Дайджест „Труд и право“, 2023 г., кн. 6
Електронни документи в трудовото досие на работника или служителя
Трудовото досие на работника или служителя се създава при постъпване на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение. Част от документите могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Видът и изискванията за създаването и съхраняването им се определят с акт на Министерския съвет.
На основание чл. 128б, ал. 3 от Кодекса на труда (КТ), с Постановление № 71 от 10 май 2018 г. на Министерския съвет е приета Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя (наричана тук за краткост „Наредбата“).
С Наредбата се уреждат:
· видът на електронните документи, които могат да са част от трудово досие на работника и служителя;
· изискванията за създаването и изпращането на електронни документи между работника или служителя и работодателя, както и удостоверяването на тяхното връчване;
· изискванията за съхраняването на електронните документи, които са част от трудовото досие на работника или служителя.
Целта е да се намали административната тежест, преките разходи за създаване, обработка, съхраняване и обмен на документите от трудовото досие на работника или служителя и тези за персонал и други разходи, свързани с администрирането на трудовото правоотношение.
Следва да се подчертае, че възможността документите от трудовото досие да се създават и съхраняват и на хартия, продължава да съществува, във връзка с което за предприятията, които не ползват информационни системи, не възникват нови задължения и разходи. Наредбата не създава задължение за работодателя да създава и съхранява документи относно трудовите правоотношения на своите работници и служители по електронен път. Това е възможност, която зависи от неговата преценка.
По реда на чл. 2 от Наредбата работодателят може да изгражда, поддържа и/или използва информационни системи за създаването и/или съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя в съответствие с изискванията на наредбата, приложимите нормативни актове и стандарти, както и приетите от работодателя вътрешни документи за организация на труда в предприятието.
В Правилника за вътрешния труд ред се определя:
1. видът на документите, които се създават и съхраняват като електронни документи в трудовото досие на работника или служителя;
2. видът на електронния подпис, който се използва от работниците и служителите.
Разходите за изграждането, поддържането и използването на информационна система за създаването и/или съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя и за обучението му за работа с нея са за сметка на работодателя (чл. 2, ал. 2 от Наредбата).
Когато работодателят се е възползвал от възможността да създава и съхранява електронни документи в трудовото досие, той е длъжен да уведоми работника или служителя затова (чл. 3 от Наредбата). Редът и начинът за уведомяване се определят с Правилника за вътрешния трудов ред.
За размяна на електронни документи между страните по трудовото правоотношение задължително се изисква изрично съгласие на работника или служителя. По реда на чл. 4 от Наредбата в трудовия договор или в друга писмена форма работникът или служителят може да даде изрично съгласие да бъде адресат на електронни изявления от страна на работодателя относно факти и обстоятелства, свързани с трудовото правоотношение.
Изричното съгласие на работника или служителя може да се даде преди сключване на трудовия договор, с отделен писмен документ; едновременно със сключване на трудовия договор – с отделен писмен документ или в самия трудов договор, както и впоследствие – след като трудовият договор вече е сключен. Също така работникът или служителят има право по всяко време да оттегли съгласието си да бъде адресат на електронни изявления. Следва да се подчертае, че същите права има и работодателят.
Изпращането и получаването на електронните документи (електронни изявления между страните по трудовото правоотношение) се извършва чрез услуга за електронна препоръчана поща, като всички разходи по използването на услуга за електронна препоръчана поща от страна на работодателя и от страна на работника или служителя са за сметка на работодателя.
Съгласно § 1, т. 5 от Допълнителната разпоредба на Наредбата „услуга за електронна препоръчана поща“ е понятието, определено в чл. 3, т. 36 от Регламент (ЕС) № 910/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 23 юли 2014 година относно електронната идентификация и удостоверителните услуги при електронни трансакции на вътрешния пазар и за отмяна на Директива 1999/93/ЕО.
„Услуга за електронна препоръчана поща“ означава услуга, която позволява предаването на данни между трети страни по електронен път, предоставя доказателство във връзка с обработката на предаваните данни, включително доказателство за изпращането и получаването на данните, и защитава предаваните данни срещу риск от загуба, кражба, повреда или непозволени изменения.
Видове електронни документи
В глава втора от Наредбата е регламентиран видът на електронните документи, които могат да бъдат част от трудовото досие на работника или служителя. Те са изброени примерно.
· Едностранни документи, създадени от работодателя
„Едностранни документи, създадени от работодателя“ са длъжностна характеристика, заповеди, удостоверения, уверения, справки, служебни бележки, декларации и други, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение (§1, т. 1 от Допълнителната разпоредба на Наредбата).
· Едностранни документи, създадени от работника и служителя
„Едностранни документи, създадени от работника и служителя“ са молби, заявления, декларации, уведомления, съгласия, отчети, искания и други документи, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение (§1, т. 2 от Допълнителната разпоредба на Наредбата).
· Документи, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото правоотношение
„Документи, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото правоотношение“ са трудов договор, споразумение по чл. 107 от Кодекса на труда при възникване на трудово правоотношение от избор или конкурс, допълнително споразумение за изменение на съществуващ трудов договор, договор за придобиване на квалификация, договор за повишаване на квалификацията и за преквалификация и други документи, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение (§1, т. 3 от Допълнителната разпоредба на Наредбата).
Наредбата предвижда специални изисквания към едностранните документи, създадени от работодателя, и към документите, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото отношение. Според чл. 8 от Наредбата в тези електронни документи следва да се посочват авторът на документа, работодателят и основанието за овластяването на автора, когато той е различен от работодателя.
· Документи, издадени от трети лица, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение
„Документи, издадени от трети лица, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение“ са документи, които не са създадени от работодателя или работника или служителя, но са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение и/или за възникване, ползване и прекратяване на права по него, като:
– документи, свързани със здравословното състояние на работника или служителя, издадени от компетентни органи (вкл. медицински свидетелства, болнични листове, решения за определяне на работоспособността и необходимостта от трудоустрояване);
– документи, издадени от учебни заведения и организации, удостоверяващи придобита степен на завършено образование и/или обучение или статут на обучаемо лице (вкл. дипломи, свидетелства, удостоверения, сертификати);
– документи, издадени от трети лица, които са от значение за удостоверяване на изпълнени задължения на работодателя (вкл. заверени уведомления и справки по чл. 62, ал. 5 от Кодекса на труда от Националната агенция за приходите; постановление за обявяване на съществуването на трудово правоотношение по чл. 405а, ал. 1 от Кодекса на труда; запорни съобщения, предвидени в чл. 512, ал. 5 от Гражданския процесуален кодекс);
– други документи, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение (§1, т. 4 от Допълнителната разпоредба на Наредбата).
· Освен четирите основни вида, при които са регламентирани съответните документи, и други документи, които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение, като електронни документи, които могат да бъдат част от трудовото досие на работника или служителя, са посочени и други данни и информация, касаещи трудовото правоотношение (чл. 6, ал. 1, т. 5 от Наредбата).
По реда на чл. 5, ал. 1 от Наредбата по искане на работника или служителя работодателят е длъжен в срок от 14 дни да му издаде и предостави в електронен вид документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение, както и електронните документи, съхранявани в трудовото му досие. Документите се предоставят по реда на чл. 4, ал. 4 чрез услуга за електронна препоръчана поща.
Съгласно чл. 5, ал. 2 от Наредбата, по искане на работника или служителя работодателят е длъжен в срок от 14 дни да му издаде на хартиен носител преписи от електронните документи, които са част от трудовото му досие.
Редът за създаване и изпращане на електронните документи е уреден в глава трета от Наредбата. Когато работодателят изисква от работника или служителя да се използва квалифициран електронен подпис, той е длъжен да осигури механизъм на подписване за своя сметка (чл. 7, ал. 3 от Наредбата). Съгласно изискването на чл. 7, ал. 4 от Наредбата документите, създавани от работодателя, задължително се подписват с квалифициран електронен подпис.
Редът за съхранение на електронните документи е регламентиран в глава четвърта от Наредбата. Определени са специфични изисквания към информационната система на работодателя, чрез които се гарантира целостта и проследимостта на постъпване на информацията в нея.
Наредбата изрично предвижда, че работодателят няма право да откаже получаването на документ от работник или служител на хартиен носител.
Съгласно чл. 11, ал. 2 от Наредбата документите, подадени на хартиен носител, могат да се включват в трудовото досие на работника или служителя чрез снемане на електронен образ от тях със сканиращо устройство във вид и по начин, позволяващи разчитането и съхранението им.
В чл. 14 от Наредбата е регламентирано задължение за работодателя да осигурява на работника или служителя непрекъснат и безплатен достъп до електронните документи от трудовото му досие.
Регистър на заетостта, единен електронен трудов запис и трудов стаж
С гласувания на първо четене от 49–то Народно събрание Закон за изменение и допълнение на Кодекса на труда е предвидено създаването на регистър на заетостта. С изменение в разпоредбата на чл. 347 КТ, регламентираща понастоящем предназначението на трудовата книжка, се предлага Националната агенция за приходите да поддържа Национален регистър на заетостта, съдържащ единните електронни трудови записи на работниците и служителите.
· Единният електронен трудов запис ще бъде електронен документ, който представлява съвкупност от електронни документи и е официален източник на данни и обстоятелства, свързани с работата (трудовото дейност) на работника или служителя, и е официален удостоверителен документ за тези данни и обстоятелства.
В единния електронен трудов запис ще се вписват следните данни за работника или служителя:
· личен идентификатор на работника или служителя;
· образование, професия, специалност;
· заемана длъжност и организационно звено, в което работи (отдел, цех, служба);
· уговореното трудово възнаграждение;
· дата на постъпване на работа;
· дата и основание за прекратяване на трудовото правоотношение (член, алинея, точка и буква от този кодекс);
· продължителност на времето, което се признава за трудов стаж, както и на времето, което не се признава за трудов стаж;
· изплатени обезщетения при прекратяване на трудовото правоотношение;
· запорни съобщения, предвидени в чл. 512, ал. 5 от Гражданския процесуален кодекс.
Следва допълнително да се уреди легална дефиниция на понятието личен идентификатор на работника/служителя и какви данни ще включва това понятие.
Работодателят ще е длъжен точно и своевременно да вписва в единния електронен трудов запис посочените данни и настъпилите промени в тях, а в случаите по чл. 327, ал. 2 КТ, когато работодателят е преустановил дейността си и работникът или служителят не може да подаде писменото си заявление за прекратяване на трудовия договор, поради това че работодателят, лицето, което го представлява, или лицето, определено да получава кореспонденцията на работодателя, не могат да бъдат намерени на адреса на управление, посочен в трудовия договор, датата и основанието за прекратяване на трудовото правоотношение ще се вписват в единния електронен трудов запис от инспекцията по труда, в която е подадено заявлението.
Предлага се, също така, всеки работник или служител да има право на достъп до единния си електронен трудов запис, а родителите и настойниците на работник или служител под 18-годишна възраст да имат право на достъп до неговия единен трудов запис до навършване на 18 години.
Форматът на данните, програмните интерфейси и редът за вписване, заличаване и удостоверяване на обстоятелствата, както и условията за достъп до данните, ще се уреждат с наредба на министъра на труда и социалната политика и министъра на електронното управление.
С изключение на размера на заплатите и обезщетенията, които работникът или служителят е получил при предишни работодатели, е предложено работодателите да имат право на достъп до данните за наетите от тях работници и служители, въведени от предишни работодатели. Изключението за достъп няма да се прилага за някои видове обезщетения, като това за неспазено предизвестие или за неизползван платен годишен отпуск.
Достъпът до данните в регистъра по електронен път ще се извършва по реда на Закона за електронното управление. Предвидено е достъп до данните да се осигурява и в териториалните дирекции на Националната агенция за приходите.
Предвижда се задължение за изпълнителния директор на Националната агенция за приходите да публикува най-малко веднъж месечно актуална статистическа информация въз основа на данните в регистъра, като данните ще се публикуват в отворен, машинночетим формат.
Със законопроекта се предлага изпълнителният директор на Националната агенция за приходите заедно с министъра на електронното управление да изградят регистъра по заетостта по чл. 347, ал. 1 и да попълват първоначалните данни в него въз основа на регистрите и базите данни на Националния осигурителен институт до 1.9.2024 г. Необходимо е сроковете, предложени за влизане в сила на отделни параграфи от законопроекта да бъдат синхронизирани, така че въвеждането на данни в регистъра да става след неговото изграждане.
Очаква се предложените промени да доведат до намаляване на административната тежест за работодателите и допълнителна защита на работниците и служителите.
Мариана ВАСИЛЕВА, юрист в администрацията на Министерския съвет
