2025 г. работодателите им ще имат възможност да проверят за наличие на сключени трудови договори за допълнителен труд (външно съвместителство). Буквалното тълкуване на приетата уредба говори по-скоро за отрицателен отговор на така поставения въпрос. Според чл. 347а, ал. 4, изр. първо КТ (нов – ДВ, бр. 85 от 2023 г., в сила от 1.06.2025 г.) работодателите имат право на информация за наети от тях работници и служители, въведена от предходни работодатели, определена в наредбата по чл. 62, ал. 5, с изключение на размера на трудовите възнаграждения и обезщетения, които работникът или служителят е получавал при предходни работодатели. Сключеният договор за допълнителен труд следва по време сключения основен трудов договор, т.е. работодателят по договора за допълнителен труд не е „предходен“, а „последващ“. Разбира се, тук трябва да се направи изричната уговорка, че регистърът на заетостта все още не функционира като електронна система и не може да се даде категоричен отговор как ще се визуализира информацията в него за работодателите. Не е изключено при стартирането на регистъра да се установят технически и други пропуски и работодателят все пак да узнае за съществуването на втори трудов договор. Ако изходим от принципа на добросъвестността при осъществяването на правата и задълженията по трудовото правоотношение, заложен в чл. 8, ал. 1 КТ, е по-удачно служителят сам да сподели тази информация, вместо да рискува работодателят да я научи случайно.
[6] Изменена е разпоредбата на чл. 9, ал. 4 от Наредбата за трудовия стаж, която регламентира признаването на трудов стаж, когато през отделни месеци на годината са изработени по-малко от работните дин. В разпоредбата се заличават думите „при петдневна работна седмица и на 25 при шестдневна работна седмица“, за да се постигне съответствие с чл. 136, ал. 1 КТ, който установява единствено петдневна работна седмица. Тези въпроси ще бъдат разгледани по-долу във връзка с трудовия стаж.

_______________