Отчитане на разходите за ваучери за храна

За първи път за ваучерите за храна като социална придобивка със специален данъчен статут заговорихме през 2003 г. (чл. 36а от Закона за данък върху печалбата), но едва през 2007 г. бяха преодолени нормативно различията между Закона за корпоративното подоходно облагане (ЗКПО) и Закона за данъците върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ), във връзка с данъчното третиране по отношение на физическите лица и предприятията. И това ги направи много подходящи за осъществяване на определена социална политика. Още повече че осигурителното законодателство също третира тези разходи като освободени от начисляване на осигурителни и здравноосигурителни вноски, каквито поначало се изискват за социалните разходи.
Днес ваучерите за храна могат да намерят широко приложение в практиката, в зависимост от финансовите възможности на предприятията и добрата воля на ръководствата.

Нормативна уредба
Нормативно разходите за ваучери за храна са регламентирани в:
– чл. 204, 209 и 214 ЗКПО, както и в § 1, т. 35 и 36 от Допълнителните разпоредби на ЗКПО;
– чл. 24, ал. 2, т. 1, б. “е” ЗДДФЛ;
– Наредба № 7 от 09.07.2003 г. на МТСП и МФ за условията и реда за издаване и отнемане на разрешение за извършване на дейност като оператор на ваучери за храна и осъществяване дейност като оператор;
– Наредбата за елементите на възнаграждението и за доходите, върху които се правят осигурителни вноски;
– в някои указания на Министерството на финансите и Националната агенция за приходите.

Същност на разходите за ваучери за храна
Съгласно определението, дадено в § 1, т. 36 от ДР на ЗКПО, ваучерите за храна са вид книжа за замяна, предоставени чрез работодателя на работниците и служителите, включително на тези по договори за управление, които се използват като разплащателно средство в ресторанти, заведения за бързо обслужване и обекти за търговия с храни съгласно сключен договор за обслужване с оператор.
Когато говорим за ваучерите за храна, трябва да правим разлика между тях и “ваучерите за подаръци”, или други случаи, при които извършените разходи се облагат с данък върху разходите и върху тях се начисляват осигурителни вноски по общия ред (ако се документират като социални разходи).

Участници и отношения при предоставянето на ваучери за храна
При издаването и предоставянето на ваучерите за храна вземат участие и формират отношения следните страни:

оператори;
работодатели/възложители;
работници и служители и наети по договори за управление и контрол лица (ползватели);
доставчици (търговци).

Освен посочените в началото нормативни актове, някои от участниците трябва да прилагат разпоредбите на ЗДДС и на Наредба № Н-18 на МФ от 13.12.2006 г. за регистриране и отчитане на продажби в търговските обекти чрез фискални устройства.
За всеки от участниците посочените нормативни актове поставят определени изисквания за документиране и отчитане на приходи, разходи и разчети. В следващите редове ще направим коментар на счетоводното отчитане при някои от участниците.

Документиране и счетоводно отчитане при оператора
Правата и задълженията на оператора на ваучери за храна са регламентирани с Наредба № 7 от 09.07.2003 г. за условията и реда за издаване и отнемане на разрешение за извършване на дейност като оператор на ваучери за храна и осъществяване дейност като оператор, както и с изискванията на чл. 209, ал. 2-6 ЗКПО.
Действията на оператора са характерни за търговската дейност: отпечатване и предоставяне на ваучери за храна, заплащане на получените срещу ваучери храни от търговци, отчитане на комисиона за своята дейност и на възникналите парични потоци.
Счетоводните записвания при оператора имат следната примерна схема:

за получените от работодателя парични средства за отпечатване и предоставяне на ваучери за храна, по определени купюри и на обща сума (по номинал на ваучерите):

Д-т с/ка 503 Разплащателна сметка в левове
К-т с/ка 412 Клиенти по аванси
анал. сметка на работодателя;

за полагащото се възнаграждение по издадена на работодателя фактура (договорена комисиона):

Д-т с/ка 411 Клиенти
К-т с/ка 703 Приходи от продажби на услуги
К-т с/ка 4532 Начислен данък за продажбите;

на база предоставени ваучери от търговци, с които има договореност за приемане на същите, задължението към работодателя се трансформира като задължение към търговеца:

Д-т с/ка 412 Клиенти по аванси
анал. сметка на работодателя
К-т с/ка 401 Доставчици
анал. сметка на търговеца;

за превеждане на търговеца на одобрената сума:

Д-т с/ка 401 Доставчици
К-т с/ка 503 Разплащателна сметка в левове;

при възстановяване от работодателя на неизползвани ваучери, операторът превежда сумата по номинал (с евентуална договорена удръжка за разноски по отпечатването):

Д-т с/ка 412 Клиенти по аванси
анал. сметка на работодателя
К-т с/ка 503 Разплащателна сметка в левове;

ако останат суми по задължението към работодателя, например загубени или унищожени ваучери или ваучери, които не могат да бъдат върнати за подмяна, същите се отнасят в приход:

Д-т с/ка 412 Клиенти по аванси
К-т с/ка 709 Други приходи от дейността.

Операторът отчита паричните потоци по реда на СС 7 – Отчети за паричните потоци. Разходите за отпечатване и разпространение на ваучерите се отчитат като разходи по общия ред по сметки от група 60 Разходи по икономически елементи,срещу полученото възнаграждение за дейността от работодателя.

Документиране и счетоводно отчитане при работодателя

за преведените на оператора средства за отпечатване и предоставяне на ваучери за храна, счетоводното отчитане при рабо-тодателя има следния вид:

Д-т с/ка 402 Доставчици по аванси
анал. сметка на оператора
К-т с/ка 503 Разплащателна сметка в левове;

за получените от оператора ваучери за храна:

Д-т с/ка 509 Други парични средства
анал. сметка Ваучери за храна
К-т с/ка 402 Доставчици по аванси;

за договореното възнаграждение на оператора, по издадена от него фактура:

Д-т с/ка 602 Разходи за външни услуги
Д-т с/ка 4531 Начислен данък за покупките
К-т с/ка 503 Разплащателна сметка в левове;

за разпределение на ваучерите между наетите лица и отчитането им като социални разходи:

Д-т с/ка от група 60 Разходи по икономически елементи
К-т с/ка 421 Персонал
(по списък, съгласно регламентиран вътрешен ред);

при предоставяне на ваучерите на персонала:

Д-т с/ка 421 Персонал
К-т с/ка 509 Други парични средства
анал. сметка Ваучери за храна;

за върнати ваучери на оператора (с изтекъл срок, за подмяна и пр.):

Д-т с/ка 411 Клиенти
К-т с/ка 509 Други парични средства
анал. сметка Ваучери за храна;

съгласно чл. 23, ал. 3 от Наредба № 7 на МФ от 2003 г. работодателят може да поиска от оператора в 30-дневен срок от изтичането на валидността на ваучерите да извърши замяна с нови ваучери по техния номинал. Замяната се отчита по сметка 509 Други парични средства, като се отписват върнатите, а се записват новополучените ваучери;
когато някои работници или служители напуснат предприятието, те трябва да върнат неизползваните ваучери за следващи периоди, съгласно чл. 14, ал. 4 от Наредба № 7 от 2003 г. За тези ваучери се съставят следните статии по способа на “сторното”:
Д-т с/кa от група 60 – Разходи по икономически елементи

К-т с/ка 421 Персонал и
Д-т с/ка 421 Персонал
К-т с/ка 509 Други парични средства;

когато работодателят бракува ваучери поради повреда, загубване или унищожаване, следва да отчете разход по номинала:

Д-т с/ка 609 Други разходи
К-т с/ка 509 Други парични средства
анал. сметка Ваучери за храна.

В края на годината ваучерите за храна се инвентаризират по общия ред и евентуалните липси и излишъци се отчитат по предвидения ред.
Работодателят отчита паричните потоци по реда на СС 7.

Отчитане на ваучерите за храна при търговеца
Ваучерите за храна се ползват като разплащателно средство, заместващо парите. Затова няма особености в сравнение с традиционното отчитане на приходи от търговска дейност и приходи от продажби съобразно изискванията за документиране на продажбите по реда на Наредба № Н-18 на МФ от 2006 г.

за продадени храни срещу представени ваучери, счетоводното отчитане при търговеца е, както следва:

Д-т с/ка 509 Други парични средства
анал. сметка Ваучери за храна
К-т с/ка 702 Приходи от продажби на стоки
К-т с/ка 4532 Начислен данък за продажбите;

съгласно чл. 14 от Наредба № 7 от 2003 г. ползвателите на ваучерите (работниците и служителите) нямат право да получават остатък от ваучер в пари (като разлика между стойността на ваучера и цената на стоката). Ако все пак у търговеца остане такава разлика, той я отчита като приход:

Д-т с/ка 509 Други парични средства
К-т с/ка 702 Приходи от продажби на стоки
(с цената на продадените стоки)
К-т с/ка 4532 Начислен данък за продажбите
К-т с/ка 709 Други приходи от дейността
(разликата);

приетите ваучери срещу продадени стоки се представят на оператора за осребряване в 20-дневен срок, като се съставя следната статия:

Д-т с/ка 411 Клиенти
анал. сметка на оператора
К-т с/ка 503 Други парични средства
анал. сметка Ваучери за храна;

за договореното възнаграждение на оператора, по издадена от него фактура, счетоводното записване е:

за осребрените ваучери от оператора се съставя статията:

Д-т с/ка 503 Разплащателна сметка в левове
К-т с/ка 411 Клиенти
анал. сметка на оператора.

При продажба на стоки срещу ваучери търговецът издава касова бележка и отчита продажба и начислен данък по общия ред. Предлаганата схема за документиране и счетоводно отчитане се позовава на Указание № 3 на МФ от 2003 г., но предприятията могат да внесат подобрения, съобразно своите виждания за организация на счетоводното отчитане.

Евгени РАНГЕЛОВ, магистър по финанси

Етикети: Отчитане на разходите за ваучери за храна