Срокове за съхранение на счетоводна и търговска информация и за погасяване на публични вземания по давност

Видове носители:

Срокове:

Правно основание:

1. Ведомости за заплати, трудови договори, допълнителни споразумения, заповеди за назначаване, заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск общо над 30 работни дни в една календарна година, заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения.
Документите се съхраняват по реда, определен в Закона за Националния архивен фонд.

50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят

Чл. 12, ал.1 ЗСч, чл. 38, ал. 1 ДОПК , чл. 5, ал. 7 КСО

2. Счетоводни регистри и финансови отчети, включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции.

10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят

Чл. 12, ал.1 ЗСч, чл. 38, ал. 1 ДОПК

3. Всички останали носители на счетоводна информация.

3 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят

Чл. 12, ал. 1 ЗСч

5 години

Чл. 38, ал. 1 ДОПК

4. Документи за данъчно-осигурителен контрол.

5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани

Чл. 38, ал. 1 ДОПК

4.1. Задължените лица, които при създаването и обработката на цялата или на част от информацията по ал. 1 използват информационни системи, продукти или архиви, съхраняват създадените данни в електронен вид за периода по ал. 1, независимо от съхранението им на друг носител.

Чл. 38, ал. 3 ДОПК

4.2. Счетоводната информация може да се съхранява в частни или държавни архиви по реда на Закона за Националния архивен фонд, при спазване на изискванията по чл. 12, ал. 1 ЗСч.

Чл. 12, ал. 3 ЗСч

4.3. При прекратяване на предприятие чрез преобразуване, носителите на счетоводна информация (хартиени и/или технически) се предават на приемащото и/или новоучреденото предприятие/предприятия.

Чл. 12, ал. 3 ЗСч

4.4. При прекратяване на предприятие или когато предприятието няма правоприемник, ведомостите за заплати се предават в Националния осигурителен институт, по реда на чл. 5, ал. 10 от Кодекса за социално осигуряване.

Чл. 12, ал. 4 ЗСч

4.5. След изтичането на срока за съхранението им, носителите на информация  (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават.

Чл. 13 ЗСч, чл. 38, ал. 2 ДОПК

5. Данъчни документи, издадени от данъчно задължено лице или от негово име, както и всички получени от него данъчни документи, отчетите за извършените продажби по чл. 119 и чл. 120, регистрите по чл. 123, ал. 2 и 3, както и митническите документи за внос.

До 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което удостоверяват тези документи, в оригиналния им вид.

Автентичността на произхода и целостта на съдържанието на данъчните документи, както и тяхната четливост, трябва да бъдат гарантирани по време на целия срок на съхраняване. Когато данъчните документи се съхраняват чрез електронни средства, в срока по ал. 1, данъчно задължените лица съхраняват и данните, осигуряващи автентичността на произхода и целостта на тяхното съдържание.

Чл. 121  ЗДДС

6.1. Съхранение на Контролни ленти от електронен носител (КЛЕН) в стационарния търговски обект от лицата по чл. 3 със стационарен търговски обект.

6.2. Съхранение на Контролни ленти от електронен носител (КЛЕН) на адреса за кореспонденция
от лицата без стационарен търговски обект и от лицата, извършващи продажби на стоки и услуги чрез автомати на самообслужване.

В тримесечен срок от датата на демонтажа на КЛЕН, с изключение на случая по чл. 14, ал. 3.

Чл. 42, ал.1, т. 3, ал.3,т.3 и ал.5, т.3  от Наредба № Н-18 от 13.12.2006 г.

7. Отчетни документи по Наредба № Н-18 от 13.12.2006 г., включително книгите за дневните финансови отчети и контролни ленти от електронен носител (КЛЕН).

5 години

Чл. 42, ал. 7 от Наредба № Н-18 от 13.12.2006 г.

8. Погасяване на публични вземания по давност.

Публичните вземания се погасяват с изтичането

на 5-годишен давностен срок, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение, освен ако в закон е предвиден по-кратък срок.

Чл. 171, ал. 1 ДОПК

С изтичането на 10-годишен давностен срок,

считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение, се погасяват всички публични вземания независимо от спирането или прекъсването на давността освен в случаите, когато:
- задължението е отсрочено или разсрочено;
- вземането е предявено в производство по несъстоятелност;
- е образувано наказателно производство, от изхода на което зависи установяването или събирането на публичното задължение;
- изпълнението е спряно по искане на длъжника;
- е подадена жалба за разрешаване на спор по глава шестнадесета, раздел IIа.

Чл. 171, ал. 2 ДОПК

9. Погасяване на вземанията на Националния осигурителен институт  за неправилно извършвани осигурителни плащания, неоснователно изплатени парични обезщетения и надвзети пенсии и лихвите върху тях.

С изтичане на 5-годишен давностен срок, считано от 1 януари на годината, следваща годината, за която се отнасят. С изтичане на десетгодишен давностен срок, считано от 1 януари на годината, следваща годината, за която се отнасят, се погасяват всички вземания, независимо от спирането или прекъсването на давността, освен в случаите, когато задължението е разсрочено или изпълнението е спряно по искане на длъжника.

Чл. 115, ал. 1 КСО

10. Погасяване на дължимите от държавното обществено осигуряване вземания.

С изтичане на 3-годишна давност, считано от 1 януари на годината, следваща годината за която се отнасят. Длъжностното лице, на което е възложено ръководството на контрола по разходите на държавното обществено осигуряване в съответното поделение на Националния осигурителен институт, издава разпореждане по искането за възстановяване на суми. Разпореждането подлежи на обжалване по реда на чл. 117. 

Чл. 115, ал. 2 КСО