Дайджест „Счетоводство, данъци и право“, 2022 г., кн. 10
В Закона за данъците върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ) са налице специфични правила, регламентиращи документирането на доходите, които са заложени в разпоредбите на чл. 9 и чл. 45 от ЗДДФЛ. Точното спазване на тези правила, както и на въведените срокове, е много важно, особено като се имат предвид и заложените в закона санкции. С оглед на това, тези специфични правила ще бъдат разгледани по-долу в настоящата статия.
1. Издаване на документи от получателите на доходите, регламентирано в чл. 9 ЗДДФЛ
По отношение на документирането на доходите на физическите лица е важно да се има предвид, че данъчно задължените лица са длъжни да регистрират и отчитат извършените продажби на стоки и услуги в търговски обект чрез издаване на фискална касова бележка от фискално устройство (фискален бон) или чрез издаване на касова бележка от интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност (системен бон) по ред, определен с Наредба Н-18 от 13 декември 2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин, издадена от министъра на финансите, освен когато заплащането се извършва по банков път или чрез прихващане, което задължение произтича от разпоредбата на чл. 9, ал. 1 ЗДДФЛ – например физическо лице, което не е пенсионер, извършващо занаятчийска дейност.
В случаите когато данъчно задължените физически лица не са длъжни да издават фискална касова бележка от фискално устройство или касова бележка от интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност съгласно чл. 9, ал. 1 от закона, се издава документ за придобитите от физическите лица доходи от източници по чл. 10, ал. 1, т. 3 и 4 ЗДДФЛ, съдържащ реквизитите по чл. 6, ал. 3 от Закона за счетоводството (ЗСч). Това касае издаването на документи за придобити доходи от физически лица от друга стопанска дейност например доходи на земеделски стопани, на лица, извършващи дейност като свободна професия и от наем или от друго възмездно предоставяне за ползване на права или имущество. Реквизитите, които трябва да съдържа, този документ са следните:
– наименование и номер на документа, съдържащ само арабски цифри;
– дата на издаване;
– имена на физическото лице, което издава документа;
– вид и размер на придобития доход;
– подпис.
Следва да се отбележи, че в този документ не се посочват идентификационни данни – ЕГН/ЕИК/ЛНЧ на издателя и получателя на доходите, адрес, както и имена/наименование на получателя. Документът се издава в два екземпляра, като единият се предоставя на платеца на доходите, а вторият се съхранява от физическото лице. Например физическо лице получава доходи от наем в брой, платец на които е друго физическо лице и в този случай то следва да издава документ по чл. 9, ал. 2 ЗДДФЛ, без да посочва информация за ЕГН и адрес, както и за имената на наемателя – платец на доходите.
Документ по чл. 9, ал. 2 ЗДДФЛ не се издава, в конкретно посочени случаи, а именно когато:
1. за доходите платецът (предприятие или самоосигуряващо се лице) издава предвидения в ЗДДФЛ формуляр Сметка за изплатени суми, или
2. доходите са обложени с окончателен данък по реда на глава шеста от ЗДДФЛ (за тези доходи не се издава документ), или
3. доходите са освободени от облагане на основание чл. 13, ал. 1, т. 24 ЗДДФЛ (доходи, получени от рента, аренда или от друго възмездно предоставяне за ползване на земеделска земя), или
4. доходите са платени по банкова сметка на физическото лице, с изключение на случаите по чл. 9, ал. 4 ЗДДФЛ (когато физическото лице е самоосигуряващо се, а платецът е предприятие или друго самоосигуряващо се лице).
Предвид това когато се издава Сметка за изплатени суми от предприятие или самоосигуряващо се лице – платец, физическото лице, което придобива дохода не следва да издава посочения документ. Например физическо лице получава доходи от наем, платец на които е предприятие, което е задължено да документира тези доходи чрез издаване на Сметка за изплатени суми, и физическото лице от своя страна не следва да издава документ.
Изключението от това правило касае случаите, когато заплащането на доходите се осъществява по банков път – например физическо лице – наемодател, което получава доходи от наем от друго физическо лице, но по банков път и няма да има задължение да издава документ по чл. 9, ал. 2 ЗДДФЛ.
Това изключение обаче не се прилага единствено за доходите от друга стопанска дейност, когато платецът е предприятие или самоосигуряващо се лице, което е задължено да прилага ЗСч и на основание чл. 45, ал. 6 от ЗДДФЛ не издава Сметка за изплатени суми (чл. 9, ал. 4 ЗДДФЛ). В този случай в документа по чл. 9, ал. 2 от ЗДДФЛ физическото лице, придобило доходите, следва да включва и идентификационни данни по чл. 6, ал. 1, т. 3 от ЗСч, т.е. и наименование/име, адрес и ЕИК/ЕГН на издателя и получателя. Предвид това когато лицето, придобило доход от друга стопанска дейност, е самоосигуряващо се лице и е декларирало това обстоятелство с писмена декларация пред платеца на дохода – предприятие или друго самоосигуряващо се лице и не му е издадена Сметка за изплатени суми, самоосигуряващото се лице издава документ за придобитите доходи, в който включва и идентификационните данни, без оглед дали заплащането е по банков път или не. Например физическо лице, което осъществява дейност като свободна професия, придобива доход от предприятие и трябва писмено да декларира през предприятието – платец, че е самоосигуряващо се лице, предприятието не следва да му издава Сметка за изплатени суми, а лицето следва да издаде документ, съдържащ следните данни:
– наименование и номер на документа, съдържащ само арабски цифри;
– дата на издаване;
– наименование или име, адрес и единен идентификационен код от Търговския регистър или единен идентификационен код по Булстат или ЕГН или личен номер на чужденец на издателя и получателя;
– вид и размер на придобития доход;
– подпис.
2. Издаване на документи от платците на доходите, регламентирано в чл. 45 ЗДДФЛ
От няколко години отпадна задължителното издаване на служебни бележки от платците на доходите и информацията се предоставя директно в НАП от работодателите/платците на доходите със справките по чл. 73 от закона. Така от една страна за работодателите/платците на доходите отпадна задължителното предоставяне и подписване на формулярите, а от друга страна за физическите лица, придобили доходите, информацията е налична в електронните услуги на НАП и могат да я проверят с ПИК/КЕП, включително и и да я заредят в годишната си данъчна декларация по чл. 50 от ЗДДФЛ.
2.1 За документиране на облагаемите доходи по трудови правоотношения и на удържаните през годината данък и задължителни осигурителни вноски работодателите, при поискване от физическите лица издават служебна бележка – образец № 1. Когато физическото лице е поискало издаването на служебната бележка, работодателят е задължен да я издаде в 14–дневен срок от датата на поискването й.
Този образец се издава и при прекратяване на трудовото правоотношение през годината и при изплатени доходи на съдружници и член-кооператори, както и акционери, притежаващи повече от 5 на сто от капитала на акционерното дружество, за полагане на личен труд в дружествата и кооперациите, в които те са съдружници, член-кооператори или акционери, отново само в случаите когато лицата са пожелали издаването му.
В служебната бележка се посочва общата сума на изплатения през годината облагаем доход от съответния код от всеки работодател поотделно, удържаните и/или внесени задължителни осигурителни вноски, както и удържаният авансов данък по реда на чл. 42 ЗДДФЛ за този доход. Доходите от трудови правоотношения, които са освободени от облагане по реда на ЗДДФЛ, като например дневни командировъчни пари до двукратния им нормативно-определен размер, не се вписват в служебната бележка.
Когато служебната бележка се издава от работодател по основното трудово правоотношение на работника или служителя към 31 декември на данъчната година се посочва и данъкът, удържан или възстановен на лицето при определяне на годишния размер на данъка. Работодателят включва информация за допълнителни работодатели на съответното лице, когато изплатените от тях облагаеми доходи са взети в предвид при годишното облагане на доходите на това лице. В тези случаи информацията в служебната бележка се посочва на отделен ред за всеки работодател като се посочват и неговите идентификационни данни. В служебната бележка е предвидено да се отбелязва обстоятелството, че работодателят е работодател по основно трудово правоотношение към 31 декември на данъчната година.
Освен това когато са ползвани данъчни облекчения при работодателя те също следва да се посочат в служебната бележка. Когато служебната бележка се издава от работодател, който не е по основно трудово правоотношение, чрез който лицето е правило дарения е много важно това да бъде посочено, тъй като това ще има отношение при ползване на данъчното облекчение при работодателя по основното трудово правоотношение в годишен аспект.
Във връзка с възможността за авансово ползване на данъчните облекчения за деца и за деца с увреждания през 2022 г. предстоят промени в образеца на тази служебна бележка, които ще бъдат утвърдени от министъра на финансите.
В случай, че работодател през годината е имал командировани в чужбина лица и освен доходите от България е изплатил и доходи от източник в чужбина, в служебната бележка се посочва общият размер на облагаемия доход по трудовото правоотношение, както от България, така и от чужбина. Отделно от това работодателят следва да посочи и информация за размера на облагаемия доход от чужбина, тъй като за лицата, които ще подават годишна данъчна декларация, тази информация е необходима.
Важно е да се отбележи, че в служебната бележка се посочва само удържан данък по реда на ЗДДФЛ, когато е налице такъв. Когато е внасян данък в чужбина, същият не намира отражение в образеца.
При прекратяване на дейността на работодателите, които нямат правоприемник, служебна бележка се издава от последния представляващ работодателя или от съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт, където са предадени разплащателните ведомости и приложенията към тях по реда на Кодекса за социарно осигуряване.
2.2 За документиране на доходите от друга стопанска дейност и от наем или от друго възмездно предоставяне за ползване на права или имущество предприятията и самоосигуряващите се лица – платци на доходите при поискване от физическите лица издават служебна бележка образец № 3, в която посочват изплатените от тях доходи в брутен размер, според техния код за вида на дохода и удържания авансов данък и я предоставят на лицето, придобило дохода, или на упълномощено от него лице. Когато физическото лице е поискало издаването на служебна бележка, тя се издава от платеца на доходите в 14–дневен срок от датата на поискването й.
При изплащане на доходи от друга стопанска дейност и от наем или от друго възмездно предоставяне за ползване на права или имущество предприятията и самоосигуряващите се лица – платци на доходите задължително издават сметка за изплатени суми – образец 3а. На базата на този документ се определя дължимият авансов данък от физическите лица, като в този образец се съдържа информация, която е важна във връзка с определянето на данъка, а именно дали лицето е с намалена работоспособност 50 и над 50 на сто, дали е осигурено на максималния размер на осигурителния доход, дали желае удържане на данък, когато доходите се изплащат през четвъртото тримесечие на годината, дали е пенсионер, но желае да бъде осигурено за фонд „Пенсии“.
Тъй като голяма част от доходите се изплащат по банков път и лицето вече не е ангажирано с подписване на сметката за изплатени суми, наличието или не на определените обстоятелства в много от случаите се декларира отделно в предвидени от платците образци на декларации. В някои случаи в тези декларации се изисква и информация за документа за самоличност на физическото лице, което не е законосъобразно.
Сметката за изплатени суми се издава при всяко плащане с цел точното определяне на авансовия данък, но например за доходите от наем, където не са налице осигурителни вноски и лицата знаят точния размер на дохода, сметката може да се издаде и за изплатения през тримесечието доход и удържания данък.
Сметката за изплатени суми се издава в два екземпляра, като единият се предоставя на лицето, придобило дохода, или на упълномощено от него лице, а другият се съхранява от предприятието или самоосигуряващото се лице – платец на доходите.
Тъй като при доходите от наем има случаи в които имуществото, предмет на наема, да е собственост на съпрузи или няколко физически лица – съсобственици, при тях платецът на дохода е необходимо да издаде сметка за изплатени суми на всеки наемодател.
Възможно е наемодателят да е регистриран по ЗДДС, но това не отменя задължението на предприятието – платец на дохода за издаването на сметка за изплатени суми.
Когато лицето, което придобива доход от друга стопанска дейност, е самоосигуряващо се лице по КСО, то следва да представи писмена декларация на платеца на доходите, с която да декларира това обстоятелство, като представянето на тази декларация освобождава платеца на дохода от задължението да удържа авансов данък и да издава сметка за изплатени суми. В тези случаи физическото лице е задължено да документира придобитите от него доходи по реда на чл. 9, ал. 2 ЗДДФЛ.
2.3. За документиране на доходите от други източници предприятията и самоосигуряващите се лица – платци на доходите за изплатения брутен размер на доходите и удържания авансов данък издава служебна бележка образец № 4 при поискване от физическите лица. Когато физическото лице е поискало издаването на служебна бележка, платецът е задължен за издаването и в 14–дневен срок от датата на поискването й. При тези доходи е важно да се има предвид, че авансов данък се дължи само когато доходите са парични и платецът е предприятие или самоосигуряващо се лице.
Следва да се има предвид, че в ЗДДФЛ са предвидени санкции за неиздаване на посочените документи, а именно:
– за платците на доходите, които при поискване не издадат и не предоставят на лицето, придобило дохода, служебна бележка по чл. 45 ЗДДФЛ, които се наказват с глоба или с имуществена санкция в размер до 250 лв., освен ако не подлежат на по-тежко наказание. За нарушения, извършени за повече от едно физическо лице, глобата или имуществената санкция се налага поотделно за всяко физическо лице.
– за физическите лица, които са задължени и не издадат документ по чл. 9, ал. 2 ЗДДФЛ за придобитите от тях доходи е налице глоба в размер от 100 до 500 лв., която се налага поотделно за всеки неиздаден документ. При повторно нарушение глобата е в размер от 200 до 1000 лв.
За доходите, облагаеми с окончателен данък, както и за необлагаемите доходи по чл. 13, ал. 1, т. 24 ЗДДФЛ от рента, аренда или от друго възмездно предоставяне за ползване на земеделска земя не е предвидено да се издава конкретен документ за тяхното документиране. Следва да се има предвид, че когато е удържан данък на чуждестранни физически лица, те могат да поискат да им бъде издадено удостоверение по образец за внесения данък по реда на ЗДДФЛ.
Евгения ПОПОВА, данъчен експерт
