Срокове за съхранение и унищожаване на документи от личните трудови досиета

Дайджест „Труд и право“, 2022 г., кн. 12

Без съмнение, всеки работодател събира и обработва значителни обеми от лични данни на своите работници и служители. Такова обработване е не само задължителен, но и постоянен и особено интензивен елемент от всекидневната работодателска дейност.
Затова в следващите редове ще се опитаме да потърсим отговора на един от важните за работодателите въпроси в контекста на защитата на личните данни: колко дълго е необходимо да се съхраняват различни документи, съдържащи лични данни на персонала, респективно какво трябва да се направи с тях, след сроковете на съхранението им.

1. В законодателството по защита на личните данни е установен принципът, че данните се съхраняват и обработват само докато това е необходимо (т.нар. „принцип на ограничаване на съхранението“). Когато отпадне необходимостта от обработването им за целите, с които то се извършва, данните по принцип следва да бъдат унищожени или заличени. Върху този принцип се базира и философията на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/ЕО (Общ регламент относно защитата на данните).

Всъщност, по-коректно е да се говори за заличаване или унищожаване не на данните, а на носителя им (обикновено се „унищожава“ хартиен носител, а се „заличават“ електронни данни). Сами по себе си данните – като обективно съществуваща информация – не престават да съществуват, ако бъде унищожен документът, в който са обективирани. Те могат и да продължат да се обработват в друг информационен масив от същия или от друг администратор. Най-общо въпросът, който ще бъде разгледан тук, е кога отпада необходимостта от обработване на документи, съдържащи лични данни на работниците и служителите, и как следва да се процедира с тях.

По отношение на сроковете за съхранение на различни частни документи (каквито са документите, свързани с трудовото правоотношение), респ. на съдържащите се в тях данни, липсва унифицирана наднационална регламентация, а и вътрешното ни законодателство не съдържа много правила. Фрагментарна уредба на отделни въпроси може да се открие например в разпоредбата на чл. 12, ал. 1 от Закона за счетоводството (ЗСч), според която счетоводната информация се съхранява на хартиен и/или на технически носител в предприятието в следните срокове:
1) ведомости за заплати – 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
2) счетоводни регистри и финансови отчети, включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции – 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
3) всички останали носители на счетоводна информация – три години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.

Със сходно съдържание е и разпоредбата на чл. 38, ал. 1 ДОПК.[1]

Независимо дали се съхранява на хартиен или на технически носител, след изтичането на провидените срокове счетоводната информация се унищожава, освен в случаите, когато законът изисква предаването ѝ на друг субект (като Националния осигурителен институт или Националния архивен фонд). Например при прекратяване на дейността на осигурителите, които нямат правоприемник, редица документи се предават в съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт, освен ако в закон не е определен друг ред за съхраняването им (ведомости за заплати, трудови договори, допълнителни споразумения, заповеди за назначаване, допълнителни споразумения/заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск общо над 30 работни дни в една календарна година, заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения).[2] При закриване на държавни или общински институции, при заличаване или приключване на производство по несъстоятелност на търговски дружества ръководителите, ликвидаторите или синдиците съгласувано с Държавна агенция „Архиви“ са длъжни в 6-месечен срок да предадат ценните документи в съответните държавни архиви. Закриването или заличаването се извършва след представяне на удостоверение от съответния държавен архив за предаване на ценните документи (чл. 51, ал. 1 ЗНАФ).

2. Законът за защита на личните данни съдържа едно специално правило относно сроковете за съхранение на документи с трудовоправно значение. Според чл. 25к, ал. 1 ЗЗЛД работодател или орган по назначаването, в качеството си на администратор на лични данни, определя срок за съхранение на лични данни на участници в процедури по набиране и подбор на персонала, който не може да е по-дълъг от 6 месеца, освен ако кандидатът е дал своето съгласие за съхранение за по-дълъг срок. След изтичането на този срок работодателят или органът по назначаването изтрива или унищожава съхраняваните документи с лични данни, освен ако специален закон предвижда друго. В следващата алинея е предвидено, че когато работодателят или органът по назначаването е изискал да се представят оригинали или нотариално заверени копия на документи, които удостоверяват физическа и психическа годност на кандидата, необходимата квалификационна степен и стаж за заеманата длъжност, той следва да върне тези документи на кандидата, който не е одобрен за назначаване, в 6-месечен срок от окончателното приключване на процедурата, освен ако специален закон не предвижда друго.

Скоро след приемането на тази разпоредба в ЗЗЛД през февруари 2019 г., практиката се сблъска с проблема за нейното съотношение със задълженията на работодателя по Закона за защита от дискриминация и по-конкретно – забраната за дискриминационно третиране на кандидатите за работа. Давностният срок за предявяване на исковете по Закона за защита от дискриминация е тригодишен.

Наложи се КЗЛД да издаде указания в свое Становище рег. № НДМСПО-01-211/2019 г. от 11.07.2019 г. (по поставен от търговско дружество въпрос: за какъв срок следва да съхранява личните данни на участниците в процедурите по набиране и подбор на персонал, спазвайки условията на чл. 25к от ЗЗЛД от една страна, и вземайки предвид легитимния си интерес от съхраняването на тези данни за срок от 3 години с оглед защита на правата си при евентуални производства по реда на Закона за защита от дискриминация, от друга.)

Комисията приема, че „предвид законоустановената доказателствена тежест в ЗЗДискр. и с оглед предприемането на мерки за защита срещу образувано срещу тях производство, работодателите следва да разполагат с данни на неизбрания кандидат-жалбоподател и след 6 месечния срок по чл. 25к от ЗЗЛД, за да могат същите да се представят като доказателство. Безспорно е, че необходимата като доказателство информация би включила лични данни от автобиографията и/или други документи на кандидата, чрез които може да се мотивира взетото от работодателя решение да не предложи съответната длъжност. Провеждането на процедури по набиране и подбор на персонал предполага и „възпроизвеждането” на данни за кандидатите (но не и съхранението на оригинали или копия от техни документи извън общия ред, посочен в чл. 25к от ЗЗЛД) във вътрешната документация (заповеди, протоколи на комисии за класиране на кандидатите, решения и т.н.) на всеки работодател или орган по назначаване, чрез която може да се обоснове вземането на решението за подбор в рамките на образувано производство по реда на ЗЗДискр.“

С оглед на посочените съображения, КЗЛД достига до следните изводи:
• Първичните документи на кандидатите за работа като автобиографии, мотивационни писма, документи, доказващи квалификация и опит, и други документи, представени или събрани за целите на конкурсната процедура, както и копията от тях, следва да се съхраняват по предвидения в чл. 25к от ЗЗЛД общ ред.
• Няма нормативна пречка, лични данни на участници в конкурсна процедура, съдържащи се в създадените от работодателя или органа по назначаване вътрешни документи относно проведените процедури по набиране и подбор на персонал, да се съхраняват за целите на предвидения в чл. 52 от Закона за защита от дискриминация 3-годишен срок, при спазване изискванията на чл. 5, пар. 1, б. „в” и „д” от Регламент (ЕС) 2016/679. В този случай, за целите на евентуално производство по ЗЗДискр., работодателят или органът по назначаване ще разполага с доказателства, които ще се базират върху информация, налична в първичните документи по т. 1, без това да нарушава предвидения в чл. 25к от ЗЗЛД общ ред за ограничаване срока на съхранение на тези документи с лични данни.

3. Законодателството по защита на личните данни по принцип не фиксира „собствени“ срокове за съхранение на данните, но задължава администраторът да прекрати обработването им, когато са постигнати целите на това обработване и то повече не е необходимо. Въпрос на тълкуване и прилагане на трудовите и други закони е да се разкрие съдържанието на предвидените в тях документи и кога е допустимо унищожаването им, а с това – и унищожаването (заличаването) на съответните лични данни на физическите лица, обективирани в документа.

Без претенции за изчерпателност, тук ще бъдат посочени срокове за съхранение на различни документи с трудовоправно значение. Този въпрос е важен за работодателите, особено ако обработват големи масиви от данни. Чисто физически съхраняването на документацията за продължителен период от време създава организационни, а и финансови затруднения.

Съществува и група документи, за които подходящият срок на съхранение е въпрос на преценка на работодателя. Това са документи, въведени с вътрешни правила, за които няма законова регламентация (напр. атестационни формуляри за изпълнението на трудовите задължения на служителите за определени периоди). Работодателят ще съхранява тези документи, докато счита за необходимо, но при всички случаи е препоръчително да разполага с тях в рамките на давностния срок за предявяване на искове от работниците и служителите.

Често в практиката възниква колебание по въпроса необходимо ли е в личното трудово досие да се съхраняват документи с изтекла валидност. От изискването да се обработва само точна и актуална информация следва, че неактуалните документи трябва да бъдат унижавани, и при необходимост – заменени с нови (напр. ако служителят е декларирал банкова сметка, по която да се превежда възнаграждението му, и тя е закрита, декларацията следва да се унищожи и да се изиска нова с актуалната му сметка).

4. Що се отнася до реда за унищожаване на носителите на информация, той трябва да е такъв, че да не позволява нейното възстановяване (или поне да го прави изключително трудно). За документи на хартиен носител ефективен метод за унищожаване може да е например изгарянето им или унищожаване в специално предназначени за целта машини. Разбира се, не е напълно изключено нарязаният на милиметри лист хартия да бъде възстановен, но практически това е толкова трудно, че може да се приравни на окончателното и безвъзвратно унищожаване на носителя.

По-трудно се оказва „сигурното“ унищожаване на информация на технически носител. От нея често се запазват резервни копия, за които потребителят на устройството може дори да не знае. Затова е удачно в процеса на унищожаване на такава информация да участват съответните специалисти, които могат да гарантират нейното необратимо изтриване.

На плоскостта на трудовото право може да се очаква информацията на електронен носител да придобива все по-голямо значение, както това се случва и във всички останали сфери на живота. През 2017 г. в Кодекса на труда беше въведена новата разпоредба на чл. 128б, ал. 3, според която част от документите в трудовото досие могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Видът и изискванията за създаването и съхраняването им се определят с акт на Министерския съвет. През 2018 г. беше обнародвана Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя. Тя предвижда възможност част от документите в трудовото досие да се събират и съхраняват на електронен носител, като работодателят следва да създаде специални правила за това в Правилника за вътрешния трудов ред. Може да се обобщи, че съгласно правилата на цитираната наредба, когато работодателят възнамерява да съхранява и обработва електронно документация с трудовоправно значение, или да се използват електронни форми за комуникация между страните по трудовото правоотношение съответната техническа обезпеченост се осигурява и е за сметка на работодателя и по искане на работника или служителя работодателят е длъжен да му издаде на хартиен носител преписи от електронните документи, които са част от трудовото му досие.

Доц. д-р Андрей АЛЕКСАНДРОВ, Институт за държавата и правото при Българската академия на науките
______
[1] Според чл. 38, ал. 1 ДОПК счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от задълженото лице по реда, установен в Закона за Националния архивен фонд, в следните срокове:
1. ведомости за заплати – 50 години;
2. счетоводни регистри и финансови отчети – 10 години;
3. документи за данъчно-осигурителен контрол – 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
4. всички останали носители – 5 години.
[2] Според чл. 5, ал. 10 КСО при прекратяване на дейността на осигурителите, които нямат правоприемник, документите по ал. 7, т. 1, както и неполучените от осигурените лица трудови книжки, издадени удостоверения за трудов/осигурителен стаж и осигурителен доход и други съхранени от осигурителите документи, въз основа на които може да се установи осигурителен стаж и/или осигурителен доход, и/или категория труд, се предават в съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт въз основа на писмено заявление по образец, освен ако в закон е определен друг ред за съхраняването им. Заявлението се подава по ред, определен с инструкцията по ал. 13. Когато прекратяването на дейността на осигурителя се извършва със съдебно решение за заличаване или заличаването подлежи на вписване в търговския регистър, удостоверението за предаване на ведомостите, издадено от териториалното поделение на Националния осигурителен институт, е задължително условие за постановяване на решението, съответно за вписването в търговския регистър, освен в случаите на служебно заличаване по реда на чл. 17а, ал. 6 от Търговския закон. Когато ведомости и други документи за осигурителен стаж и осигурителен доход за работници и служители, които са работили в клонове на чуждестранни търговци, служебно заличени по чл. 17а, ал. 6 от Търговския закон, не са предадени в съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт до датата на заличаването, лицата, които ги съхраняват, са длъжни да ги предадат в тримесечен срок от заличаването.
[3] Документите, необходими за сключване на трудовия договор съгласно Наредба № 4 от 11.05.1993 г. обикновено се пазят, поне докато трудовото правоотношение съществува. От една страна, причината е, че те по принцип имат значение за целия период на съществуване на правоотношението (напр. дипломите удостоверяват, че служителят притежава необходимата за заемането на длъжността квалификация). От друга страна, при проверки от контролните органи по спазване на трудовото законодателство, обикновено се проверява и наличието на копия от тези документи в трудовото досие на работника или служителя.
Наред с изложеното, запазването на някои документи, свързани с трудовото правоотношение през целия срок на съществуването му (а и в определен период след прекратяването), може да не произтича пряко от никоя законова разпоредба, но да следва от необходимостта от обработване на съдържащата се в тях информация. Например декларацията от работника или служителя, че е съгласен трудовата му книжка да се съхранява от работодателя, трябва да се запази, докато това съгласие е налице или до прекратяване на договора, когато трудовата книжка бъде върната на служителя.
Ако съответният документ може да има значение на доказателство при трудов спор във връзка с прекратяването на договора, оправдано е съхраняването му поне в рамките на давностния срок, предвиден за предявяване на съответния иск.