Списание „Труд и право“, 2025 г., бр. 2
В „Държавен вестник“, брой 8 от 28.01.2025 г., е обнародвано Постановление № 9 на Министерския съвет (ПМС) от 24 януари 2025 г. за изменение и допълнение на Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина (НСКСЧ).
Промените в НСКСЧ влизат в сила от 1 февруари 2025 г. и ще се спрем на тях в следващите редове.
В мотивите за необходимостта от приемане на промени в наредбата са посочени направените препоръки в одитен доклад от Службата на Генералния секретариат на Съвета на Европейския съюз (ЕС). Според Решение № 54/18 на генералния секретар на Съвета относно устния превод за Европейския съвет, Съвета и неговите подготвителни органи и относно възстановяването на пътни разходи на делегати на държавите членки на ЕС и правилата за неговото прилагане, Службата на Генералния секретариат на Съвета на ЕС, която отговаря за пътните разходи на делегатите, е упълномощена да извършва последващи проверки, за да провери по-специално оправдателните документи и правилното прилагане на правилата за възстановяване на пътните разходи на делегатите.
През април 2024 г. Службата на Генералния секретариат на Съвета на ЕС, която отговаря за устния превод за Европейския съвет, Съвета и неговите подготвителни органи и за възстановяването на пътните разходи на делегати на държавите членки на ЕС, е извършила последваща проверка в гр. София в Министерството на финансите за правилното прилагане на правилата за възстановяване на пътните разходи. Общата оценка от одита е силно положителна, като се препоръчват мерки за насърчаване участието на българските делегати в работата на подготвителните органи на Съвета на ЕС. В одитния доклад се отбелязва, че на държавите членки на ЕС е предоставена възможност да отчитат и съответно да подлежат на възстановяване от бюджета на ЕС както разходите за отвеждащия до гр. Брюксел или гр. Люксембург транспорт и обратно, и направените нощувки по време на престоя, така и разходите за градски транспорт от дома или работното място до летището и обратно в страната на произход, както и в града на заседанието (Брюксел или Люксембург), в това число разходи за метро, влак, автобус, такси и др., и разходи за медицинска застраховка на командированите служители за времето на командироване.
В резултат на гореизложеното, в чл. 18 НСКСЧ е създадена нова ал. 4, която предвижда, че ал. 1 от същата разпоредба не се прилага за разходите за транспорт, които се отчитат и възстановяват по реда на раздел VI, т.е. разходите за градски транспорт вече не са за сметка на командированите служители като част от дневните и ще подлежат на възстановяване на командированите служители от командироващото ведомство.
В Раздел VI от НСКСЧ е уредено централизираното отчитане на разходите за участие в заседанията на работните органи на Съвета на ЕС. Съгласно чл. 41 от наредбата, с този раздел се определя редът за централизирано отчитане на разходите за участие на представители на българските ведомства в заседания на работните органи на Съвета на ЕС (за краткост „работните органи на Съвета“). Този ред се отнася за пътните разходи и за разходите по ал. 3, 4, 6 и 7, направени за участие на представители на българските ведомства в заседания на работни органи на Съвета, които попадат в обхвата на действащото към момента на пътуването решение на Генералния секретар на Съвета/Върховен представител за Общата външна политика и политика на сигурност относно възстановяване на пътни разходи за делегати на членовете на Съвета с неговите изменения и допълнения и правилата за прилагането му.
Съгласно чл. 41, ал. 3 НСКСЧ се отчитат разходи за градски транспорт (автобус, тролейбус, трамвай и метро) в рамките на гр. София от работното място или от дома на командирования до летището и обратно, с изключение на случаите по чл. 80 от Закона за Държавна агенция “Национална сигурност” и чл. 185 от Закона за Министерството на вътрешните работи. Член 80 от Закона за Държавна агенция “Национална сигурност” предвижда при изпълнение на служебните си задължения държавните служители в агенцията да пътуват безплатно в обществения градски транспорт, а чл. 185 от Закона за Министерството на вътрешните работи – при изпълнение на служебните си задължения служителите по чл. 142, ал. 1 и 3 пътуват безплатно в обществения градски транспорт при условия и по ред, определени със заповед на министъра на вътрешните работи. Безплатните пътувания на служителите по ал. 1 се извършват с превозен документ (карта) по образец, утвърден със заповед на министъра на транспорта, информационните технологии и съобщенията.
Отчитат се разходи за градски транспорт (влак, автобус, тролейбус, трамвай и метро) за гр. Брюксел или гр. Люксембург от летището до мястото за настаняване или мястото на заседанието и обратно в дните на заминаване и пристигане. Разходите се признават след представен документ по чл. 45, т. 5.
Съгласно чл. 41, ал. 4 НСКСЧ при обективна и/или обоснована невъзможност да бъде ползван градски транспорт за придвижване от работното място или дома на командирования до летището и обратно, в рамките на гр. София, както и за гр. Брюксел или гр. Люксембург, от летището до мястото за настаняване или мястото на заседанието и обратно, или за времето извън работното време на градския транспорт в дните на пристигане и заминаване, командированият служител може да ползва транспорт, извън изброените в ал. 3.
В тези случаи в заповедта за командировка се посочват видът на транспортното средство и приблизителният размер на разхода.
Когато необходимостта е възникнала след издаване на заповедта за командировка, разходът се признава след представяне на разходооправдателен документ и одобрение от страна на командироващото ведомство.
Разходите по ал. 3 и 4 се възстановяват на командированото лице от командироващото ведомство.
На отчитане подлежат и разходите за медицинска застраховка на командированото лице за периода на командироване (чл. 41, ал. 5 НСКСЧ).
В изрично упоменати случаи, при условията и в рамките на лимитите, установени в правилата за прилагането на действащото решение на Генералния секретар, се отчитат и направените разходи за до две нощувки (чл. 41, ал. 7 НСКСЧ).
В мотивите за приемане на промените е посочено, че възстановяването на средствата за вътрешен транспорт на служителите няма да доведе до допълнителни разходи за държавния бюджет, тъй като средствата за разходите по реда на раздел VI НСКСЧ се превеждат авансово от бюджета на ЕС два пъти годишно в държавния бюджет на Република България. Следва да се отбележи, че България е използвала съответно 31% и 39% от предвидените за 2022 г. и 2023 г. финансови средства за България. Също така, както и досега, задължението е на ведомствата да предвиждат разходите за командироване на служителите за участие в заседанията на подготвителните органи към Съвета на ЕС в контекста на планиране на годишните си бюджети. С промените се цели, от една страна, предоставяне на възможност за повишаване усвояването на полагащите се на България финансови средства в бюджета на ЕС, а от друга – възстановяване на разходи на командировани служители, което да мотивира повече българските делегати да вземат участие в заседанията на подготвителните органи на Съвета на ЕС. Това би допринесло за повишаване на професионалния опит и по-успешната защита на националния интерес в рамките на Съвета на ЕС.
В допълнение, с наредбата се актуализира и списъкът с необходими документи за отчитане на командировките по реда на раздел VI от НСКСЧ, като са приети и съответните промени в приложенията към наредбата.
Съгласно чл. 45 НСКСЧ, в 10-дневен срок след завръщането си от командировка командированото лице отчита участието си в командировката, като представя на координиращия служител по чл. 43, ал. 1 следните документи:
1) контролен лист съгласно приложение № 4;
2) копие на дневния ред на заседанието;
3) заповед за командировка на командированото лице;
4) разходооправдателни документи за закупуване на билети за самолет, влак, автобус, удостоверяващи стойността на билетите в левове или чужда валута, билетите и бордните карти;
5) разходооправдателни документи за ползван градски транспорт съгласно чл. 41, ал. 3 (билет, извлечение от банкова или платежна сметка) или разходооправдателни документи за ползван транспорт в случаите по чл. 41, ал. 4, удостоверяващи стойността на направения разход в левове или чужда валута;
6) в случаите, когато е ползван служебен автомобил – разходооправдателни документи, удостоверяващи стойността на пътуването в левове или чужда валута;
7) документ за сключена медицинска застраховка на командированото лице;
8) присъствен лист от Портала на делегатите на Съвета на Европейския съюз или декларация по образец на Генералния секретариат на Съвета на Европейския съюз за уточняване на причината делегатът да не се е регистрирал в Портала на делегатите на Съвета на Европейския съюз;
9) разходооправдателен документ за направени разходи за нощувки за случаите по чл. 41, ал. 7 на името на командирования служител, удостоверяващ стойността на нощувката/нощувките в левове или в чужда валута.
Контролният лист, съгласно Приложение № 4 към НСКСЧ, съдържа:
1. Дневен ред на заседанието.
2. Заповед за командировка.
3. Разходооправдателен документ за закупуване на билет за самолет, влак и/или автобус; билети за влак, за автобус и/или за самолет и бордни карти.
4. Документи за ползван градски транспорт или такси за градовете София, Брюксел, Люксембург.
5. Разходооправдателни документи за ползван служебен автомобил.
6. Документ за сключена медицинска застраховка.
7. Присъствен лист от Портала на делегатите на Съвета на ЕС или декларация по образец на Генералния секретариат.
8. Разходооправдателен документ за нощувка/нощувки.
Ръководителите на ведомства – първостепенни разпоредители с бюджет, и на Българската народна банка, представители на които участват в заседания на работните органи на Съвета, определят координиращ служител по отчитане на разходите за участие в заседанията на работните органи на Съвета (чл. 43, ал. 1 НСКСЧ).
С промените в наредбата са прецизирани и съответните разпоредби, свързани с дейността на звеното в МФ, изпълняващо ролята на координатор по централизираното отчитане на разходите за участие в заседанията на работните органи на Съвета на ЕС.
Съгласно чл. 42 НСКСЧ дирекция “Европейски въпроси и политики” на Министерството на финансите изпълнява функциите на централно координиращо звено, отговорно за централизираното отчитане за целите на раздел VI и за съхранение на документите по чл. 47 за реализираните разходи за участие на българските делегати в заседанията на работните органи на Съвета на ЕС при условията на действащото решение на Генералния секретар. Директорът на дирекцията определя служител, отговорен за централизираното отчитане за целите на раздел VI и за съхранение на документите по чл. 47.
Координиращият служител в рамките на ведомството, в което е назначен, отговаря за пълното, достоверното и своевременното предоставяне на необходимите документи пред дирекцията по чл. 42, ал. 1 за отчитане на разходите, свързани с участие в заседанията на работните органи на Съвета на служителите от съответното ведомство и на служителите от администрациите на второстепенните разпоредители с бюджет към съответния ръководител на ведомство (чл. 43, ал. 2 НСКСЧ).
По реда на чл. 46 НСКСЧ координиращият служител по чл. 43, ал. 1 проверява дали заседанията, за които са направени разходи, попадат в обхвата на съответното приложение към действащото решение на Генералния секретар. Представените по чл. 45 документи се съхраняват от съответното ведомство в съответствие с изискванията на националното законодателство, като срокът за съхранение не може да бъде по-кратък от 5 години.
Координиращият служител по чл. 43, ал. 1 изготвя всеки месец обобщена информация по образец на Генералния секретариат на Съвета на ЕС за направените разходи от служителите на съответното ведомство въз основа на предоставените по чл. 45 документи.
Съгласно чл. 47 НСКСЧ, до 15-о число на всеки месец координиращият служител по чл. 43, ал. 1 представя в дирекцията по чл. 42, ал. 1 по официален път копия на отчетните документи по чл. 45 и обобщената информация по чл. 46, ал. 2, която се изпраща и по електронен път. Документите се съхраняват централизирано в дирекцията по чл. 42, ал. 1, като срокът за съхранение не може да бъде по-кратък от 5 години.
На основание чл. 48 НСКСЧ, служителят по чл. 42, ал. 2 проверява дали представените по чл. 47 документи отговарят на изискванията на действащото решение на Генералния секретар.
В съответствие с изискванията на действащото решение на Генералния секретар най-късно до два месеца след края на съответната бюджетна година дирекцията по чл. 42, ал. 1 изпраща до Генералния секретариат на Съвета на ЕС декларация по образец на Генералния секретариат на Съвета на ЕС, включваща всички разходи, които са били извършени и отчетени през предходната година и подлежат на възстановяване от бюджета на ЕС от определения за Република България фиксиран бюджет, предвиден за съответната бюджетна година (чл. 49 НСКСЧ).
В заключение ще обърнем внимание, че Министерството на финансите публикува на интернет-страницата си документите и образците, необходими за централизираното отчитане на разходите за участие в заседанията на работните органи на Съвета (чл. 50 НСКСЧ).
Мариана ВАСИЛЕВА, юрист в администрацията на Министерския съвет
