Разяснение
Както вече коментирахме на страниците на списанието през изминалата година, в „Държавен вестник“, брой 57 от 28.07.2015 г. бе обнародвана нова Наредба за паричните обезщетения и помощи от държавното обществено осигуряване (НПОПДОО), която отмени действащата до края на 2015 г. Наредба за изчисляване и изплащане на паричните обезщетения и помощи от държавното обществено осигуряване (НИИПОПДОО).
С новата наредба се въведе нов ред и начин за подаване в НОИ на документите и данните за изплащане на паричните обезщетения при болест, трудоустрояване и майчинство и нови образци на документи.
Наредбата е в сила от 01.01.2016 г., с изключение на две разпоредби – на чл. 18 и 19, които влязоха в сила от 01.12.2015 г. и които регламентират регистрирането на потребителите на уеб-услугите на НОИ, които ще подават данни по електронен път, и упълномощаването на други лица да подават данни по електронен път от името на задълженото по НПОПДОО лице. Фактическото подаване на документите и данните по новия ред започна от 01.01.2016 г.
Кое е новото в НПОПДОО в сравнение с отменената наредба?
1. Нови образци на документи – декларации и заявления-декларации, Приложения от № 1 до 8 включително, с които осигурените лица заявяват пред осигурителите си искане за изплащане на обезщетения от ДОО и декларират обстоятелства и промени в обстоятелствата, свързани с изплащането на обезщетенията.
2. Нови образци на документи – удостоверения, Приложения № 9, 10 и 11, които осигурителите/самоосигуряващите се лица представят в НОИ във връзка с изплащането на обезщетенията на лицата.
3. Нов ред и начин за представяне на документите и данните в НОИ.
4. Нов канал за подаване на данни в НОИ за изплащане на обезщетенията – по електронен път, с квалифициран електронен подпис (КЕП).
5. Нови образци на документи, с които лицата заявяват пред ТП на НОИ искане за изплащане на обезщетения за периодите след приключване на производство по ликвидация или прекратяване на осигурителя (заявление-декларация Приложение № 15) и на помощите – при смърт на осигуреното лице (заявление-декларация Приложение № 17) и за инвалидност (заявление-декларация Приложение № 16).
6. Нов срок за представяне в НОИ на документи и данни от осигурителите/самоосигуряващите се лица за изплащане на обезщетенията – до 10-о число на месеца.
7. Нов срок от 01.07.2016 г. за изплащане на паричните обезщетения и помощите от ДОО на правоимащите лица – до 10 работни дни от получаване в НОИ на документите и данните от органите на медицинската експертиза и от осигурителите/самоосигуряващите се лица.
8. Нов срок за служебно преизчисляване от НОИ на изплатените парични обезщетения – до 30 юни на годината, следваща годината, за която се отнасят.
Какво не се променя в НПОПДОО в сравнение с отменената наредба?
1. Разпоредбите за изчисляване и изплащане на паричните обезщетения.
2. Редът и начинът за представяне в ТП на НОИ на документите за изплащане на обезщетения за периодите след приключване на производство по ликвидация или прекратяване на осигурителя и помощите – при смърт на осигуреното лице и за инвалидност.
3. Прецизирани са разпоредбите за паричните обезщетения и помощи при прилагане на европейските регламенти и международните договори в областта на социалната сигурност.
Важно е да се знае, че задължени да подават документи и данни лица по НПОПДОО са:
1. осигурителите, техните клонове и поделения;
2. дружествата – за съдружниците в търговски дружества, за собствениците на ЕООД и за физическите лица – членове на неперсонифицирани дружества, които се осигуряват чрез дружествата;
3. самоосигуряващите се лица – еднолични търговци; лица, регистрирани като упражняващи свободни професии или занаятчийска дейност, регистрираните земеделски стопани и тютюнопроизводителите;
4. осигурителните каси;
5. упълномощените лица, които могат да бъдат както юридически лица (търговски дружества, „счетоводни къщи“ и други) и еднолични търговци, така и физически лица – счетоводители, регистрирани като упражняващи свободни професии, физически лица, притежаващи КЕП и др.
Какви документи попълват и представят лицата на осигурителите си за изплащане на паричните обезщетения при болест, трудоустрояване и майчинство?
За отпускане и изплащане на паричните обезщетения за временна неработоспособност, при трудоустрояване и бременност и раждане до 135 календарни дни както и досега е необходимо лицата да представят на осигурителите си издадените им от органите на медицинската експертиза болнични листове или да ги уведомят за тях до два работни дни от издаването. Към болничния лист за майчинство след 42-рия ден от раждането и за случаите по чл. 167 от Кодекса на труда (при тежко заболяване или смърт на майката или при смърт на майката и/или на бащата на детето) лицето задължително попълва и представя на осигурителя си и декларация за обстоятелствата за изплащане на парични обезщетения за временна неработоспособност, бременност и раждане, и трудоустрояване по болнични листове, Приложение № 1 към НПОПДОО. Освен за деклариране на обстоятелства, тази декларация е предназначена и за деклариране на личната банкова сметка на лицето, по която от НОИ се превеждат дължимите парични обезщетения. Важно е да се знае, че ако лицето вече има декларирана банкова сметка в НОИ, не е необходимо при първото представяне на болничен лист след 31.12.2015 г., тя отново да се декларира с новото Приложение № 1.
При промяна в обстоятелствата, свързани с изплащането на паричните обезщетения и при промяна на банковата сметка, лицата трябва да попълнят и представят на осигурителя си нова декларация, Приложение № 1, в срок до 3 работни дни от промяната, със съответните доказателства към нея (например документ с данни за новата банкова сметка, протокол на ЛКК за тежкото заболяване на майката и др.).
За паричните обезщетения при бременност и раждане, извън тези по болничен лист, за отглеждане на малко дете и при осиновяване на дете от 2- до 5-годишна възраст, както и досега е необходимо работодателят да е разрешил съответния вид отпуск, а лицето да е попълнило на хартиен носител и да е представило пред работодателя/осигурителя си заявление-декларация по образец Приложение от № 2 до 8 в зависимост от вида на обезщетението и конкретния случай. В тези заявления-декларации лицата декларират и личните си банкови сметки, ако такива не са декларирани вече в НОИ.
При промяна на банковата сметка и при промяна в обстоятелствата, свързани с изплащането на паричните обезщетения, лицето е длъжно в срок до 3 работни дни от промяната да попълни и представи на осигурителя си ново заявление-декларация и да приложи съответните доказателства (ако има такива) в зависимост от конкретния случай.
Важно е да се знае, че от 01.01.2016 г. отпадна необходимостта лицата да представят към заявления-декларациите каквито и да било документи, предвид това, че изплащането на обезщетенията от ДОО се обвързва с ползването на разрешения от работодателя отпуск. В тази връзка е от изключителна важност да се отбележи, че е необходимо работодателите/осигурителите да изискват при разрешаването на съответния вид отпуск всички документи, необходими за разрешаването му съгласно Наредбата за работното време, почивките и отпуските, и да съхраняват тези документи в досиетата на лицата за проверка от контролните органи на НОИ.
И по реда на новата наредба осигурителите са длъжни да завеждат в отделен дневник представените от осигурените лица и от лицата по чл. 4, ал. 9 КСО (съпрузите на лицата, регистрирани като упражняващи свободна професия и/или занаятчийска дейност, на регистрираните земеделски стопани и тютюнопроизводителите) болнични листове, заявления-декларации и други документи. Осигурителите са задължени да съхраняват тези документи за срок от 5 години, считано от 1 януари на годината, следваща годината на представянето им, с оглед осъществяването на последващ контрол от контролните органи на НОИ.
Какви документи са необходими на самоосигуряващите се лица за изплащане на паричните обезщетения за болест и майчинство?
1. Болничен лист за изплащане на паричните обезщетения за временна неработоспособност и за бременност и раждане до 135 календарни дни.
2. Декларация по образец Приложение № 1 към НПОПДОО за болничните листове за майчинство след 42-ия ден от раждането и за случаите по чл. 167 от Кодекса на труда (при тежко заболяване на майката и при смърт на майката и/или бащата на детето).
Съдружниците в търговски дружества, собствениците на ЕООД и физическите лица – членове на неперсонифицирани дружества, представят тези документи в дружествата, чрез които се осигуряват и те се съхраняват от дружествата. Останалите самоосигуряващи се лица съхраняват болничните листове и декларациите, Приложение № 1 сами, при себе си или в осигурителните каси, когато членуват и се осигуряват чрез осигурителна каса.
За изплащане на паричните обезщетения по майчинство, извън тези по болничен лист, самоосигуряващите се лица попълват единствено удостоверение, Приложение № 11 към НПОПДОО на хартиен носител. Съдружниците в търговски дружества, собствениците на ЕООД и физическите лица – членове на неперсонифицирани дружества, представят в дружествата, чрез които се осигуряват, удостоверение, Приложение № 11 и другите документи в зависимост от конкретния случай (например документ от родилното заведение за изписване на детето, документ за настойничество и др.). Документите се съхраняват от дружествата. Останалите самоосигуряващи се лица съхраняват документите сами, при себе си, или в осигурителните каси, когато членуват и се осигуряват чрез осигурителна каса.
Срокът за съхраняване на документите и доказателствата към тях е 5 години, считано от 1 януари на годината, следваща годината, в която е поискано изплащането на обезщетението.
От 01.01.2016 г. отпадна необходимостта осигурителите да представят в ТП на НОИ заявленията-декларации на лицата. За отпускане и изплащане на паричните обезщетения на осигурените лица в НОИ се представят единствено удостоверения, Приложения № 9 – за болничните листове при болест, трудоустрояване и при бременност и раждане до 135 календарни дни и Приложение № 10 за заявленията-декларации от лицето за бременност и раждане, за отглеждане на малко дете и при осиновяване на дете от 2- до 5-годишна възраст.
Когато лицето е осигурено по повече от едно правоотношение/основание за осигуряване при един и същ осигурител, за всеки издаден болничен лист осигурителят представя отделни удостоверения, Приложение № 9 за всяко едно от правоотношенията или основанията за осигуряване.
Ако лицето е осигурено по повече от едно правоотношение/основание за осигуряване при един и същ осигурител, за всяко заявление-декларация при бременност и раждане на дете осигурителят представя отделни удостоверения, Приложение № 10 за всяко едно от правоотношенията или основанията за осигуряване.
За изплащане на парично обезщетение въз основа на болничен лист самоосигуряващите се лица – лично или чрез осигурителните каси, в които членуват, а съдружниците в търговски дружества, собствениците на ЕООД и физическите лица – членове на неперсонифицирани дружества – чрез дружествата, чрез които се осигуряват, представят в НОИ само удостоверение, Приложение № 9 с данни относно правото на парично обезщетение.
Ако болничните листове се обжалват от осигурителите или от самоосигуряващите се лица по реда на чл. 112 от Закона за здравето, удостоверенията, Приложение № 9, се представят в НОИ след приключване на производството по обжалването на болничните листове, ако те бъдат потвърдени.
За изплащане на паричните обезщетения за майчинство, извън тези по болничен лист, самоосигуряващите се лица – лично или чрез осигурителните каси, в които членуват, а съдружниците в търговски дружества, собствениците на ЕООД и физическите лица – членове на неперсонифицирани дружества – чрез дружествата, чрез които се осигуряват, представят в НОИ само удостоверение, Приложение № 11 с данни относно правото на парично обезщетение.
От 01.01.2016 г. удостоверенията, Приложения № 9, 10 и 11 за отпускане и изплащане на паричните обезщетения се представят в НОИ в следните срокове:
- от осигурителите, техните клонове и поделения и осигурителните каси – до 10-о число на месеца, следващ месеца, през който осигуреното лице е представило документите за изплащане на обезщетението на осигурителя;
- от самоосигуряващите се лица, дружествата, чрез които се осигуряват съдружниците в търговски дружества, собствениците на ЕООД и физическите лица – членове на неперсонифицирани дружества, и осигурителните каси – до 10-о число на месеца, следващ месеца, през който е издаден болничният лист, съответно до 10-о число на месеца, следващ месеца, от който се иска изплащане на обезщетението.
При промяна на обстоятелствата, свързани с изплащане на обезщетенията и при промяна на личната банкова сметка на лицето, осигурителите представят нови удостоверения, Приложения № 9 и 10 – в срок до 3 работни дни от получаване на декларация или заявление-декларация от лицето или от настъпване на съответните обстоятелства.
При промяна в обстоятелствата, свързани с изплащането на обезщетенията на самоосигуряващите се лица, включително и при промяна на банковата сметка за изплащането им, се представя ново удостоверение, Приложение № 9 или 11. Срокът за представяне в НОИ на Приложения № 9 или 11, с данни за промяна в обстоятелствата от самоосигуряващите се лица/дружествата е до 3 работни дни от промяната на обстоятелствата, свързани с изплащането на паричното обезщетение.
Новият ред за представяне в НОИ на удостоверенията, Приложения № 9, 10 и 11, се изразява в следното
1. До два броя удостоверения, без значение кое е удостоверението – Приложение № 9, 10 или 11 могат да се представят и на хартиен носител в съответното ТП на НОИ.
2. Повече от две удостоверения се представят само на електронен носител в съответното ТП на НОИ или по електронен път в НОИ, а повече от десет удостоверения се представят само по електронен път в НОИ.
3. Осигурителните каси представят в НОИ удостоверенията за изплащане на паричните обезщетения само по електронен път в НОИ.
Удостоверенията, Приложения № 9, 10 и 11, на хартиен или на електронен носител, се представят в съответното ТП на НОИ с придружително писмо по образец, съгласно Приложение № 12 към НПОПДОО, на хартиен носител, в два екземпляра, което се подписва и подпечатва от представляващия осигурителя/дружеството или негов представител и от самоосигуряващото се лице. Самоосигуряващите се лица, които нямат печат, само подписват придружителното писмо. Единият екземпляр се връща на приносителя му, а другият остава в ТП на НОИ.
След получаване на удостоверенията ТП на НОИ издава справка за приетите и върнати документи по образец, съгласно Приложение № 14. Справката се издава, подписва и подпечатва от длъжностното лице в съответното ТП на НОИ и се връчва на приносителя на документите.
При получаване на данните от удостоверенията по електронен път на електронния адрес на регистрирания потребител, подал данните, се изпраща съобщение с достъп до съдържанието на справката за приетите и върнатите данни.
Полезно е да се знае, че след приемане на удостоверение, с което се представят данни, съответното удостоверение може да се представи отново в НОИ само с попълнен код за корекция или с код за заличаване, т.е. не се допуска приемане в НОИ на „дублирани“ данни, с изключение на случаите, в които се подават данни за промяна в обстоятелствата.
Какво трябва да знаят задължените лица, с оглед подаването на удостоверенията от 01.01.2016 г.?
1. Да са запознати с разпоредбите на Наредбата за паричните обезщетения и помощи от държавното обществено осигуряване.
2. Да са запознати с всички образци на документи, приложения към наредбата, за да могат да ги предоставят на хартиен носител за попълване от осигурените лица/самоосигуряващите се лица.
3. Да изберат начина на подаване на документите/данните – на хартиен или електронен носител или по електронен път.
4. Да изберат от кого ще се подават данните – от самите задължени лица или от упълномощени лица.
5. Да изберат с какъв програмен продукт ще работят и да се направи инсталиране и настройка на този продукт.
6. Да се снабдят с КЕП, ако не разполагат с такъв – за подаване на данните по електронен път.
7. Ако данните ще се подават чрез упълномощаване на лицето, избрано да представя данните от името на задълженото лице, е необходимо да се извърши регистрация на упълномощаването – на упълномощените лица и техните упълномощители.
8. Да се запознаят с ръководството за работа с уеб-приложението на интернет-страницата на НОИ, както и с режимите за регистрация на потребителите на уеб-услугите на НОИ.
9. Да се регистрират като потребители на уеб-услугите на НОИ – за подаване на данните по електронен път. Регистрацията се извършва онлайн, чрез уеб-приложение, достъпно през интернет-страницата на НОИ, с КЕП. Ако осигурителят/самоосигуряващото се лице или дружеството сами ще подават данните, самите те се регистрират като потребители на уеб-услугите на НОИ. В случай че данните ще се подават от упълномощени от тях лица, регистрацията на потребител в НОИ се прави от упълномощеното лице. Регистрация на потребител – юридическо лице или осигурителна каса се извършва с валиден КЕП, съдържащ ЕИК и наименование на юридическото лице или осигурителната каса. Регистрация на потребител – физическо лице се извършва с валиден КЕП, съдържащ единен граждански номер/личен номер на чужденец и трите имена на лицето. Регистрация на потребител – едноличен търговец се извършва с валиден КЕП, съдържащ ЕИК и наименование на едноличния търговец или ЕГН/ЛНЧ и трите имена на лицето.
Регистрацията на потребител е еднократна и е необходимо да се извърши, когато данните ще се подават по електронен път, независимо от начина, по който ще се подават – чрез външен програмен продукт, чрез попълване на форми на интернет-страницата на НОИ или чрез подаване на предварително изготвен файл през интернет-страницата на НОИ. Важно е да се знае, че един и същи субект, с един и същ КЕП може да направи регистрации на потребител в различни качества (да се регистрират различни видове потребители). При продължаване срока на валидност на КЕП, със същите идентификационни данни (ЕГН/ЛНЧ, БУЛСТАТ, автор), автоматично в НОИ се обновяват новите данни от КЕП при първото му използване и не се налага да се извършва пререгистрация на КЕП. При издаване на нов КЕП, с променени идентификационните данни, се прави нова регистрация на потребителя.
Подаването на удостоверенията по електронен път може да се извърши по няколко начина:
- чрез уеб-приложение, достъпно през интернет-страницата на НОИ;
- чрез използване на програмен продукт, който се разпространява безплатно от НОИ;
- чрез собствен или друг програмен продукт, отговарящ на функционалните изисквания, структура и формат на данните, утвърдени със заповед на управителя на НОИ и публикувани на интернет-страницата на НОИ;
- чрез подаване на предварително изготвени файлове през локална програма през уеб-приложението на интернет-страницата на НОИ.
Възможни са и смесени варианти или промяна в начина на представяне на данните според конкретните нужди и възможности на задълженото лице. При подаване на данните по електронен път няма ограничение за броя на подаваните удостоверения и времето на подаване.
За въвеждане на данните в удостоверенията преди изпращането им по електронен път в НОИ задължените по НПОПДОО лица могат да използват както самостоятелно работещия програмен продукт на НОИ, така и собствени или външни програмни продукти, съобразени с функционалните изисквания, структурата и формата на данните, утвърдени от управителя на НОИ. Освен това, може да се използват и онлайн форми в уеб-приложението на интернет-страницата на НОИ.
И накрая, тъй като през януари 2016 г. се подават и документи от 2015 г., е важно да се знае, че за болничните листове и заявленията – декларации, представени от осигурените лица на работодателите/осигурителите до 31.12.2015 г., в ТП на НОИ, по реда на отменената НИИПОПДОО, се представят следните документи:
1. за болничните листове – декларация, Приложение № 15, с придружително писмо, Приложение № 8 и опис, Приложение № 9 към НИИПОПДОО;
2. заявленията – декларации и всички други необходими документи към тях, в зависимост от конкретния случай, също с придружително писмо, Приложение № 8 и опис, Приложение № 9 към НИИПОПДОО.
Декларациите за промяна в обстоятелствата, Приложение № 12 към НИИПОПДОО за тези болнични листове и заявления-декларации, независимо кога са настъпили обстоятелствата, също се представят в ТП на НОИ по реда на НИИПОПДОО.
За самоосигуряващите се лица е от значение датата на издаване на болничния лист. Ако тя е преди 01.01.2016 г., за болничните листове в ТП на НОИ се представят декларациите, Приложения № 15 – с придружително писмо, Приложение № 8 и опис, Приложение № 9 към НИИПОПДОО. Заявленията – декларации на самоосигуряващите се лица се представят в ТП на НОИ по реда на НИИПОПДОО, ако датата, от която се иска изплащане на парично обезщетение, е преди 01.01.2016 г. Декларациите за промяна в обстоятелствата за тези болнични листове и заявления – декларации, независимо кога са настъпили обстоятелствата, също се представят в ТП на НОИ по реда на отменената НИИПОПДОО.
Нели ВАНГЕЛОВА, държавен експерт в НОИ
