Фирменият етичен кодекс – Елемент на организационната култура

Разяснение

Защо е нужен етичен кодекс във фирмата?

Кодексът е стандарт за добра практика и средство, което унифицира културата на общуването между ръководители, сътрудници, клиенти и бизнес-партньори. Това несъмнено е важна предпоставка за ефективността от съвместната трудова дейност и за формиране на висок имидж на фирмата в обществото, сред клиентите и бизнес-партньорите.
Културата на индивида се проявява в неговото поведение. За ефективното екипно взаимодействие е важно поведението на индивидите в групата да съответства на определени норми и очаквания, които са в основата на организационната култура. Тя, от своя страна, оказва благотворно влияние върху индивидуалното поведение, като разширява и обогатява диапазона на поведенчески реакции на личността.
Етичният кодекс в организацията е основният документ, с който се формира и утвърждава организационна култура. Неговото въздействие е особено силно върху следните компоненти на организационната култура:

• Човешкия капитал – стратегическите и практически компетенции, умения, талант за осъществяване на дейността.
• Информационния капитал – стратегическа информация за поддържане линията на фирмата (стратегията, мисията и визията).
• Организационния капитал:

– културата в организацията – осведоменост на всеки назначен във фирмата и приемане на фирмените ценности, мисия и визия, необходими за реализиране на фирмената стратегия;
– лидерство – наличието на квалифицирани ръководители на всички нива, които мобилизират потенциала на организацията;
– работа в екип – ефективно използване на знания, качества и квалификация като стратегически потенциал.

Разработването и въвеждането на етичен кодекс в организацията би спомогнало за:

• подобряване позиционирането на компанията на пазара, чрез осъществяване на компетентни и необходими за тази цел промени;
• развитие на компетенциите, знанията и уменията и повишаване на организационната култура на работещите;
• създаване на възможности за по-бързо интегриране към пазара на ЕС и по-добро разбиране на социокултурните и финансовите инструменти, подкрепящи тази интеграция.

Етичният кодекс категорично допринася за създаване на общоприети норми на поведение, дава възможност за обективни наблюдения и оценки, обогатява културата на индивида. Организации с утвърден етичен кодекс доказват, че техните служители в по-голяма степен:

• се идентифицират с организацията и успехите на организацията им носят пряка полза;
• служителите възприемат своите интереси като общи с тези на останалите колеги, създава се екипен дух;
• работата е разпределена на база индивидуални умения;
• служителите имат смелостта и разполагат с критериите да оценят и споделят какво наистина мислят за организацията;
• в организацията се поощряват иновативните и творчески предложения;
• служителите усещат смисъла на личната отговорност за своята работа;
• качеството е достатъчно ясно подчертано като аспект на организацията.

За разлика от Правилника за вътрешния трудов ред, който регламентира базисно служебно поведение, Етичният кодекс регулира и формира отношения, ценности, нагласи, култура. Добре е, ако той е разработен в естетична и атрактивна форма – например РPT или друг интересен за разглеждане формат.
В съвременните бизнес организации справянето с организационните промени, с нарастващите изисквания за нови начини на работа и мислене е важен приоритет.
Развитието както на личностите, така и на цялата организация, е това, което гарантира постигането на желаните бизнес-резултати, чрез отговорно ангажиране на хората във фирмата и ефективно управление на нейното развитие.

Какво съдържа принципно всеки етичен кодекс?

Корпоративният кодекс съдържа:

• Преамбюл.
• Корпоративни ценности.
• Правила за взаимодействие с делови партньори, клиенти, доставчици, контрагенти.
• Служебен етикет и правила за делово общуване, които включват:

– общуване в организацията;
– общуване по телефона;
– служебен етикет – общи правила;
– изисквания към външния вид на служителите.

• Други фирмени документи (вътрешни актове), които регламентират трудовото представяне на служителите.

1. Преамбюл – той трябва да даде мотивиращи основания за приемане на кодекса – например всяка съвместна дейност, за да е успешна и ефективна, е необходимо да бъдат съблюдавани единни правила на поведение и норми на взаимодействие. Те почиват на основните ценности на компанията и дори да изглеждат като разбираща се от самосебе си истина означава, че именно такива действия очаква компанията от своите служители. Приемаме, че новият тип организационна култура се основава на откритост, доверие, взаимно уважение, зачитане на личното достойнство и обмен на знания, и е много важен фактор за прехода към съвременна организационна среда. Проявата на уважение към колеги и подчинени е израз на себеуважението на индивида, за разлика от т.нар. организационна антикултура, т.е. присъствие на ключови ценности с обратен знак, например вместо управленска поддръжка – осъществяване на управленско противодействие, вместо откритост – сплетни и доноси, вместо уважение към личността – демонстрации на изкуствен авторитет и т.н.

2. Корпоративни ценности – ранжиране по значимост на онези от тях, които са най-важни за организацията и тяхното точно дефиниране.

Например:
“Професионализъм”:
“Ние се грижим за благополучието на нашата организация, като даваме най-доброто от своите знания, умения и опит. Важен е непрекъснатият стремеж да подобряваме качеството на труда, който полагаме, на продукта, който произвеждаме, на знанията, способностите и културата, които притежаваме.”
“Професионализъм” означава: да се изпълняват компетентно, дисциплинирано и отговорно задълженията. Личните чувства не бива да попречат на честното отношение към ангажиментите й хората, с които работим.”

“Екипност”:
“Представете си торба с професионални части за двигател, частите са нови и лъскави.

Представете си същите части, сглобени в двигател, настроен за работа в състезателна кола. Всяка част от този двигател трябва да бъде здраво затегната за останалите, да се смазва редовно, да и се дава нужното гориво.
С целенасочените усилия на всеки член на организацията трябва да се създаде среда на доверие, взаимно уважение и подкрепа, с ясни планове, перспективи и цели.
Вместо вътрешни борби за власт и влияние, ние ще обединим силните качества и способности на всеки един от нас, така че общият сбор на енергията на екипа да превишава многократно индивидуалните усилия.”
Обикновено всяка организация определя корпоративните ценности, присъщи за нея. Посочените са само примерни.

3. Правила за взаимодействие с делови партньори, доставчици, контрагенти – деловите партньори трябва да бъдат уверени, че взаимодействат с компания със сериозна репутация и съблюдаваща общоприетите норми на делово взаимодействие. Поведението на всеки от служителите формира определена представа у клиента.

Избройте и аргументирайте очакванията си към поведението на служителите в тази ситуация, например:
– да проявяваме сдържаност, такт и точност при изпълнение на приети обещания;
– да не допускаме прояви на високомерие и пренебрежение;
– лично облагодетелстване от работа с клиенти и контрагенти е недопустимо;
– при всички видове взаимодействия важат принципите на отговорност, сътрудничество, взаимно уважение и поддържане репутацията на компанията като надежден партньор.

4. Служебен етикет и правила за делово общуване

Правилата в общуването правят образа на организацията “пълнокръвен” и разбираем за нейните членове. Като правило всяка компания цели изграждане на дългосрочни и ефективни взаимоотношения както с членовете на екипа, така и със своите клиенти.
Кодексът може да опише и регламентира общуването по телефона, по електронна поща, общуването с колеги при наличието на външен посетител и пр., в зависимост от необходимостта от формализиране на поведението в организацията.
Формулирайте общи правила за поведение в организацията, правила за провеждане на съвещания и делови срещи и др.

Например:
Общи правила
Организацията изгражда взаимоотношенията със служителите си на основата на:Ш Взаимна отговорност и лоялност.

• Колегиално съдействие.
• Разбиране.
• Контрол над работата.
• Спазване на йерархията в организационните взаимоотношения.
• Уважение и признание.
• Добросъвестно изпълнение на служебните ангажименти.
• Спазване на деловия етикет.
• Поддържане репутацията на компанията на високо ниво.

Правила за провеждане на съвещания

Съвещанията, инструктивните срещи и др. са необходим елемент на съвместната работа и трябва да отговарят на изисквания за ефективност. Ето защо, е необходимо:

• своевременно оповестяване на срещата – не по-късно от 1 час преди уговореното време;
• винаги да се определя точно целта на събирането;
• закъснението да се третира като проява на неуважение към колегите;
• на официални срещи мобилните телефони да бъдат настроени на беззвучен режим.

Общуване на работното място

• Организацията приема за недостойни личните намеци и недружелюбното поведение.
• Критиките, несъгласията и споровете се решават с цивилизовани методи в открито общуване.
• Общуването с колеги на работното място трябва да е съобразено с обстоятелството да не се пречи на останалите.

Облеклото и поведението в офиса са средства да подчертаем нашата принадлежност към една уважаваща се общност. Предпочитан стил на обличане в компаниите е елегантно-делови, в ежедневното облекло за работа.

Той предполага:

• За мъжете – панталон, риза, вратовръзка, сако, тънък кашмирен пуловер – изключва дънки, джинси, спортни обувки, яке и др.
• За жените – пола с дължина около коляното, панталон, делова блуза (с ръкав и яка), тънка кашмирена блуза, блуза от трико, шемизета, рокля в дневен делови стил, сако – неприемливи са дълбоки деколтета, къси поли, къси блузи, прозрачни дрехи, вълнени спортни пуловери, тениски, потници, чехли и прекалено отворени обувки, спортни обувки и дрехи.

Официално-делови. На официални и делови срещи – костюм с вратовръзка (за мъжа), сако или делова блуза, рокля (за жената).

Спортно-елегантен стил (дънки, със сако и риза, спортен пуловер) е допустим за обикновен работен петък, ако не се предвиждат делови срещи.

Наивно е човек да смята, че е научил всичко необходимо. Понякога най-неочаквано се налага да се учат неща, за които доскоро сме смятали, че не се отнасят до нас.
На страниците на професионалните бизнес-списания много често се появява понятието “dress code”. Това са правила в етикета на облеклото, приети норми и представи за това как трябва да бъде облечен човек в представителни случаи – делови преговори и фирмени срещи.
В “големия бизнес” това са и изисквания към облеклото на служителите и сътрудниците в офиса. В големите корпорации изискванията са много строги, те определят не само как трябва да е облечен служителят, но понякога и процентното съдържание на полиестера в плата, от който е ушит костюмът му. В някои случаи, за неспазване на тези изисквания, предвиденото наказание е уволнение.

На етичния кодекс трябва да се гледа като на ежедневно ръководство за професионално поведение, с убеждението, че:

• споделените ценности ще улеснят съвместната работа и ще направят по-щастлив работния ден;
• ще помогне за социализацията на новопостъпили колеги;
• ще подпомогне социалната адаптация на всички служители, като засили чувството за принадлежност към една общност.

Никога не е късно да си кажем: “Добре дошли в света на бизнес-етиката и успеха!”
Всяка съвместна дейност, за да е успешна и ефективна, е необходимо да бъдат съблюдавани единни правила на поведение и норми на взаимодействие. Те почиват на основните ценности на компанията и дори да изглеждат като разбираща се от самосебе си истина, именно такива действия очаква компанията от своите сътрудници.

Емилия ДОЙЧЕВА, мениджър “Управление и развитие на персонала”